Tin học cơ bản

Học tập, chia sẻ kiến thức cơ bản về tin học.

Hiển thị các bài đăng có nhãn sudungExcel. Hiển thị tất cả bài đăng

[Tin học văn phòng đầy đủ] SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ TRONG EXCEL

Bài trước: BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

Giới thiệu:
Các dữ liệu khi nhập vào trong các bảng tính Excel hầu như ban đầu đều không theo một trật tự nhất định nào cả, việc này khiến cho bạn gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa và quản lý chúng. Hai nữa khi chúng ta tính toán xong các con số muốn biểu diễn thành những hình ảnh sinh động để cho người xem dễ dàng. Qua bài học này sẽ giới thiệu một cách cụ thể về sắp xếp, trích lọc, vẽ đồ thị.
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm sắp xếp và trích lọc các mẫu tin
- Trình bày được công dụng và các loại đồ thị.
- Sử dụng được các hàm hàm sắp xếp và trích lọc các mẫu tin vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Vẽ được các loai  đồ thị vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Các khái niệm

- Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract.
- Vùng Database là vùng cơ sở dự liệu gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên Field (Field name) của cơ sở dữ liệu. Tên các Field phải là dữ kiện kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là một mẫu tin CSDL
( Record).
- Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích, điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề còn các thao tác tìm kiếm , xóa ... không cần dùng đến vùng này.

Vùng tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn hằng số và chuỗi :
Ô điều kiện là một hằng số hay chuỗi : nhập trực tiếp vào ô ngay dưới vùng điều kiện.
tinhoccoban.net - Bảng thông tin nhân viên

VD :

tinhoccoban.net - cột chức vụ, thưởng

Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hay *.
- Ví dụ : Tiêu chuẩn Tên bắt đầu bằng chữ H :
tinhoccoban.net

 Tiêu chuẩn so sánh
Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Các toán tử so sánh gồm: > (lớn hơn) < ( nhỏ hơn) >= (lớn hơn hay bằng) = ( bằng) ,<> ( khác)
Ví dụ : tiêu chuẩn SỐ CON lớn hơn 2:
Tiêu chuẩn công thức
-Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trừơng hợp có sử dụng tiêu chuẩn này cần lưu ý:
-Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả càc tiêu đề của vùng Database.
-Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin  đầu tiên để so sánh. Ví dụ: tiêu chuẩn
ký tự đầu tiên của tên khác “
Công thức trong ô điều kiện là:
=LEFT (C2,1)<>“H”
Xuất hiện TRUE / FALSE hay 1 / 0
Liên kết tiêu chuẩn
- Có thể tìm kiếm,xóa hay rút trích cácmẩu tin trong vùng Database bằng cách giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau.
+Nếu các ô điều kiện khác cột có tính chất giao (và)
+ Nếu các ô điều kiện khác dòng có tính chất hội ( Hoặc).
Ví dụ:

tinhoccoban.net


Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : Lương >1000000 và chức vụ là TP.

Sắp xếp thứ tự

- Bước 1: Chọn CSDL thuộc cột mà ta muốn dùng làm khóa chính để sắp xếp.
- Bước 2: - Nhắp vào thẻ Data/ sort chọn:
tinhoccoban.net - Hộp thoại Sort trong Excel
Hộp thoại Sort trong Excel

Trong đó:
Sort by: chọn field dùng làm khóa sắp xếp
- Order: có hai giá trị:
+ Smallest to Larngest: sắp xếp tăng dần
+ Largest to Smallest: sắp xếp giảm dần
Nếu dữ liệu bị trùng thì có thể sắp xếp tiếp:
+ Add Level: Thêm cột mới
+ Chọn tiếp Fileld thứ 2,3 nếu có dùng làm khóa sắp xếp thiếp theo
+ Copy Level: sao chép cấp đã sắp xếp
+ Delete Level: Xóa cấp  sắp xếp
My Data has header:
+ Chọn thì sắp xếp theo dữ liệu của cột
+ Không chọn thì sắp xếp theo tên cột
Options: giúp xác định thêm các tùy chọn sau:
+ Case sensitive: Phân biệt chữ hoa và chữ thường
+ Sort top to bottom: Sắp xếp từ trên xuống dưới
+ Sort left to right: sắp xếp từ trái sang phải

Lọc các mẫu tin

Lọc tự động ( Autofilter):

- Bước 1: Đưa ô hiện tại vào vùng CSDL.
- Bước 2: Nhắp vào Ribon Data, chọn lệnh Filter/Auto filter. Lúc này trên các Fiel name sẽ xuất hiện các mũi tên ( Pull down list).
- Dữ kiện trong các Field sẽ chứa trong các Pull down list gồm:
+ Select All: Cho hiện tất cả các mẫu tin của CSDL.
+ Top 10: Hiện 10 mẫu tin đầu tiên.
+ Các phép so sánh trong Number filter( nếu trọn TRƯỜNG trích lọc dạng số) hoặcText Filter ( nếu chọn TRƯỜNG trích lọc là text) gồm:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Auto filter
Hộp hội thoại Auto filter

Equals: bằng
Does not equals: không bằng
Is greater than: lớn hơn
Is greater than or equal to: lớn hơn hay bằng
Is less than: nhỏ hơn
Is less than or equal to: nhỏ hơn hay bằng
Begin with: bắt đầu bởi
Does not begin with: không bắt đầu bởi.
Ends with: kết thúc bởi
Does not ends with: không kết thúc bởi
Contains: có chứa
Does not contains: không chứa
Between: giữa 2 giá trị
Above average: chỉ hiển thị các mấu tin có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột số chọn lọc
Below average: chỉ hiển thị các mấu tin có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột số chọn lọc
Custom filter: dùng để mở hộp đối thoại Custom Auto filter và thiết lập các điều kiện lọc. Dùng trong TRƯỜNG hợp muốn kết hợp nhiều điều kiện đối với nhiều Field khác nhau.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Custom AutoFilter
Hộp hội thoại Custom AutoFilter


- Sử dụng dấu ? để thay thế 1 ký tự
- Sử dụng dấu * để thay thế nhiều ký tự
Các giá trị thuộc Field: hiện các mẫu tin có giá trị bằng với giá trị được chọn Để bỏ chế độ Autofiler, lại chọn lại Data/Autofilter.

Lọc cao cấp

- Trong thao tác này , cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria
- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database.
- Chọn lệnh : Data / Advanced Filter , xuất hiện hôp đối thoại Advanced Filter.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Advance Filter
Hộp hội thoại Advance Filter
- Chọn Copy to Another Location ở mục Action để sao chép những mẩu tin thỏa điều kiện vào một vùng khác trên bảng tính do ta khai báo.
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range (gồm cả vùng tiêu đề, dùng địa chỉ tuyệt đối và thường Excel sẽ tự động ghi)
- Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp Criteria Range ( dùng địa chỉ tuyệt đối).
- Xác định địa chỉ các tiêu đề của vùng Extract vào hộp Copy To.
- Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng Criteria sẽ được chép vào vùng Extract.
- Nếu chọn Unique Records Only : Các mẫu tin giống nhau nhưng trong vùng trích chỉ tồn tại một mẫu tin . Nếu không chọn :trích đầy đủ các mẫu tin thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
- Sau khi đã xác định xong, nhắp OK để thực hiện.

Đồ thị

Giới thiệu

Excel có khả năng biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong Sheet trên phương diện đồ họa giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về số liệu trên bảng. Đồ thị giúp cho người đọc

dễ dàng so sánh giữa các số liệu, tránh việc phải đọc các số liệu chi chit, tiên đóan được sự phát triển của dữ lịệu mô tả trong bảng, làm cho biểu bảng có tính thuyết phục hơn.
Các lọai đồ thị:
Excel có 14 lọai đồ thị ( Column, Bar, Line, Pie, Area, Radar …).Trong mỗi lọai đồ thị lại có nhiều dạng khác nhau phục vụ cho nhu cầu khác nhau của người dùng.

Tạo đồ thị

Các thành phần cơ bản của đồ thị: Một đồ thị thông thường gồm có:
- Các đường biểu diễn: dùng để minh họa các số liệu ( data series ) trên bảng tính.Nhiều đường biểu diễn đứng chung nhau tạo thành data point.
- Các trục (Axis):
+ Trục hòanh (X): dùng để ghi các nhãn.
+ Trục tung (Y): là trục thẳng đứng và vuông góv trục X, được Excel tạo ra căn cứ vào các số liệu cao và thấp nhất trong phạm vi khai báo.
+ Trục xiên (V): chỉ có ở đồ thị 3D.
- Tiêu đề của đồ thị (Chart title): là chuỗi ký tự giới thiệu nội dung chính của đồ thị.
- Các tiêu đề của trục (Axis label): giới thiệu nội dung của trục X, đơn vị của trục Y.
- Hộp chú thích ( Legent): ghi các chú thích về các đường biểu diễn trên đồ thị.
- Các đường kẻ lƣới ( Gridline): là các đường ngang, dọc kẻ trên vùng đồ thị giúp ta xác định dễ dàng các giá trị trên đường biểu diễn.
 Tạo đồ thị:
+ Bước 1: Xác định ( chọn ) khối dữ liệu muốn dựng đồ thị ( gồm tiêu đề và dữ liệu).
+ Bước 2: Vào menu Insert, chọn lệnh Chart,
- Chọn 1 kiểu có trong khung Chart Type
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Insert Chart
Hộp hội thoại Insert Chart

Hiệu chỉnh đồ thị

Hiệu chỉnh đồ thị:
Thay đổi kiểu dáng của đồ thị ( Chart type):
+ Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh ChangeChart type.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Change Chart Type
Hộp hội thoại Change Chart Type
+ Bước 2: Chọn lại kiểu đồ thị mới.
 Thay đổi nguồn dữ liệu
+ Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh Select data.
+ Bước 2: Khai báo lại địa chỉ của vùng dữ liệu nguồn ở khung Chart Data range.
 Thay đổi vị trí của đồ thị:
+ Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh Move Chart.
+ Bước 2: Chọn Sheet mới trong khung Object in.
Thay đổi thành phần của đồ thị:
* Thêm / bớt hộp chú thích (Legent)
Nhắp vào menu Layout/Legent và chọn vị trí cho Legent xuất hiện ở trong đồ thị trong danh sách đổ xuống sau.
* Thêm/bớt tiêu đề đồ thị, tiêu đề trục, định dạng các thành phần của đồ thị :
- Muốn thêm/bớt tiêu đề vào đồ thị và định dạng đồ thị thì chọn Layout và chọn công cụ thực hiện trên thanh công cụ này
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Chart Tools
Hộp hội thoại Chart Tools

Câu hỏi, bài tập


  • Nhập và trang trí bảng tính sau
  • Sắp xếp bảng tính trên theo tên hàng tăng dần, nếu trùng thì sắp xếp giảm dần theo quốc gia
  • Vẽ đồ thi hính Colunm thể hiện thành tiền của từng mặt hàng
  • Sử dụng chức năng Autofill và Avanced rút trích ra các mặt hàng là gạo tấm

tinhoccoban.net - Bài tập ứng dụng các hàm sắp xếp trong Excel
Bài tập ứng dụng các hàm sắp xếp trong Excel

Yêu cầu đánh giá

- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm sắp xếp, trích lọc và đồ thị các mẫu tin
Sử dụng được các hàm  hàm sắp xếp, trích lọc và vẽ đồ thị vào trong bài tập

[Tin học văn phòng đầy đủ] SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM VLOOKUP, HLOOKUP

Bài trước: BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM VLOOKUP, HLOOKUP

Giới thiệu:
Hàm vlookup dùng để dò tìm một giá trị ở cột của một bảng dữ liệu. Hàm thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng phụ. Nó sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
Khác với hàm vlookup thì hàm hlookup dò tìm một giá trị ở dòng của một bảng dữ liệu. Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà chúng ta chỉ định.
Bài học này sẽ giới thiệu một cách chi tiết về hàm vlookup và hàm hlookup
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Vlookup , hlookup
- Sử dụng được các hàm  vlookup, hlookup vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Hàm VLOOKUP():

Công dụng: Hàm dò tìm theo cột.
Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value , table_array, col_index_num, range_lookup)
Hay VLOOKUP ( Trị dò, bảng dò, cột chứa kết quả, cách dò)
Trong đó:
- Lookup_value(trị dò): là số, text, hay địa chỉ ô chứa giá trị kiểu số, text hay biểu thức cho kết quả là một gái trị kiểu số, text.
- Table_array ( bảng dò): dùng địa chỉ hay tên vùng là khối ô gồm 2 phần:
+ Cột đầu( là cột đầu tiên tính từ trái qua phải – gọi là cột 1): chứa các trị dùng để so sánh với trị dò.
Nếu range_lookup ( cách dò) =1, bảng dò phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột 1 ( từ trên xuống dƣới và dò tìm là gần đúng, nếu không tìm thấy chính xác trị dò, hàm sẽ dừng lại ở ô chứa trị gần bằng trị dò và nhỏ hơn trị dò và cho kết quả là giá trị của ô cùng dòng với ô mà hàm dừng lại, thuộc cột chứa kết quả.
Nếu range_lookup ( cách dò) =0, bảng dò không cần sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột 1 ( từ trên xuống dƣới và dò tìm là chính xác, nếu không tìm thấy hàm sẽ trả về thông báo
#N/A (value not available).
+ Các cột còn lại bên phải: chứa kết quả cần lấy ra.
- Col_index_num ( cột chứa kết quả): là số thứ tự của cột chứa kết quả cần lấy ra, được tính theo thứ tự từ trái sang phải với cột đầu của bảng dò được tính là 1.
Ví dụ: Cho Bảng tính như sau:
Bảng dữ liệu áp dụng hàm Vlookup

Với bảng dò là: $A$1:$C$6
= VLOOKUP(“A001”,$A$1:$C$6,3)  cho kết quả là “P.Giám đốc”
= VLOOKUP(“A003”,$A$1:$C$6,3)  cho kết quả là “TP.Kỹ thuật” ( vì range_lookup =1: dò tìm gần đúng)
= VLOOKUP(“A012”,$A$1:$C$6,3,0)  cho kết quả là #N/A
= VLOOKUP(“C012”,$A$1:$C$6,2,0)  cho kết quả là “Lâm Hải Long”
= VLOOKUP(“A001”,$A$1:$C$6,4,0)  cho kết quả là #REF! ( vì col_index_num> số cột có trong bảng dò)

Hàm HLOOKUP():

 Công dụng: Hàm dò tìm theo hàng.
 Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value , table_array, row_index_num, range_lookup)
Hay HLOOKUP ( Trị dò, bảng dò, dòng chứa kết quả, cách dò) Trong đó:
- Lookup_value(trị dò): là số, text, hay địa chỉ ô chứa giá trị kiểu số, text hay biểu thức cho kết quả là một gái trị kiểu số, text.
- Table_array ( bảng dò): dùng địa chỉ hay tên vùng là khối ô gồm 2 phần:
+ Dòng đầu( là dòng đầu tiên tính từ trên xuống – gọi là dòng 1): chứa các trị dùng để so sánh với trị dò.
Nếu range_lookup ( cách dò) =1, bảng dò phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dòng 1 ( từ trái sang phải và dò tìm là gần đúng, nếu không tìm thấy chính xác trị dò, hàm sẽ dừng lại ở ô chứa trị gần bằng trị dò và nhỏ hơn trị dò và cho kết quả là giá trị của ô cùng cột với ô mà hàm dừng lại, thuộc dòng chứa kết quả.
Nếu range_lookup ( cách dò) =0, bảng dò không cần sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dòng 1 ( từ trái sang phải và dò tìm là chính xác, nếu không tìm thấy hàm sẽ trả về thông báo
#N/A (value not available).
+ Các dòng còn lại : chứa kết quả cần lấy ra.
- Row_index_num ( dòng chứa kết quả): là số thứ tự của dòng chứa kết quả cần lấy ra, được tính theo thứ tự từ trên xuống dƣới với dòng đầu của bảng dò được tính là 1.
Ví dụ:Cho Bảng tính như sau:
tinhoccoban.net - Dữ liệu sử dụng hàm Hlookup trong Excel
Dữ liệu sử dụng hàm Hlookup trong Excel

Với bảng dò là: $A$1:$E3
= HLOOKUP(“A001”,$A$1:$E$3,3)  cho kết quả là “P.Giám đốc”
= HLOOKUP(“A003”,$A$1:$E$3,3)  cho kết quả là “TP.Kỹ thuật” ( vì range_lookup =1: dò tìm gần đúng)
= HLOOKUP(“A012”,$A$1:$E$3,3,0)  cho kết quả là #N/A
= HLOOKUP(“B001”,$A$1:$E$3,2,0)  cho kết quả là “Mai Hiền”
= HLOOKUP(“A001”,$A$1:$E$3,4,0)  cho kết quả là #REF! ( vì row_index_num> số hàng có trong bảng dò)
Câu hỏi, bài tập
- Trình bày công dụng và cú pháp của hàm vlookup, hlookup
- Nhập và trang trí bảng tính sau

Yêu cầu:
- TÊN SP: Căn cứ vào MÃ SP, tra cứu trong bảng SẢN PHẨM.
- ĐƠN GIÁ: Căn cứ vào MÃ SP, tra cứu trong bảng SẢN PHẨM.
- THÀNH TIỀN = (LƯỢNG - KHUYẾN MÃI) * ĐƠN GIÁ.
- Tính Tổng cộng tiền khách hành phải trả.
Nhập và trang trí bảng tính sau
tinhoccoban.net - Dữ liệu bài tập cho hàm tìm kiếm trong Excel
Dữ liệu bài tập cho hàm tìm kiếm trong Excel

Yêu cầu:
- TÊN NGÀNH: Căn cứ vào ký tự đầu của MÃ SỐ NGÀNH-ƯU TIÊN, tra cứu trong bảng NGÀNH HỌC.
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Vlookup , hlookup
- Sử dụng được các hàm  vlookup, hlookup vào trong các bài tập cụ
Bài tiếp theo: BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

[Tin học văn phòng đầy đủ] SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

Bài trước: BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

Giới thiệu:
Logic là một lập luận cho chúng ta biết một mệnh đề nào đó là đúng nếu những điều kiện nào đó được thỏa mãn. Mệnh đề có hai loại là đúng và sai. Nhiều tình huống và những quá trình mà bạn gặp trong cuộc sống hàng ngày có thể được biễu diễn dƣới dạng mệnh đề, hoặc hàm. Qua bài học này sẽ giới thiệu một cách thật cụ thể về hàm logic.
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm And, Or,If
- Sử dụng được các hàm  And, Or,If vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Hàm OR():

     +Công dụng: Hàm trả về giá trị true khi tất cả các đối số trong hàm đều đúng, trả về giá trị false khi chỉ một đối số trong hàm sai.
     +Cú pháp: =AND(logical_1, logical_ 2, …, logical_ n)
-Trong đó: logical_1: là điều kiện 1
logical_2: là điều kiện 1
……………..
logical_n: là điều kiện 1
Hay:
+ Ví dụ:= AND(2>1,5<7)  cho kết quả là True
= AND(3<2,1<4)  cho kết quả là False
tinhoccoban.net - Hàm and trong Excel
Hàm and trong Excel

Hàm OR():

+ Công dụng: Hàm trả về giá trị true khi chỉ cần một đối số trong hàm đúng, trả về giá trị false khi tất cả các đối số trong hàm sai.
+ Cú pháp: =OR(Logical_1, logical_ 2, …, logical_ n)
-Trong đó: Logical_1: là điều kiện 1
Logical_2: là điều kiện 1
……………..
Logical_n: là điều kiện 1
+ Ví dụ:= OR(2>1,5>7)  cho kết quả là True
= OR(3<2,1>4)  cho kết quả là False

Hàm IF():

    +Công dụng: Thực hiện biểu thức đúng (value if True) khi logical-test cho trị true, ngƣợc lại sẽ thực hiện biểu thức sai (value if False) khi logical-test cho trị false.
   +Cú pháp: =IF(logical-test , value_ if_ True, value_ if_ False)
Hay IF ( Điều kiện, giá trị trả về nếu điều kiện đúng, giá trị trả về nếu điều kiện
sai)
    +VD: Tại ô B4 chứa giá trị 4
= IF(B4>3,B4+2,B4+7)  cho kết quả là 6
Cho Bảng tính như sau: Hãy xếp loại học tập dựa vào điểm TB theo quy định
Tính lương cho công ty Đại Thái Bình Dương
Công thức tại ô C2 sẽ là:
=IF(B2>=8.0,”Giỏi”,IF(B2>=7.0,”Khá”,IF(B2>=6.0,”Tbkhá”,IF(B2>=5,”TB”,”Yếu”))).

Câu hỏi, bài tập

- Nhập và định dạng dữ liệu như bảng tính sau:
- Đánh số thứ tự cho cột STT (sử dụng mốc điền).
- Phụ cấp chức vụ được tính dựa vào chức vụ: (Sử dụng hàm IF)
   +GĐ: 500
   +PGĐ: 400
   +TP: 300
   +KT: 250
+Các TRƯỜNG hợp khác: 100.
Lương = Lưong căn bản * Ngày công.
Tạm ứng được tính như sau:
-Nếu (Phụ cấp chức vụ + Lƣơng)*2/3 < 25000 thì
Tạm ứng = (Phụ cấp chức vụ + Lƣơng)*2/3
Ngược lại:
Tạm ứng = 25000
(Làm tròn đến hàng ngàn, sử dụng hàm ROUND)
 - Còn lại = Phụ cấp chức vụ + Lương - Tạm ứng.
Yêu cầu, đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm And, Or,If
- Sử dụng được chức năng Autofil, định dạng được dữ liệu trong ô
- Áp dụng được các hàm And, Or,If vào trong các bài tập
Bài tiếp theo: BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

[Tin học văn phòng]SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

Bài trước: BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ 

VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN 

Giới thiệu:
Các hàm Thống kê trong Excel được sử dụng và ứng dụng nhiều trong công việc tính toán Excel trong công việc văn phòng. Nhằm giúp các bạn hiểu rõ về cú pháp, công dụng cũng như cách sử dụng các hàm thống kê trong Excel. Bài này này sẽ giới thiệu và hƣớng dẫn các bạn một cách chi tiết và đầy đủ về các hàm thống kê trong Excel.
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Average, Max, Min, Count, Counta,
Countif, Rank
- Sử dụng được các hàm Average, Max, Min, Count, Counta, Countif, Rank vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
AVERAGE()
+ Công dụng: Tính trị trung bình của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =AVERAGE(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ:= AVERAGE(2,10,1)  cho kết quả là 4.33
tinhoccoban.net - Hàm Average trong Excel
Hàm Average trong Excel

Hàm MAX():

+ Công dụng: Cho biết giá trị lớn nhất của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =MAX(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ:= MAX(2,10,1)  cho kết quả là 10
tinhoccoban.net - Hàm Max trong Excel
Hàm Max trong Excel

Hàm MIN():

+ Công dụng: Cho biết giá trị nhỏ của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =MIN(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ:= MIN(2,10,1)  cho kết quả là 1
tinhoccoban.net - Hàm Min trong Excel
Hàm Min trong Excel

Hàm COUNT():

+ Công dụng: Đếm các giá trị số của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =COUNT(Value 1, value 2, … , value n)
+ Ví dụ: = COUNT(18,2,a,b,2,4,)  cho kết quả là 4 Đếm các giá trị số trong phạm vi C4:F4.
tinhoccoban.net - Hàm Count trong Excel
Hàm Count trong Excel

Hàm COUNTA():

+ Công dụng: Đếm các giá trị khác rỗng của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =COUNTA(Value 1, value 2, … , value n)
+ Ví dụ: = COUNTA(18,2,a,b,2,4,)  cho kết quả là 6 Đếm các giá trị khác rỗng trong phạm vi C4:F4.
tinhoccoban.net - Hàm Counta trong Excel
Hàm Counta trong Excel

Hàm COUNTIF():

+ Công dụng: Đếm các giá trị trong phạm vi các ô thỏa điều kiện.
+ Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)
- range: là phạm vi các ô mà hàm sẽ xét xem có ô nào thỏa điều kiện criteria hay
không.
- criteria: là điều kiện xét, có thể được ghi dƣới dạng địa chỉ ô hay trong dấu nháy kép
“”.
+ Ví dụ: Đếm các giá trị thỏa điều kiện >3 trong phạm vi C4:E4.
tinhococban.net - Hàm CountIf trong Excel
Hàm CountIf trong Excel

Hàm RANK():

+ Công dụng: Trả về thứ bậc của một trị kiểu số theo chỉ định order trong phạm vi.
+ Cú pháp: =RANK(number,ref,[order])
- ref: là phạm vi để so sánh.
- order: là 0 hay 1. Nếu là 1: thứ bậc xếp theo giá trị số tăng dần. Nếu là 0 ( hay không ghi):thứ bậc xếp theo giá trị số giảm dần
tinhoccoban.net - Hàm Rank trong Excel
Hàm Rank trong Excel

Câu hỏi, bài tập

- Trình bày cú pháp, công dụng của các hàm thống kê và thống kê có điều kiện
- Nhập dữ liệu và tính toán bảng lương sau:

BẢNG TÍNH TIỀN LƯƠNG THÁNG 05/2017

Đếm tổng số nhân viên phòng tổ chức
Sắp xếp theo thứ bậc lương từ thấp đến cao
Yêu cầu:
- Tiền lương =Ngày công *Hệ Số lượng*1150 ( và được định dạng có dấu phân cách hàng ngàn, có đơn vị tiền tệ là VNĐ. VD: 200.000 VNĐ)
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Average, Max, Min, Count, Counta,
Countif, Rank
- Sử dụng được các hàm Average, Max, Min, Count, Counta, Countif, Rank vào trong các bài tập
Bài tiếp theo: BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

[Tin học văn phòng đầy đủ] SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

Bài trước: BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI

SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

Giới thiệu:
Khi thực hiện một phép tính liên quan đến thời gian, ngày tháng, nhiều lúc bạn chỉ muốn lấy giờ, hoặc ngày để sử dụng cho phép toán của mình. Thay vì bạn sử dụng phương pháp thủ công thì Excel hỗ trợ cho bạn một hàm để lấy. Bài này giới thiệu một cách tổng quan về cách sử dụng và ý nghĩa các hàm thời gian, ngày tháng..
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Second, Minute, Hour, Time
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Today, Day, Month, Year và Weekday
- Sử dụng được các hàm Second, Minute, Hour, Time vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Sử dụng được các hàm Today, Day, Month, Year và Weekday vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Các hàm thời gian

Hàm Second

+ Công dụng: Cho biết số chỉ giây trong một giá trị thời gian
+ Cú pháp: = Second(SerialNumber)
Ví dụ: =SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây)
tinhoccoban.net - Hàm Secon trong Excel
Hàm Secon trong Excel

Hàm Minute

+ Công dụng: Cho biết số chỉ phút trong một giá trị thời gian
+ Cú pháp: = Minute (SerialNumber)
Ví dụ: =Minute ("2:45:30 PM") = 45 (phút)
tinhoccoban.net - Hàm Minute trong Excel
Hàm Minute trong Excel

Hàm Hour

+ Công dụng: Cho biết số chỉ giờ trong một giá trị thời gian
+ Cú pháp: = Hour (SerialNumber)
Ví dụ: =Hour ("2:45:30 PM") = 2 (giờ)
tinhoccoban.net - Hàm Hour trong Excel
Hàm Hour trong Excel

Hàm Time

+ Công dụng: Trả về một số thập phân trong một giá trị thời gian cụ thể. Số thập phân trả về nằm trong khoảng từ 0 đến 0.99999999 tương ứng với thoài gian từ 0:00:00 đến 23:59:59.
+ Cú pháp: = Time( hour, minute, second)
- Trong đó:
    + Hour: giá trị giờ,   là một số từ  0 đến 32767. Tham số bắt buộc.
    + Minute: giá trị phút, là  một số từ 0  đến 32767. Tham số bắt buộc.
    + Second: giá trị  giây, là một số từ 0 đến 32767. Tham số bắt buộc.
Ví dụ: =TIME(19,30,20) cho kết quả là 19:30:20

Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng

+ Công dụng: Trả về ngày và giờ hệ thống vào thời điểm gọi hàm, trị nhìn thấy tùy theo định dạng.
+ Cú pháp: =NOW()

Hàm TODAY():

+ Công dụng: Trả về ngày hiện tại vào thời điểm gọi hàm.
+ Cú pháp: =TODAY()

Hàm DAY():

+ Công dụng: Đổi 1 trị ngày tháng (serial number) ngày, có giá trị từ 1 đến 31
+ Cú pháp: DAY( Serial_number)
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm Day trong Excel
Hàm Day trong Excel

Hàm MONTH():

+ Công dụng: Đổi 1 trị ngày tháng (serial number) ra tháng.
+ Cú pháp: =MONTH(serial number)
Trong đó: Serial number là dạng số tuần tự của một ngày, có thể ghi ở dạng datetext.
+Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm Month trong Excel
Hàm Month trong Excel

Hàm YEAR():

+ Công dụng: Đổi 1 trị ngày tháng (serial number) ra năm.
+ Cú pháp: =YEAR(serial number)
Trong đó: Serial number là dạng số tuần tự của một ngày, có thể ghi ở dạng datetext.
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm Year trong Excel
Hàm Year trong Excel

Hàm DATE()

+ Công dụng: Trả về kết quả là ngày, tháng, năm được định dạng tương ứng với ngày, tháng, năm được nhập vào
+ Cú pháp: =DATE(year,month,day)
+ Ví dụ: =DATE(2005,06,20) cho kết quả là 20/06/2005

Hàm WEEKDAY():

+ Công dụng: Đổi 1 trị ngày tháng (serial number) ra ngày trong tuần( theo quy định ngày trong tuần).
( 1 là Chủ nhật, 2 là thứ Hai, …. 7 là thứ Bảy)
+ Cú pháp: =YEAR(serial number)
Trong đó: - Serial number là dạng số tuần tự của một ngày, có thể ghi ở dạng datetext.
- return_type: tùy chọn để xác định kiểu giá trị trả về cho hàm WEEKDAY()
+ 1 hoặc để trống: ngày chủ nhật có giá trị là 1, ngày thứ bảy có giá trị là 7
+ 2: ngày thứ hai có giá trị là 1, ngày chủ nhật có giá trị là 7
+ 3: ngày thứ hai có giá trị là 0, ngày chủ nhật có giá trị là 6
+Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm Weekday trong Excel
Hàm Weekday trong Excel

Câu hỏi, bài tập:
-  Trình bày công dụng, cú pháp của các hàm ngày tháng, thời gian
 - Dùng các hàm Second, Minute, Hour để lấy về giây, phút, giờ sau
tinhoccoban.net - Dùng hàm Second, Minute, Hour trong Excel
Dùng hàm Second, Minute, Hour trong Excel
-Dùng các Hàm Day, Month, Year và Weekday(SerialNumber) để lấy về ngày, tháng, năm sau
tinhoccoban.net - Dùng hàm Day, Month, Year và Weekday trong Excel
Dùng hàm Day, Month, Year và Weekday trong Excel

Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Second, Minute, Hour, Time, Today, Day, Month, Year và Weekday
- Áp  dụng được  các  hàm  Second,  Minute,  Hour,  Time,  Today,  Day,  Month,  Year  và
Weekday vào trong các bài tập.
Bài tiếp theo: BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

[Tin học văn phòng đầy đủ] SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI TRONG EXCEL

SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ 

VÀ CHUỖI TRONG EXCEL

Giới thiệu:
Công thức là cốt lõi và tinh túy của MS Excel, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần.
Bài này giới thiệu về cách sử dụng công thức, cũng như cách sử dụng và ý nghĩa các hàm xử lý dạng số và chuỗi.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm về hàm trong excel.
- Trình bày được cú pháp và công dụng của hàm ABS, SQRT, Power, Int, MOD, Round,
Produc, Sum, Sumif
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Len, Left, Right, Mid, Upper, Lower,
Prope, Trim, Value
- Sử dụng được các hàm ABS, SQRT, Power, Int, MOD, Round, Produc, Sum, Sumif vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Sử dụng được các hàm Len, Left, Right, Mid, Upper, Lower, Prope, Trim, Value vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Các khái niệm

Các công thức: Quy ước:

- Phải bắt đầu bằng dấu “=”
- Thành phần của một công thức gồm các toán tử như: + (cộng), - (trừ), *
(nhân),/ (chia),^ (mũ, lũy thừa), () ( dấu ngoặc đơn), & ( toán tử liên kết) và các toán tử so sánh (<,>,<=,>=,=).
- Độ ưu tiên của các toán tử xếp theo thứ tự như sau: (), ^, * và /, + và -. TRƯỜNG hợp có hai toán tử có cùng độ ưu tiên thì toán tử nào đứng trước sẽ được tính trước.
VD: = 4+5  cho kết quả là 9
= 5^2  cho kết quả là 25
= “ TRƯỜNG “&”TC nghề”  cho kết quả là “ TRƯỜNG TC nghề” = (4+5)*3  cho kết quả là 27
= 4+5* 3 cho kết quả là  19.

Cú pháp chung của hàm trong Excel:

= tên hàm ({ các đối số})
Trong đó:
- Tên hàm phải đúng theo tên Excel đã đặt, có thể gõ bằng chữ thường hoặc chữ hoa.
- Các đối số trong hàm rất đa dạng, nó có thể là một số cụ thể, một địa chỉ ô hay khối, hoặc lại là một hàm khác ( hàm lồng hàm).
- Đối số phải được đặt trong dấu ngoặc đơn(), các đối số được phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tuỳ theo khai báo List Separator trong Control Panel/Regional Setting
- Số đối số trong hàm tối đa là 30 với điều kiện tổng số ký tự có trong công thức không được vượt quá 1024.
- Trong hàm không được có ký tự trắng trừ TRƯỜNG hợp ký tự trắng nằm trong chuỗi trong dấu nháy kép “”.
- Excel có một số hàm không có đối số như Hàm Now(): trả về ngày giờ hiện hành. Colunm(): trả về cột hiện hành, Row(): trả về hàng hiện hành.
VD:
=Sum(1,45,4): đối số là số cụ thể.
=Sum(D1,B5,C1:C10): đối số là địa chỉ ô và khối.
=Sum(product(D1, D3),A2:A4): đối số là hàm và địa chỉ khối.

Hàm xử lý dữ liệu dạng số

+ Công dụng: Trả về gía trị tuyệt đối của một giá trị kiểu số.
+ Cú pháp: =ABS(number)
+ VD: = ABS(-7)  cho kết quả là 7
=ABS(7) cho kết quả là 7.
+ Công dụng: Trả về căn bậc hai của một giá trị kiểu số.
+ Cú pháp: =SQRT(number)
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Ví dụ về hàm SQRT trong Excel.
Ví dụ về hàm SQRT trong Excel.

Hàm POWER():

+ Công dụng: Tính lũy thừa của một giá trị kiểu số.
+ Cú pháp: =POWER(number,power)
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Ví dụ về Hàm Power
Ví dụ về Hàm Power

Hàm INT():

+ Công dụng: Làm tròn số trong hàm đến số nguyên gần nhất nhỏ hơn số trong hàm
+ Cú pháp: =INT(number)
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Ví dụ hàm INT trong Excel
Ví dụ hàm INT trong Excel

Hàm MOD():

+ Công dụng: Trả về số dƣ của phép chia nguyên.
+ Cú pháp: =MOD(number, divisor - number)
- divisor – number: là số chia hay địa chỉ ô chứa số chia.
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm MOD trong Excel
Hàm MOD trong Excel

Hàm ROUND():

+ Công dụng: Làm tròn giá trị số đến số chỉ định.
+ Cú pháp: =ROUND(number, number-digits)

Trong đó:
- number: là số muốn làm tròn hay địa chỉ ô chứa số muốn làm tròn.
- number -digits: là vị trí chỉ định làm tròn.
+ Ví dụ: làm tròn điểm trung bình 2 chữ số sau dấu phẩy
tinhoccoban.net - Hàm Round trong Excel
Hàm Round trong Excel

Hàm SUM():

+ Công dụng: Tính tổng các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =SUM(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ: Tính tổng điểm của ba môn Toán, Văn, Anh
tinhoccoban.net - Hàm Sum trong Excel.
Hàm Sum trong Excel.

Hàm SUMIF():

+ Công dụng: Tính tổng có điều kiện.
+ Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum - range)

Trong đó: - Range: là phạm vi các ô mà hàm sẽ xét xem có ô nào thỏa điều kiện Criteria hay không để tính tổng.

- Criteria: là điều kiện xét, có thể được ghi dƣới dạng địa chỉ ô hay được ghi trong dấu nháy kép “”.
- Sum – range: là phạm vi tương ứng với các ô trong phạm vi range thỏa điều kiện criteria.
Hàm Sumif sẽ dò trên phạm vi range, nếu gặp ô nào thỏa điều kiện criteria thì hàm sẽ tính tổng giá trị của các ô tương ứng trên phạm vi sum-range.
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Doanh số bán hàng
Doanh số bán hàng

Tính doanh số bán hàng của Hương:
=Sumif(A2:A6,”A3”,B2:B6) cho kết quả là 2.550.000

Hàm PRODUCT():

+ Công dụng: Tính tích các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =PRODUCT(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ: Tính tích của ba môn Toán, Văn, Anh
tinhoccoban.net - Hàm Product trong Excel
Hàm Product trong Excel

Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi:

Hàm LEN():

+ Công dụng: Trả về chiều dài chuỗi.
+ Cú pháp: =LEN(Text)
+ Ví dụ:= LEN(“Truong TC nghe”)
tinhoccoban.net - Hàm LEN trong Excel.
Hàm LEN trong Excel.

 cho kết quả là 14

Hàm LEFT():

+ Công dụng: Lấy number ký tự bên trái chuỗi Text.
+ Cú pháp: =LEFT(Text, number)
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm Left trong Excel
Hàm Left trong Excel

Hàm RIGHT():

+ Công dụng: Lấy number ký tự bên phải chuỗi Text.
+ Cú pháp: =RIGHT(Text, number)
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm Right trong Excel
Hàm Right trong Excel

Hàm MID():

+ Công dụng: Lấy number ký tự của chuỗi Text bắt đầu từ vị trí number-start.
+ Cú pháp: =MID(Text, number-start,number)
+ VD: =
tinhoccoban.net - Hàm Mid trong Excel
Hàm Mid trong Excel

Hàm LOWER():

+ Công dụng: Đổi chuỗi thành chữ thường.
+ Cú pháp: =LOWER(Text)
+ Ví dụ:
= LOWER(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là truong tc nghe
= LOWER(“TRƯỜNG TC NGHỀ”)  cho kết quả là TRƯỜNG tc nghề

Hàm UPPER():

+ Công dụng: Đổi chuỗi thành chữ hoa.
+ Cú pháp: =UPPER(Text)
+ Ví dụ:
= UPPER(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là TRUONG TC NGHE
= UPPER(“TRƯỜNG tc nghề”)  cho kết quả là TRƯỜNG TC NGHỀ

Hàm PROPER():


+ Công dụng: Đổi chuỗi Text thành chuỗi có các ký tự đầu của mỗi từ là chữ hoa, các ký tự sau là chữ thường.
+ Cú pháp: =PROPER(Text)
+ Ví dụ:
= PROPER(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là Truong Tc Nghe
= PROPER(“TRƯỜNG TC NGHỀ”)  cho kết quả là TRƯỜNG Tc Nghề
+ Công dụng: Bỏ đi tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi.
+ Cú pháp: =TRIM(Text)
+ Ví dụ:
= TRIM(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là Truong TC nghe
+ Công dụng: Đổi chuỗi ký số (kiểu text) ra kiểu số.
+ Cú pháp: =VALUE(Text)
+ Ví dụ:
tinhoccoban.net - Hàm Value trong Excel
Hàm Value trong Excel

Câu hỏi, bài tập:

- Trình bày cú pháp, công dụng của các hàm xử lý dạng chuỗi và số
- Sử dụng các hàm xử lý dạng số tính toán bảng tính sau

Bảng tổng hợp tính toán các Hàm trong Excel.
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của hàm ABS, SQRT, Power, Int, MOD, Round,
Produc, Sum, Sumif, Len, Left, Right, Mid, Upper, Lower, Prope, Trim, Value
- Áp dụng các hàm ABS, SQRT, Power, Int, MOD, Round, Produc, Sum, Sumif, Len, Left, Right, Mid, Upper, Lower, Prope, Trim, Value vào trong các bài tập

[Tin học văn phòng đầy đủ] GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

Giới thiệu:
Excel là một ứng dụng của Microssoft office giúp tạo ra các bảng tính, cùng với những tính năng, công cụ, công thức giúp cho việc tính toán dữ liệu nhanh, chính xác. Bảng tính sử dụng tối đa là 256 cột, 65.536 dòng, và 255 sheet. Trong bài học này, chúng ta sẽ tìm hiểu một cách tổng quan về phần mềm Microsoft Excel.

Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm về bảng tính.
- Trình bày được cách nhập dữ liệu của bảng tính.
- Định nghĩa được địa chỉ ô, chức năng Autofill
- Thực hiện được các thao tác cơ bản trên bảng tính: sao chép, di chuyển ô, vùng, kẻ khung bảng tính, đặt tên bảng tính, định dạng dữ liệu trong ô

-Thực hiện được các thao tác định dạng kiểu dữ liệu
- Thực hiện được các thao tác để in ấn tài liệu trong Excel.
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Giới thiệu

Cách khởi động Excel :

- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Excel .
- Cách 2: Nhắp chọn biểu tượng Excel trên màn hình Win.
Màn hình của Excel.

tinhoccoban.net - Màn hình làm việc Microsoft Excel
Màn hình làm việc Microsoft Excel
+ Cửa sổ Workbook là cửa sổ làm việc chính. Trong một workbook có chứa tối đa 255 sheet, mỗi sheet được xem như một bảng tính.

+ Cửa sổ bảng tính: bảng tính hay còn gọi là Worksheet là một bảng chứa số liệu gồm nhiều dòng (rows), và nhiều cột(columns).

+ Cột (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính, tính theo chiều dọc, được gán tên theo thứ tự chữ cái A,B,C …

+ Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính, tính theo chiều ngang, được gán tên theo thứ tự 1,2,3,…

+ Ô (Cell): Là giao điểm của mỗi cột và dòng. Mỗi ô có một địa chỉ gồm tên cột và số dòng. Tại mỗi thời điểm có một ô đang làm việc được gọi là ô hiện hành.

Cách thoát khỏi Excel:

- Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)
- Cách 2: Dùng lệnh Office Button/Exit
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4

- Chú ý: Nếu khi thoát khỏi Excel mà tài liệu còn đang mở (hay soạn thảo) và chƣa lưu thì Excel sẽ thông báo:
+ Chọn Yes: Lưu tài liệu
+ Chọn No: Không lưu
+ Chọn Cancel: Không thoát

Làm việc với bảng tính

Nhập dữ liệu trong Excel:

Các loại dữ liệu:
Dữ liệu dạng chuỗi:
Là dữ liệu có dạng chuỗi ký tự, VD: “ kết quả học tập”. Nếu muốn nhập dữ liệu là chuỗi dƣới dạng các ký tự số như “1234”, trước tiên phải gõ dấu nháy đơn („) sau đó mới gõ ký tự số.
Dữ liệu dạng số:
Là những ký tự từ 0 đến 9, nếu nhập số âm thì gõ thêm dấu – đằng trước hay gõ số đó trong dấu ().
Định dạng dữ liệu trong bảng tính:
Soạn thảo trong bảng
- Đặt điểm chèn trong ô muốn nhấp văn bản và nhập nội dung cho ô đó.
- Chiều rộng của ô quyết định lề của đọan văn trong ô, văn bản sẽ tự xuống dòng khi đụng lề phải của ô.
- Khi muốn chhuyển sang ô khác, nhắp chuột vào ô cần chuyểntới hoặc dùng phím mũi tên để di chuyển.
- Muốn thêm một hàng mới, đặt điểm chèn tại ô cuối cùng của bảng vànhấn phím Tab.
Thao tác cơ bản trong ô (cell):
- Khi nhập dữ liệu tại ô nào, cần phải di chuyển đến ô đó. Di chuyển trỏ ô bằng phím mũi tên () hoặc nhấp trỏ chuột vào vị trí ô đó và nhập dữ liệu, khi cần chỉnh sửa dữ liệu, đưa trỏ ô cần chỉnh sửa và nhấn phím F2 hoặc nhắp chuột vào trong ô,
- Điều chỉnh độ rộng cột (hàng): Đƣa trỏ chuột vào vị trí giao điểm giữa hai cột (hàng), trỏ chuột trở thành mũi tên hai đầu (), di chuyển chuột để nới rộng hoặc thu hẹp cột (hàng).
- Khi cần chọn ô, khối ô, hoặc toàn bộ bảng tính, đặt trỏ tại vị trí đầu tiên, sau đó di chuyển chuột hoặc bấm tổ hợp phím Shift + Phím mũi tên.

Xử lý dữ liệu trong excel

Sao chép, di chuyển ô, vùng:
 Sao chép:
- Bước 1: Chọn ô, vùng cần sao chép.
- Bước 2: Vào menu Edit/Copy hoặc nhấn Ctrl +C
- Bước 3: Đặt trỏ ô tại vị trí cần sao chép tới, nhấm Enter hoặc Ctrl +V.
Di chuyển:
- Bước 1: Chọn ô, vùng cần di chuyển.
- Bước 2: Vào menu Edit/Cut hoặc nhấn Ctrl + X
- Bước 3: Đặt trỏ ô tại vị trí cần di chuyển tới, nhấm Enter hoặc Ctrl +V.
 Chèn thêm ô, cột, dòng Sheet:
- Bước 1: Để trỏ chuột tại vị trí cần thêm ô, dòng, cột.
- Bước 2: Vào menu Home/Insert, chọn lệnh:
+ Cell: chèn thêm ô.
+ Rows: Chèn thêm hàng.
+ Columns: Chèn thêm cột.
+ WorhSheet: Chèn thêm bảng tính.
Xóa ô, cột, dòng:
- Bước 1: Chọn ô, cột, hàng, cần xóa.
- Bước 2: Vào menu Home, chọn lệnh Delete, hoặc nhắp nút phải chuột vào ô, cột, hàng cần xóa, chọn lệnh Delete trên menu, sẽ xuất hiện hộp hội thoại Delete, chọn:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Delete cells
Hộp hội thoại Delete cells
Shift cell left: Xóa ô, và đẩy ô từ phải qua trái.
Shift cell up: Xóa ô, và đẩy ô bên dƣới lên trên.
Entire row: Xóa hàng.
Entire column: Xóa cột.
Kẻ khung bảng tính:
- Bước 1: Chọn vùng bảng tính cần kẻ khung.
- Bước 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh Format Cell, chọn Tab Border.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Format cells
Hộp hội thoại Format cells
+ None: Gỡ bỏ đường kẻ.
+ Outline: kẻ xung quanh.
+ Inside: Kẻ khung lƣới bên trong.
+ Color: Chọn màu cho đường kẻ.
+ Style: các loại đường kẻ khung.
+ Các nút lệnh chọn để kẻ đường, khi kẻ đường nào, chọn nút lệnh có vị trí
phù hợp.
Đặt tên cho bảng tính:
Nhắp nút phải chuột vào vị trí tên Sheet, chọn lệnh Rename và gõ lại tên cho Sheet.
Định dạng dữ liệu trong ô:
- Bước 1: Chọn vùng bảng tính cần định dạng.
- Bước 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh Format Cell, chọn Tab Alignment.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Format cells
Hộp hội thoại Format cells
+ Wraptext: Bật tắt chế độ xuống hàng trong ô.
+ Shink to fit: Thu nhỏ dữ liệu cho vừa đủ ô.
+ Merge cell: Ghép nhiều ô thành một ô.
+ Horizontal: Định dạng dữ liệu trong ô theo chiều ngang.
+ General: Trả về vị trí mặc nhiên.
+ Center Across Selection: Canh dữ liệu vào giữa khối cột.
+ Vertical: Cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều đứng.
+ Orientation: Xác định góc quay dữ liệu.
Định dạng kiểu dữ liệu:
- Bước 1: Chọn vùng bảng tính cần định dạng.
- Bước 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh Format Cell, chọn Tab Number.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Format cells
Hộp hội thoại Format cells
+ General: Định dạng mặc nhiên kiểu dữ liệu nhập trong ô.
+ Number: Định dạng kiểu số.
+ Curency: Định dạng kiểu tiền tệ.
+ Date: Định dạng ngày
+ Time: Định dạng giờ
+ Percentage: Định dạng kiểu %.
+ Fraction: Định dạng kiểu thập phân
+ Scientific: Định dạng số theo kiểu khoa học.
+ Text: Định dạng kiểu chuỗi.
+ Special:Định dạng theo một kiểu đặc biệt.
+ Custom: Định dạng kiểu người dùng
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Format cells
Hộp hội thoại Format cells
Một số code thông dụng trong kiểu Custom:
 Ký hiệu #:
- Tượng trƣng cho vị trí xuất hiện của ký số. - Không hiển thị các số 0 vô nghĩa.
- Giá trị số sẽ được làm tròn phần lẻ tùy thuộc số ký tự # nằm ở phần lẻ của code trong khung
Type.
 Ký hiệu 0:
- Tượng trƣng cho vị trí xuất hiện của ký số. - Hiển thị các số 0 vô nghĩa.
- Giá trị số sẽ được làm tròn phần lẻ tùy thuộc số ký tự 0 nằm ở phần lẻ của code trong khung
Type.
- VD1: Nếu chọn trong khung Type, code là: 00 thì khi nhập số 09 sẽ hiển thị 09 Nhưng với code là ## thì hiển thị là 9 ( bởi số 0 trước số 9 là vô nghĩa).
- VD2: Nếu chọn code là: #,###.00 thì nhập 1234.75 sẽ hiển thị 1234.75 Nếu chọn Code là:#,###.## thì cũng hiển thị 1234.75
Nhưng nếu code là: #,###.# thì sẽ hiển thị 1234.8 (làm tròn số) Nếu vẫn với code trên mà nhập 1234.74 thì sẽ hiển thị 1234.7.
Lưu ý: Khi số được làm tròn trong ô nên hiểu là chỉ làm tròn về mặt hình thức hiện ra, còn giá trị số trong ô không hề thay đổi.
 Ký hiệu %: Giá trị hiển thị được nhân với 100 và kèm theo ký hiệu %. VD: Code là: 0.00%, nếu nhập số 0.15 sẽ hiển thị là 15%
 Ký hiệu “Text”: Hiển thị thêm nhóm ký tự đặt trong dấu “ ” đi sau code VD: code là #.### “USD”, thi khi nhập số 1200 sẽ hiển thị là 1.200 USD.
 Ký hiệu [color]: Hiển thị nội dung trong ô với màu chỉ định color
Color có các giá trị sau: red: đỏ, white:trắng, green: xanh lá cây, blue: xanh dƣơng, magenta: tím, yellow: vàng, cyan: gần giống xanh da trời. Hoặc có thể dùng [color#] với # là giá trị từ 1 đến 56.
- VD: Code là [red]#.### (hoặc codelà[color3]#.###) thì khi nhập số 1234 thì sẽ hiển thị
1.234 có màu đỏ
 Ký hiệu [condition value]: thiết lập điều kiện định dạng số , thường dùng chung với màu chỉ định [color][condition value]<code> hoặc [condition value][color]<code>. Nếu có nhiều điều kiện và mẫu định dạng thì các phát biểu cách nhau bởi dấu ; .
- VD: Muốn định dạng số theo yên cầu sau:
+ Nếu số nhập vào lớn hơn 400: hiện ra với màu đỏ.
+ Nếu số nhập vào nhỏ hơn 400: hiện ra với màu xanh dƣơng.
+ Nếu số nhập vào bằng 400: hiện ra với màu vàng.
+ Khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng, muốn cho hiển thị theo kiểu ngày/tháng/năm, trong khung Type gõ DD/MM/YYYY.

Địa chỉ ô:

Địa chỉ trong Excel gồm:
- Địa chỉ tương đối: là địa chỉ sẽ thay đổi khi ta sao chép công thức đến vị trí mới. VD: B4, A12 ….
- Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi khi ta sao chép công thức đến vị trí mới. VD: $B$4, $A$12, ….
- Địa chỉ hỗn hợp: Là kết hợp của hai loại địa chỉ trên. VD: B$4, $A12, ….

Chức năng Auto fill:

Là một chức năng sao chép đặc biệt được sử dụng rất nhiều trong Excel dùng để sao chép công thức, tạo seri số thứ tự, seri ngày tháng năm ….
Khi tạo seri số thứ tự , seri ngày tháng năm: Chọn ô đầu tiên, nhập dữ liệu vào, nhập tiếp dữ liệu vào ô tiếp theo liền kề, chọn hai ô đã nhập đó, đƣa trỏ chuột xuống góc dƣới bên phải ô thứ hai, trỏ chuột thành dấu cộng (+) màu đen nhỏ, kéo chuột để tạo thành seri.
Khi sao chép công thức: Đƣa trỏ chuột xuống góc dƣới bên phải ô chứa công thức cần sao chép trỏ chuột thành dấu cộng (+) màu đen nhỏ, kéo chuột để tạo thành seri.
Ví dụ:
tinhoccoban.net - Ví dụ về Excel

In ấn

Định dạng trang in

- Vào menu Home, chọn lệnh Page Setup.
Các thành phần trong hộp hội thọai Page Setup:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Page Setup
Hộp hội thoại Page Setup
Trong Tab Page:Định dạng trang in
+ Orientation: Chọn hướng in
Portrait: In theo hướng giấy đứng
Lanscape:In theo hướng giấy ngang
+ Scaling:
Adjust to: Cho đặt tỷ lệ in từ 10% đến 400% so với kích thước that
Fit to: Tự nén theo chiều rộng hay chiều cao sao cho vừa với số trang định trước.
+ Paper size: Chọn khổ giấy in.
+ Print Quality: Chọn độ phân giải khi in, độ phân giải càng cao thì bản in càng đẹp và in càng chậm.
+ First page number: Đặt trang bắt đầu in, mặc nhiên sẽ in tất cả các trang trong vùng khai báo, nhập vào số nguyên chỉ trang bắt đầu.
+ Nút lệnh Print sẽ mở hộp hội thọai Print.
+ Nút lệnh Print Preview: cho xem trước bản in trên màn hình.
+ Nút lệnh Option: Đặt các thông số cho máy in hiện hành như: Độ phân giải ( Revolution), kích thước giấy ( Paper size)…
 Trong Tab Margin: Định lề trang in.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Page Setup
Hộp hội thoại Page Setup 

+ Top: An định lề trên, tức là khoảng cách từ mép trên của tờ giấy đến dòng đầu tiên của văn bản.
+ Bottom: An định lề dƣới.
+ Left: An định lề trái.
+ Right: An định lề phải.
+ Center on page:
Hoziontally: Canh dữ liệu giữa trang in theo chiều ngang.
Vertically: Canh dữ liệu giữa trang in theo chiều dọc.
+ Nút lệnh Preview: cho xem diện mạo trang in theo thông số đã định.
Trong Tab Header/Footer: Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Page Setup
Hộp hội thoại Page Setup

- Muốn tạo tiêu đề đầu trang ( Header) hay cuối trang (Footer) theo ý muốn, chọn Custom Header, Custom Footer:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Header
Hộp hội thoại Header
Hộp hội thọai này chia Header, Footer làm 3 phần: Left section ( trái), Center section (giữa ), Right section (phải). Muốn tạo ở phần nào thì nhắp chuột vào phần đó và nhập nội dung Header/ Footer.
Nội dung của Header/ Footer có thể là chuỗi ký tự hay các code.
Nhắp vào các nút để chèn các code vào Header/ Footer
tinhoccoban.net -

Mở hộp thọai font, cho phép thay đổi font trước hay sau khi nhập nội dung Header/
Footer.
Chèn số trang vào bảng tính.
Chèn tổng số trang của Workbook vào bảng tính
Chèn ngày hiện tại của hệ thống vào bảng tính
Chèn giờ hiện tại của hệ thống vào bảng tính.
Chèn tên của tập tin chứa bảng tính muốn in.
Chèn tên của bảng tính.
Nhắp OK để hòan tất
Trong Tab Sheet
+ Print area: Khai báo vùng in ( có thể nhập địa chỉ hoặc rê chuột trên phạm vi để chọn).
+ Print title:
Row to Repeat at top: Cho khai báo các dòng liên tiếp để in ở mỗi đầu trang.
Column to Repeat at Left: Cho khai báo các cột liên tiếp để in bên trái mỗi trang.
+ Print:
Gridline: In hoặc không in lƣới phân cách các ô.
Black and White: Chỉ in hai màu đen trắng.
Notes: In ghi chú của ô ở trang bổ sung.
Row and Column Heading: In luôn chỉ số dòng và tên cột của Sheet.
Draft Quality: In thô ( in nháp, tốc độ nhanh).
+ Page Oder: Xác định thou tự in khi vùng in vượt quá khổ in của trang giấy.
Down and over: In từ trên xuống dƣới, hết rồi mới in sang phải.
Across and over: In theo chiều từ trái sang phải, rồi mới xuống trang tiếp theo.

In ấn:

- Vào nút lệnh Home, chọn lênh Print Các thành phần của hộp hội thọai Print:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Print
Hộp hội thoại Print
+ Printer
Name: chọn tên máy in dùng để in.
+ Print range: Xác định các trang được in
All: In tất cả các trang trong Sheet hay vùng được chọn.
Page: Chọn các trang cần in
 From: Từ trang to: đến trang
+ Copies:
Number of copies: Nhập vào số lượng bản in.
+ Print what:
Selection: Chỉ in các ô trong vùng đã chọn của Sheet hiện hành.
Selected sheet(s): In các ô trong vùng đã chọn trong các sheet được chọn, các vùng trên các sheet khác nhau sẽ được in trên các trang khác nhau.
Entire Workbook: In tòan bộ những Sheet có chứa dữ liệu trong Workbook , mỗi Sheet sẽ in trên những trang riêng
Bài tập: Nhập và trang trí bảng tính kết quả học tập sau
tinhoccoban.net - Kết quả hoc tập
Kết quả hoc tập


Câu hỏi, bài tập:

Nhập và trang trí bảng tính lương sau
tinhoccoban.net - Bảng tính lương
Bảng tính lương
Yêu cầu đánh giá
- Thực hiện được các thao tác cơ bản trên bảng tính: kẻ khung bảng tính, đặt tên bảng tính, định dạng dữ liệu trong ô
- Thực hiện được các thao tác định dạng kiểu dữ liệu
- Thực hiện được các thao tác để in ấn tài liệu trong Excel.
Bài tiếp theo: BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI