Tin học cơ bản

Học tập, chia sẻ kiến thức cơ bản về tin học.

Hiển thị các bài đăng có nhãn sudungword. Hiển thị tất cả bài đăng

[Tin học văn phòng đầy đủ] XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

Giới thiệu:

Công việc văn phòng thường có nhu cầu tạo các giấy mời, phiếu báo, thư cảm ơn, giấy chứng nhận, … Những mẫu thư tín này thường có chung mẫu mã, chỉ khác nhau thông tin của người nhận. Để thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác Word hỗ trợ công cụ gọi là Mail Merge.
Việc Tạo Data source: Là một Table chứa danh sách người nhận thư, trong đó các cột sẽ chứa các thông tin của người nhận, lưu thành tập tin dulieu.doc
Trong bài này người học sẽ được giới thiệu một cách thật cụ thể về cách tạo bảng, cũng như tạo Mail Merge.
Mục tiêu:
- Tạo được bảng biểu
- Trình bày và thực hiện được thao tác chọn ô, hàng, cột
- Trình bày và thực hiện được thao tác chèn ô, hàng, cột
- Trình bày và thực hiện được thao tác chọn ô, hàng, cột
- Thực hiện được thao tác hiệu chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng
- Trình bày và trang trí được bảng
- Thực hiện được thao tác: nhập nhiều ô thành một, tách một ô thành nhiều ô, chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng
- Thực hiện được trộn văn bản
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Chèn bảng biểu vào văn bản

Cách 1:

- Bước 1:  Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng.

- Bước 2:  Nhắp chuột vào nút Insert /Table   trên thanh công cụ.
- Bước 3:  Đặt con trỏ tại ô đầu tiên và kéo rê chuột để chọn số dòng và cột cho bảng.

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Table
Hộp hội thoại Table
- Bước 4:  Nhả chuột khi đã kéo đủ số hàng và cột.

Cách 2:

- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng.
- Bước 2: Vào menu Insert , chọn lệnh Inser/ Table/ Insert Table.
- Bước 3: Trong hộp hội thọai Insert Table, chọn:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Insert Table
Hộp hội thoại Insert Table

Number of columns: số cột của bảng.
Number of rows: số hàng của bảng.
Columns width: độ rộng của các cột.

+ Bước 4: Nhắp OK để hòan tất.

Các thao tác trên bảng biểu

Soạn thảo trong bảng

- Đặt điểm chèn trong ô muốn nhấp văn bản và nhập nội dung cho ô đó.
- Chiều rộng của ô quyết định lề của đọan văn trong ô, văn bản sẽ tự xuống dòng khi đụng lề phải của ô.
- Khi muốn chhuyển sang ô khác, nhắp chuột vào ô cần chuyểntới hoặc dùng phím mũi tên để di chuyển.
- Muốn thêm một hàng mới, đặt điểm chèn tại ô cuối cùng của bảng vànhấn phím Tab.

Các thao tác trên bảng:

Chọn ô, hàng, cột:
  Chọn ô:
- Di chuyển con trỏ tới góc dƣới bên trái ô, khi con trỏ đổi thành mũi tên nhỏ màu đen thì nhắp chuột.
- Kéo rê chuột để tiếp tục chọn.
- Giữ phím Shift , nhắp chuột tại ô khác để chọn nhiều ô liên tục.
- Giữ phím Ctrl , nhắp chuột tại ô khác để chọn nhiều ô không liên tục.
 Chọn hàng: Cách 1:
- Đặt điểm chèn tại một ô trong hàng cần chọn.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Select row. Cách 2:
- Di chuyển con trỏ tới thanh lựa bên trái của bảng, khi con trỏ đổi thành mũi tên thì nhắp chuột.
- Kéo rê chuột theo chiều dọc để tiếp tục chọn.
- Giữ phím Shift, nhắp chuột tại hàng khác để chọn nhiều hàng liên tục.
- Giữ phím Ctrl, nhắp chuột tại hàng khác để chọn nhiều hàng không liên tục.
 Chọn cột:
Cách 1:
- Đặt điểm chèn tại một ô.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Select Columns.
Cách 2:
- Di chuyển con trỏ tới thanh bên mép trên của bảng, khi con trỏ đổi thành mũi tên nhỏ màu đen thì nhắp chuột.
- Kéo rê chuột theo chiều ngang để tiếp tục chọn.
- Giữ phím Shift , nhắp chuột tại cột khác để chọn nhiều hàng liên tục.
- Giữ phím Ctrl , nhắp chuột tại cột khác để chọn nhiều hàng không liên tục.
Chèn ô, hàng, cột:
Chèn ô:
- Đánh dấu chọn một ô làm mốc.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Insert Cells.
 Chèn hàng
- Đánh dấu chọn một hàng làm mốc.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Insert Rows.
- Nếu chèn hàng mới ở cuối bảng, chỉ cần đặt điểm chèn tại ô cuối cùng rồi nhấn phím Tab.
 Chèn cột:
- Đánh dấu chọn một cột làm mốc.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Insert Columns.
Xóa ô, hàng, cột:
Xóa hàng, cột:
- Chọn hàng, cột cần xóa.
-Vào menu Layout, chọn lệnh Delete Rows( xóa hàng), Delete Columns( xóa cột)
Xóa ô:
- Chọn ô cần xóa.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Delete Cells. Trong hộp hội thọai Delete Cells có các lựa chọn sau:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Delete Cells
Hộp hội thoại Delete Cells

Shift cells left: Các ô bean phải cùng hàng sẽ bị kéo về bên trái.
Shift cells up: Các ô bên dƣới sẽ được kéo lên trên.
Delete entire row: xóa cả hàng đã chọn.
Delete entire columns: xóa cả cột đã chọn.
Hiệu chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng:
Hiệu chỉnh độ rộng cột:
Cách 1: Đặt con trỏ chuột ở đường ngăn cách cột cần điều chỉnh, khi con trỏ chuyển thành mũi tên hai chiều, thì kéo rê chuột để thay đổi.
Cách 2: Dùng menu
- Chọn cột cần chỉnh.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Table Propeties, chọn Tab Column + Column …: độ rộng của cột thứ ….
+ Previous column: cột trƣớc cột đã chọn
+ Next column: Cột kế tiếp.
+ Measuere: Chọn độ rộng cột theo đơn vị là cm hay %.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Table Properties/column
Hộp hội thoại Table Properties/column
Hiệu chỉnh chiều cao hàng:
Cách 1: Đặt con trỏ chuột ở đường dƣới ngang của hàng cần điều chỉnh, khi con trỏ chuyển thành mũi tên hai chiều, thì kéo rê chuột để thay đổi.
Cách 2: Dùng menu
- Chọn hàng cần chỉnh.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Table Propeties, chọn Tab Row
Row …: chiều cao của hàng thứ.
At least: chiều cao theo số đo
Exactly: chiều cao theo số đo chính xác tính bằng đơn vị đo thông thường.
Previous Row: Hàng trước hàng chọn.
Next row: Hàng kế tiếp
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Table Properties/Row
Hộp hội thoại Table Properties/Row 
Trình bày và trang trí bảng:
Trình bày bảng:
Nội dung trong các ô có thể định dạng giống như văn bản bình thường trong Word bằng các lệnh thông thường, ngòai ra còn có thể dùng các lệnh riêng của thanh công cụ Layout.
 Align top left: văn bản nằm sát lề trên và lệch về bên trái.
Align Center : văn bản nằm giữa theo chiều dọc.
Align Bottom Right: văn bản nằm sát lề dƣới và nằm lệch về bên phải.
Change text Direction: thay đổi hƣớng chữ trong ô.
 Sort ascending: Sắp xếp tăng dần.
 Sort descending: Sắp xếp giảm dần.
Auto sum: tính tổng các ô số
Trang trí bảng:
- Đánh dấu các ô cần trang trí.
Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ Design như:
Line style: dạng nét kẻ.
Line weight: độ dày nét kẻ.
Border color: màu nét kẻ.
Shading color: màu nền của ô.
Draw table: vẽ thêm đường kẻ.
Erase: xóa bớt đường kẻ.
Lưu ý: Nên tạo đường kẻ tự động cho ô trƣớc rồi mới định dạng các chi tiết sau.

Thay đổi cấu trúc bảng biểu

Nhập nhiều ô thành một ô:

- Chọn các ô muốn nhập
- Vào menu Layout, chọn lệnh Merge Cells hoặc nhắp chuột phải chọn Merge Cells.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Merge Cells
Hộp hội thoại Merge Cells

Tách một ô thành nhiều ô:

- Chọn ô cần tách.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Split Cells hoặc nhắp chuột phải chọn Split Cells.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Split Cells
Hộp hội thoại Split Cells

- Trong hộp hội thọai Split Cells, thực hiện các lựa chọn sau:
Number of columns : số cột cần tách.
Number of rows: số hàng cần tách.
Merge cells before split: nhập các ô trƣớc khi tách.

Chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng: 

 Chuyển đổi từ dạng văn bản sang dạng bảng:
- Bước 1: Chọn khối văn bản muốn đổi.
- Bước 2: Vào menu Insert/Table, chọn lệnh Convert Text to Table
tinhoccoban.net - Hộp thoại Convert Text to Table
Hộp thoại Convert Text to Table
+ Table size:
 Number of columns: Chọn số cột của bảng.
Number of row: Chọn số hàng của bảng.
+ AutoFit behavior:
Fixed column width: chọn độ rộng cột
Autofit to contents: tự động độ rộng cột vừa với nội dung
Autofit to window:: tự động điều chỉnh độ rộng cột ô3
+ Separate text at: Chọn dấu ngắt cột bằng
Paragraph: đoạn
Commas: dấu phẩy
Tabs: Dấu tab
Other: Khác
- Bước 3: Nhắp OK để hoàn tất.
Chuyển đổi từ dạng bảng sang dạng văn bản :
- Bước 1: Chọn khối văn bản muốn đổi.
- Bước 2: Vào menu Layout, chọn lệnh Convert toText



tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Convert Text to Table
Hộp hội thoại Convert Text to Table
Separate text with: Chọn dấu ngắt bằng
Paragraph marks: đoạn
Commas: dấu phẩy
Tabs: Dấu tab
Other: Khác
- Bước 3: Nhắp OK để hoàn tất.

In trộn văn bản

Tạo Data source:


Tạo danh sách cần trộn thư bằng bảng trong 1 tập tin. ( VD: Tạo danh sách khách hàng, danh sách học sinh …)

Tạo Main Document

Tạo mẫu ( VD: giấy mời, giấy báo, …) trong đó có các mục cần điền vào từ danh sách
trên.

Trộn thư


- Bước 1: Vào menu Mailings, chọn lệnh Start Mail merge/Step by step mail merge Wizard.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Mail Meger
Hộp hội thoại Mail Meger
- Bước 2: Chọn Letter, nhắp chuột vào nút Next : Starting Document để tiếp tục.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Mail Meger
Hộp hội thoại Mail Meger tiếp theo chọn tài liệu đang sử dụng
- Bước 3: Chọn Use Curent Document, Nhắp vào nút Next: Select recipients để tiếp tục.
tinhococban.net - Hộp hội thoại Mail Meger chọn 1 danh sách có sẵn
Hộp hội thoại Mail Meger chọn 1 danh sách có sẵn

- Bước 4: Chọn Use Exttings List, Nhắp vào nut Next: Write your letter.
- Bước 5: Chọn More Items.
- Bước 6: Trong khung Insert Merge field, chọn các TRƯỜNG sao cho phù hợp thông tin cần điền vào trong mẫu Main Document. Chọn TRƯỜNG nào thì nhắp vào nút Insert, đóng lại thì chọn Close. Quay lại Bước 5 để thực hiện cho các TRƯỜNG tiếp theo.
- Bước 7: Để hiện những thông tin đã được chọn , nhắp chuột vào nut Preview Results trên thanh công cụ Mailings.
- Bước 8: Để thể hiện những mẫu tin tiếp theo hoặc trở về mẫu tin trƣớc, nhắp chuột vào các nut Fisrt Record ( trở về mẫu tin đầu tiên), Previous record ( trở về mẫu tin trƣớc), Next Record ( đến mẫu tin tiếp theo), Last record ( Đến mẫu tin cuối cùng)

Bài tập:

Thực hiện trộn thư với tập tin dữ liệu và tập tin chính có nội dung dưới đây:

MA SV
HO TEN
PHAI
NAM SINH
DIEM
DIA CHI
A002
Nguyễn Phi Hùng
Nam
1982
27
12 Nguyễn Trãi
A245
Lâm Thuý An
Nữ
1981
24
45/1 Lê Hồng Phong
A302
Trần Văn Hùng
Nam
1983
24
Hải Dương
A431
Nguyễn Thị Thúy An
Nữ
1984
29
Thái Nguyên

Bài tiếp theo: GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

[Tin học văn phòng đầy đủ] CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN


Giới thiệu:

Khi thực hiện soạn thảo văn bản bằng Word, chúng ta mong muốn đƣa thêm một vài hình ảnh, ký tự đặc biệt, các công thức toán học.. vào để file văn bản thêm sinh động, cụ thể và hấp dẫn hơn, thông qua đó bạn có thể diễn đạt được những ý tƣởng của mình một cách rõ ràng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách thực hiện. Trong bài này người học sẽ được giới thiệu một cách thật cụ thể về chèn các đối tượng đó vào văn bản.

Mục tiêu:
-Trình bày và tạo được văn bản dạng cột báo: Tạo cột chữ, ngắt cột chữ, tạo chữ thụt cấp.
-Trình bày và chèn được các đối tượng: Chèn được ký tự đặc biệt, WordArt, Picture, autoshape, Equation vào trong văn bản
-Sử dụng các đối tượng: ký tự đặc biệt, WordArt, Picture, Autoshape, Equation vào trong văn bản
-Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
-Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Tạo văn bản dạng cột báo

Tạo cột chữ

- Buớc 1: Chọn phần văn bản muốn tạo cột báo
- Bước 2: Nhắp chuột vào Page Layout chọn Colums   trên thanh công cụ. chọn More Column. Xuất hiện hộp hội thoại
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại columns
Hộp hội thoại columns

- Bước 3: Chọn số cột muốn chia, xong nhả chuột hoặc muốn chọn nhiều hơn
 Presets: các mẫu chia cột.
Number of Columns: lựa chọn số cột tùy ý.
Line Between: có đường phân cách giữa các cột.
Width and Spacing: điều chỉnh độ rộng và khỏang cách giữa các cột. (nếu chọn Equal column width thì các cột sẽ có độ rộng bằng nhau).
Apply to: phạm vi áp dụng việc chia cột.

Ngắt cột chữ:

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn ngắt cột.
- Bước 2: Vào Home/ Layout, chọn lệnh Break/Column.
- Bước 3: Nhắp OK để hòan tất.

Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap):

- Buớc 1: Chọn ký tự đầu tiên của văn bản
- Bước 2: Vào Home/ Insert, chọn lệnh Drop cap/Drop cap Options.
- Bước 3: Trong hộp hội thọai Drop cap, tiến hành chọn như sau:
tinhococbna.net - Hộp hội thoại Drop Cap
Hộp hội thoại Drop Cap

Dropped: tăng cỡ chữ và đặt ký tự trong phần văn bản.
In Margin: tăng cỡ chữ và đặt ký tự ra ngòai lề văn bản.
Font: Chọn kiểu font cho ký tự.
Line to drop: thay đổi chiều cao chữ ( tính bằng số dòng).
Distance from text: Khỏang cách đế ký tự tiếp theo của văn bản.
- Bước 4: Nhắp OK để hòan tất.

Chèn các ký tự đặc biệt vào tài liệu:

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn ký tự đặc biệt
- Bước 2: Vào menu Insert, chọn Symbol, xuất hiện khung hội thoại Symbol/ More Symbol xuất hiện hộp thoại

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Symboy
Hộp hội thoại Symboy


- Bước 3: Chọn Font trong danh sách Font, sau đó chọn ký hiệu theo ý (nhắp chọn để xem thử ký hiệu ở kích thước lớn hơn), nếu vừa ý chọn Insert (chọn Cancel là không chèn ký hiệu), để kết thúc chọn Close.

Wordart

Tạo mới:

- Bước 1: Nhắp vào Insert/Wordart. Xuất hiện khung đối thoại Wordart
tinhocoban.net - Hộp hội thoại Wordart
Hộp hội thoại Wordart

- Bước 2: Chọn 1 mẫu và nhắp OK. Xuất hiện tiếp khung Edit Wordart Text
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Edit Wordart Text
Hộp hội thoại Edit Wordart Text


- Bước 3: Nhắp mouse vào khung chứa dòng chữ Your text here, xóa dòng chữ này và gõ vào dòng chữ của mình, dòng chữ mới này sẽ thay thế dòng chữ Your text here, sau đó bôi đen dòng chữ rồi chọn các kiểu chữ trong khung Font, chọn cỡ chữ trong khung Size.

- Bước 4: Nhắp nút OK đển hòan tất.

Hiệu chỉnh:

Trước khi hiệu chỉnh phải chọn Wordart bằng cách nhắp chuột lên Wordart , khi nào thấy xuất hiện các ô vuông nhỏ ở các góc xung quanh đối tượng là được.

- Thay đổi kích thước: di chuyển con chuột tới các ô vuông nhỏ xung quanh đối tượng, khi nào thấy xuất hiện mũi tên hai đấu thì kéo chuột để thay đổi kích thước.
- Di chuyển: để con trỏ con chuột vào đối tượng, khi nào thấy xuất hiện mũi tên bốn đầu thì kéo chuột để di chuyển.
- Sao chép: giữ phím Ctrl đồng thời làm như di chuyển.
- Xóa: Chọn đối tượng, nhấn phím Delete trên bàn phím.
- Muốn thay đổi nội dung của word ard nhắp
- Muốn định dạng Wordart nhắp vào wordart  có những chức năng cơ bản sau:
+ Wordart Styles: mở hộp Wordart Gallery để chọn kiểu
+ Text Wrapping:chọn kiểu thể hiện của Wordart trong văn bản
+ Text Direction : chữ viết theo chiều ngang, chữ viết theo chiều đứng.
+ Aligment Text: canh biên wordart
+ Wrap Text: trình bày văn bản theo nhiều kiểu khác nhau để phù hợp với nội dung của văn bản.


tinhoccoban.net - Bảng chú thích của Wrap Text
Bảng chú thích của Wrap Text

Picture:

Tạo mới:

Chèn hình ảnh từ các tập tin hình ảnh có sẵn trên đĩa:
-Bước 1: Dùng lệnh Ribbon Insert/Picture hoặc Ribbon Insert/Clipart/ Go.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Picture
Hộp hội thoại Picture
- Bước 2: Trong hộp hội thoại Insert Picture, chọn các File hình ảnh trong khung liệt kê, nhắp vào nút Insert để chèn hình ảnh vào tài liệu, chọn Cancel là không chèn. Còn trong hộp hội thoại Clip art nhắp nút phải chuột vào hình cần chèn .

Hiệu chỉnh

Phiên bản Office 2010 hỗ trợ tính năng hiệu chỉnh hình ảnh như một chương trình xử lý ảnh chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần Click chuột lên hình ảnh muốn hiệu chỉnh và chọn Tab Format, hệ thống công cụ đa dạng sẽ xuất hiện trên Ribbon.
tinhoccoban.net - Tab chứa các công cụ để hiệu chỉnh hình ảnh
Tab chứa các công cụ để hiệu chỉnh hình ảnh
Định dạng:
Double click (nhắp đúp) vào bức ảnh muốn hiệu chỉnh, chọn lệnh Format trên menu chọn:
- Picture Style: Mở rộng và chọn hiệu ứng mong muốn
- Picture Border: Tạo màu viền khung ảnh.
- Picture Effects: Tạo hiệu ứng trực quan, cho ảnh như bóng, ánh sáng, phản chiếu hay là hiệu ứng 3D.
- Picture Layout: Chuyển đổi hình ảnh hiện tại sang dạng SmartArt.
- Remove Background: Loại bỏ hình nền.
- Corrections: Hiệu chỉnh ánh sáng cũng như độ tương phản.
- Color: Thay đổi màu của hình ảnh.
- Artistic Effects: Tạo hiệu ứng nghệ thuật phác họa cho hình ảnh.
- Compress Picture: Làm giảm độ lớn hình ảnh (nén hình ảnh).
- Change Picture: Thay đổi hình hiện tại bằng một hình khác.
- Reset Picture: Đƣa hình ảnh về trạng thái như khi mới chèn vào.
- Wrap Text: Tương tự WordArd
+ In Line with Text: Hình và chữ cùng nằm trên một hàng.
+ Square: Chữ bao quanh hình theo hình vuông.
+ Tight: Chữ bao quanh hình theo đường viền của hình.
+ Through: Chữ bao quanh xuyên suốt hình.
+ Top and Bottom: Chữ canh theo lề trên và lề dưới của hình.
+ Behind Text: Hình nằm dưới chữ tạo hình nền.
+ In Front of Text: Hình nằm trên bề mặt chữ.
+ Edit Wrap Points: Thiết lập giới hạn chữ đè lên hình.
+ More Layout Options: Mở màn hình Layout.
tinhoccoban.net - Tab Wrap Text
Tab Wrap Text
- Position: Thiết lập vị trí của đối tượng trên trang.
- Rotate: Thiết lập góc xoay cho các đối tượng.
- Align: Canh lề cho đối tượng hay các đối tượng với nhau.
- Group (Ungroup): Gộp nhóm (bỏ gộp nhóm) cho các đối tượng.
- Bring Forward: Thiết lập đối tượng nằm trên đối tượng khác.
- Send Backward: Thiết lập đối tượng nằm dưới đối tượng khác.
- Selection Pane: Hiển thị các đối tượng dạng danh sách giúp dễ dàng chọn lựa và thực thi các hiệu chỉnh trên đối tượng.
 Thay đổi kích thước:
- Nhắp mouse vào bức ảnh, xung quanh bức ảnh sẽ xuất hiện 8 ô vuông nhỏ (sizing handle). Dùng mouse drag tại 1 trong 8 sizing handle của bức ảnh để thay đổi kích thước.
 Di chuyển bức ảnh:
- Nhắp mouse vào bức ảnh, lúc đó sẽ xuất hiện mũi tên bốn chiều giữ nút trái mouse di chuyển bức ảnh sang chỗ khác.

Sao chép:
Giữ phím Ctr đồng thời làm như di chuyển.
 Xóa:
Nhắp chuột vào hình ảnh cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím
 Cắt – xén hình ( Crop):
+ Bước 1: Nhắp chuột vào hình cần cắt, chọn công cụ Crop trên thanh công cụ  Piture.
+ Bước 2: Để con trỏ tại các góc của ảnh và kéo để cắt những đoạn hình không cần thiết.

Autoshape:

Tạo mới:

- Chọn Insert/Shapes chọn tiếp nhóm có chứa hình sẽ tạo  nhắp chọn dụng cụ tương ứng với hình cần vẽ.

Hiệu chỉnh:

Một số hình Autoshape có khả năng chứa văn bản, gõ văn bản vào Autoshape thực hiện như sau:
- Nhắp nút phải của mouse lên Autoshape sẽ chứa Text, xuất hiện menu, chọn lệnh Add Text. - Điểm chèn xuất hiện trong Autoshape, chọn Font, gõ Text.
- Nhắp mouse bên ngoài Autoshape để kết thúc.

Equation( công thức toán học):

Tạo mới

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn Equation.
- Bước 2: Vào menu Insert, chọn lệnh Equation.
- Bước 3: Chọn Insert New Equation.
tinhoccoban.net - Tab Equation Tools
Tab Equation Tools

Hiệu chỉnh

+ Nhắp đúp chuột vào công thức cần chỉnh sửa
Bài tập 1: Sử dụng Autoshapes, và aquation làm bài tập sau:

Bài tập 2: Hãy trình bày văn bản tạo 1 thông báo về cho thí sinh biết mình trúng tuyển trong đó có các điểm thi của các môn, tạo WordArd, chèn hình ảnh và các ký tự đặc biệt vào văn bản

Bài tiếp theo: BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

[Tin học văn phòng đầy đủ] ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Giới thiệu:

Khi chúng ta nhập xong đoạn văn bản thì có bố cục trình bày rất đơn giản, khó nhìn. Do đó ta cần phải thay đổi tính chất của đoạn văn bản như: định dạng lề, khoảng cách lề

...theo chuẩn của một văn bản nhà nƣớc ban hành. Quá trình thay đổi đó gọi là định dạng đoạn văn bản.Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu một cách thật cụ thể về định dạng văn bản.

Mục tiêu:
- Trình bày cách sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.
- Trình bày được cách định dạng ký tự và đoạn văn bản

- Trình bày được cách định dạng lề, vị trí lề, spaceing, tab, ký hiệu đƣờng viền và tô nền của văn bản.

- Thực hiện được thao tác sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.

- Thực hiện được các thao tác định dạng được lề, vị trí lề, spaceing, tab, ký hiệu đƣờng viền và tô nền của văn bản.

- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.

Sao chép văn bản

- Chọn khối văn bản muốn sao chép. Sau đó bấm phím Ctrl + C (hay nhắp vào nút Copy trên thanh công cụ).

- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép, bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút Paste trên thanh công cụ).

Di chuyển văn bản

- Chọn khối văn bản muốn di chuyển. Sau đó bấm phím Ctrl + X (haynhắp vào nút Cut trên thanh công cụ).

- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép , bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút Paste trên thanh công cụ).

Xóa văn bản

- Chọn khối văn bản muốn xoá. Sau đó bấm phím Delete (hay phím Backspace).

Khôi phục văn bản

- Muốn huỷ bỏ thao tác vừa làm, bấm phím Ctrl + Z hoặc nhắp nút Undo trên thanh công cụ. - Muốn lặp lại thao tác vừa làm, hoặc bấm phím Ctrl + Y hoặc nhắp nút Redo trên thanh công cụ

Định dạng văn bản

Định dạng ký tự

Định dạng bằng thanh công cụ
+ Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng.

+ Bước 2: Sử dụng các nút định dạng trên thanh Ribbon Home để định dạng:

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại định dạng văn bản trên Ribbon Home
Hộp hội thoại định dạng văn bản trên Ribbon Home

Định dạng bằng Ribbon Home:

+ Bước 1: Chọn các ký tự cần định dạng (nếu không chọn thì Word sẽ áp dụng cho từ đang chứa điểm chèn).

+ Bước 2: Vào Home, chọn lệnh Font hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+ D lúc đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Font gồm tab: Font, Advanced

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Font
Hộp hội thoại Font

Trong Tab Font gồm:
- Chọn Font chữ trong khung Font

- Chọn kiểu trong khung Font Style, gồm có các kiểu:
+ Normal: thường
+ Italic: nghiêng
+ Bold : Đậm
+ Bold – Italic: đậm và nghiêng
- Chọn cỡ chữ trong khung Size
- Chọn kiểu gạch dƣới trong khung Underline Style:
- Chọn các hiệu ứng trong khung Effects:
+ Strikethrough: Gạch ngang ký tự
+ Double Strikethough: gạch ngang với hai nét
+ SuperScript: chỉ số trên
+ Subscript: chỉ số dƣới
+ Shadow: chữ có bong
+ Outline: chữ ở dạng chỉ có đƣờng viền
+ Emboss: chữ nổi lên
+ Engrave: chữ lõm xuống
+ Smal caps: tất cả đều là chữ in hoa
+ Hidden: ẩn (không thấy trên văn bản)
- Chọn màu chữ ở khung Font Color ( mặc nhiên là Automatic)
- Chọn màu của đƣờng gạch chân ở khung Underline Color
- Xem thử kiểu ở khung Preview

Chú ý: Nếu muốn tất cả các lựa chọn trên không thay đổi trong khi soan thảo văn bản thì nhắp vào chọn nút Default. Word sẽ hiện thông báo

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại xác nhận thay đổi khi định dạng
Hộp hội thoại xác nhận thay đổi khi định dạng

- Chọn All documents based on the Normal.dotm template
- Chọn OK.
Trong Tab Advanced

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Advanced
Hộp hội thoại Advanced


- Khung Scale: định tỷ lệ co dãn của ký tự theo bề ngang, nếu tỷ lệ <100% thì chữ sẽ co lại, và ngược lại

- Khung Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự
+ Normal: bình thường
+ Expanded: khoảng cách giữa các ký tự được tăng thêm theo giá trị định ở hộp By
+ Condensed: khoảng cách giữa các ký tự được thu hẹp lại theo giá trị định ở hộp By

- Khung Position: điều chỉnh vị trí của các ký tự , vị trí thể hiện bởi độ cao hay thấp của ký tự đó so với đường chuẩn( đường nằm sát bên dưới ký tự ở trạng thái Normal)

+ Normal: bình thường
+ Raise: ký tự  (đã chọn) được đƣa cao lên, độ cao được định ở hộp By
+ Lowered: ký tự (đã chọn) được đƣa thấp xuống, độ hạ thấp được định ở hộp By
Ghi chú: Có thể gõ tổ hợp phím sau để định dạng Font:

Ctrl + Shift + F rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Font rồi Enter. Ctrl + Shift + P rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Size rồi Enter Ctrl + Shift và dấu > để tăng kích thước Font Ctrl + Shift và dấu < để giảm kích thước Font

 Định dạng đoạn văn bản

Định dạng lề ( Alignment):
Dùng thanh công cụ ribbon Home:
Align text left: Canh trái ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + L)
Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)
Align text right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)
Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)
Dùng lệnh:
- Bước 1: Vào Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph
- Buớc 2: Chọn Tab Indent and Spacing
- Bước 3: Trong mục Alignment, chọn các kiểu canh lề
+ Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)
+ Align right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)
+ Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)

Định dạng vị trí lề ( Indentation) 
 Dùng thanh công cụ ribbon Home:

- Chon đoạn văn bản
- Vào Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Indent and Spacing
Hộp hội thoại Indent and Spacing

- Left: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến lề trái đoạn văn bản.
- Right: thay đổi khoảng cách từ lề phải văn bản đến lề phải đoạn văn bản.
- Special: Để dịnh dạng First Line hoặc Hainging chọn từ mục Special, nhập giá trị vào mục
By.
+ Firstline: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của dòng đầu đoạn văn bản.
+ Hanging: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của dòng thứ hai trở đi của đoạn văn bản.
Sử dụng thước đề điều chỉnh:
- Chọn đoạn văn bản.
- Kéo rê các nút trên cây thước để điều chỉnh lề theo ý muốn
tinhoccoban.net - Sử dụng thước đề điều chỉnh
Sử dụng thước đề điều chỉnh

Định dạng Spacing
Thay đổi khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn bản.

- Bước 1: Chọn đoạn văn bản.
- Bước 2: Vào ribbon Home, chọn lệnh Paragraph. Xuất hiện hộp thoại

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Indent and Spacing
Hộp hội thoại Indent and Spacing

- Bước 3: Chọn Tab Indent and Spacing.

+ Thay đổi khoảng cách đoạn, nhập giá trị vào hộp Before( so với đoạn trƣớc ) hay After( so với đoạn sau).

+ Thay đổi khoảng cách dòng, chọn loại khoảng cách trong mục Line Spacing hoặc nhập giá trị trong hộp At.

- Khung Line Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng chọn:
+ Single: Khoảng cách bằng một dòng bình thường.
+ 1.5 lines: Khoảng cách bằng một dòng rƣỡi.
+ Double: Khoảng cách lớn gấp đôi dòng bình thường.
+ At least: Khoảng cách ít nhất.
+ Exactly: Khoảng cách bằng.
+ Multiple: Khoảng cách gấp số lần
Nếu chọn At least, Exactly và Multiple thì phải chọn hoặc nhập giá trị trong mục At.

Định dạng Tab

- Dấu tab là một ký tự đặc biệt được đặt lên thanh kích thước cho phép căn lề trái, lề phải một đoạn văn bản hoặc tạo các dòng kẻ gồm các ký hiệu dấu chấm(.), hay gọi là định vị bước nhảy của con trỏ trên dòng văn bản.

 Dùng thanh công cụ:
- Bước 1: Chọn các đoạn cần trình bày Tab
- Bước 2: Chọn loại Tab( nhắp chuột vào nút Tab ở góc trái cây thước ngang).

+ Left Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn sao cho ký tự đầu tiên dừng tại vị trí Tab đã đặt.

+ Right Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn sao cho ký tự cuối cùng dừng tại vị trí Tab đã đặt.

+ Center Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển sao cho điểm giữa của đoạn văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt.

+ Decimal Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn sao cho dấu chấm phần thập phân trong đạon văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt.

- Bước 3: Chọn điểm dừng Tab trên cây thước ngang( nhắp chuột trên thước tại vị trí muốn dừng Tab).

- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp trong đạon văn bản và gõ phím Tab.

* Hiệu chỉnh Tab:
+ Thay đổi tọa độ: Kéo Tab đã đặt trên cây thước.
+ Gỡ bỏ: Kéo ký tự Tab ra khỏi cây thước.
Dùng Menu lệnh:
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn định Tab.
- Bước 2: Vào Home/ Paragraph chọn Tabs.
- Bước 3: Thực hiện đặt Tab:

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại định dạng Tab
Hộp hội thoại định dạng Tab

+ Default Tab stop: Khoảng cách dừng tab mặc định.

+ Tab stop Position: Khảong cách Tab tính từ lề trái.
+ Alingnment: chọn lọai tab
+ Leader: cách thể hiện Tab
+ Set: thiết lập Tab cùng các thông số đã đặt.
+ Clear : xóa Tab đã chọn.
+ Clear All: Xóa tất cả Tab đã đặt.
+ Nhắp OK trong hộp thọai Tab sau khi đã thiết lập xong.
- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp và nhấn Tab.

Định dạng ký hiệu và đánh số đầu đoạn
Định dạng ký hiệu ( Bullets): Đánh ký tự ở đầu các đọan văn
- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng.
-      Bước 2: Vào Ribbon/ chọn thẻ Home -> chọn ký tự sử dụng .


- Bước 3: Chọn ô ký hiệu phù hợp
Lưu ý: Nếu muốn chọn ký hiệu mới hoặc thay đổi định dạng ký hiệu thì chọn một số ký hiệu, sau đó nhắp nút Define New Bullets. Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define New Bullets như sau:
Picture: Liệt kê các ký hiệu có sẵn.
Symbol: mở hộp thọai Symbol để chọn ký hiệu.

tinhoccoban.net - Hộp thoại Define New Bullets
Hộp thoại Define New Bullets

Font: mở hộp thọai Font để chọn font chữ cho ký hiệu.

Alignment: thay đổi khỏang cách từ lề trái đến ký hiệu.

Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.

Định dạng đánh số ( Numbering): Đánh số thứ tự ở đầu các đọan văn.

- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng số.
- Bước 2: Vào Ribbon/ chọn thẻ Home -> chọn số muốn sử dụng

Chọn kiểu số xuất hiện hộp thoại

- Bước 3: Chọn ô ký hiệu số phù hợp

Lưu ý: nếu muốn chọn đánh số mới hoặc thay đổi định dạng thì chọn một ô, sau đó nhắp nút Define New Number format. Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define New Number format như sau:

Number format: Mô tả kiểu đánh số phần số chọn từ mục Number style, phần ký tự nhập trực tiếp từ bàn phím.
Font: mở hộp thọai Fontl để chọn font chữ cho đánh số.

Number style: thay đổi kiểu đánh số.

Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.

Định dạng đƣờng viền và tô nền ( Border and Shading):
Đóng khung và tô nền cho phần văn bản:
Tạo đường viền( Boder):
- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn đóng khung.
- Bước 2: Vào Ribbon/ Page Layout, chọn lệnh Page Boders.
- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading, chọn Tab Border

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Borders
Hộp hội thoại Borders

Setting: chọn kiểu đóng khung.

Style: kiểu đƣờng viền.

Color: màu đƣờng viền

Width: độ dày đƣờng viền.

Preview: xem trƣớc.

Apply to: phạm vi tác động.

Tô màu nền(Shading):
- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn tô nền.
- Bước 2: Vào Home/ Page Layout, chọn Page Boders.
- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Shading.

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Shading
Hộp hội thoại Shading

Fill: chọn màu nền trong bảng màu.

Style: chọn hoa văn trang trí.

Color: chọn màu trang trí.

Apply to: phạm vi tô màu nền.

Chọn xong nhắp vào nút OK để hoàn tất.

Đóng khung trang văn bản:
- Bước 1: Vào ribbon Home, chọn lệnh Page Boders.
- Buớc 2: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Page Border.

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Page Border
Hộp hội thoại Page Border

- Bước 3: Chọn phạm vi đóng khung trong mục Apply to như sau:
+ Whole Docunment: đóng khung toàn bộ văn bản.
+ This Section: các trang thuộc Section chứa điểm chèn.
+ This Section – First Page Only: chỉ đóng khung trang đầu.
+ This Section – All Except First Page: đóng khung tất cả trừ trang đầu.
- Bước 4: Chọn hoa văn từ mục Art để trang trí khung.

- Bước 5: Nhắp nút OK để hoàn tất.
Bài tập : Trình bày văn bản theo mẫu sau

Câu hỏi, bài tập:

Sạo thảo văn bản khoảng 5 trang, giới thiệu về máy tính và định dạng văn bản như sau:
- Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 14

- Căn chỉnh đoạn văn đều 2 bên, khoảng cách các dòng 18pt.

- In đậm và tô màu xanh về tiêu đề của văn bản
- Kẻ khung cho đoạn văn bản

Bài tiếp theo: BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

[Tin học văn phòng đầy đủ] GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

Giới thiệu:

Trước đây khi viết một văn bản thì người ta có thể dùng những que tăm để ghi lên đất hoặc dùng bút ghi lên giấy. Ngày nay do sự phát triển của công nghệ thông tin người ta có thể dùng một phần mềm để soạn thảo văn bản. Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu một cách tổng quan về phần mềm Microsoft Word.

Mục tiêu:
- Khởi động và thoát khỏi được Microsoft word

-Trình bày được các thành phần trên màn hình của microsoft word -Trình bày và thực hiện được các thao tác soạn thảo văn bản

- Thực hiện được các thao tác: Mở một văn bản, đóng, lưu một tập tin
- Chọn lựa các chế độ và hiệu chỉnh trƣớc khi in ấn
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Khởi động và thoát 

 Cách khởi động Word :

- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/ Microsoft Word
- Cách 2: Nhắp chọn biểu tượng Word trên màn hình Win.
Màn hình của Word


Chức năng thanh thực đơn :
-File: Gồm các công cụ định dạng trong văn bản như: Font, paragraph, copy, paste, Bullets and numbering…..

- Insert: Cho phép chèn các đối tượng vào trong văn bản như: chèn Picture, WordArt, Equation, Symbol, Chart, Table, Header and footer, Page number, ...

- Page Layout: Các thiết lập cài đặt, định dạng cho trang giấy như: Page setup, Page Borders, Page Color, Paragraph,……..

- References: Các công cụ liên quan định dạng văn bản như : Chèn chú thích, đánh mục lục tự động, …

- Maillings: Thanh công cụ trộn thư.
- Review: Các chức năng kiểm tra lại như ngữ pháp, chính tả…
- View: Làm việc với hiển thị màn hình.
- Developer: Thiết kế và mở rộng.
Cách thoát khỏi Word

- Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)
- Cách 2: Dùng lệnh Home/ Close
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4

- Chú ý: Nếu khi thoát khỏi Word mà tài liệu còn đang mở(hay soạn thảo) và chọn lưu thì Word sẽ thông báo:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại  yêu cầu lưu dữ liệu chương khi thoát khỏi word
Hộp hội thoại  yêu cầu lưu dữ liệu chương khi thoát khỏi word 
+ Chọn Yes: Lưu tài liệu
+ Chọn No: Không lưu
+ Chọn Cancel: Không thoát

Soạn thảo văn bản

Một số khái niệm cơ bản:

- Ký tự (Character): chỉ một phím nhấn trên bàn phím ( trừ các phím chức năng như: Tab, Ctrl, Alt …) , khoảng trắng chính là một ký tự trống.
- Từ (Word): là chuỗi ký tự được giới hạn bởi hai ký tự trống.
- Câu (Sentence): là dãy các từ được giới hạn bởi hai dấu chấm câu.

- Đoạn(Paragraph): là dãy gồm một hay nhiều câu giới hạn bởi hai dấu phân đoạn.Dấu phân đoạn xuất hiện khi nhấn phím Enter.

- Trang (Page): là tập hợp đủ số dòng theo phần mềm quy định( giới hạn bởi lệ trên và lề dƣới. Có hai loại ngắt trang, ngắt trang mềm (Soft Break) là do phần mềm quy định, ngắt

trang cứng( hard break) do người dùng đặt khi muốn sang trang sớm bằng cách nhấn Ctrl +Enter.
- Tài liệu( Document): là tập hợp các trang văn bản được lưu trên đĩa dƣới dạng một tập tin

 Cách sử dụng một số phím tắt * Tạo, chỉnh sửa và lưu văn bản

Ctrl + N: Tạo văn bản mới.
Ctrl + O: Mở một văn bản mới đã được soạn thảo trƣớc đó.
Ctrl + S: Lưu văn bản soạn thảo.
Ctrl + C: Sao chép văn bản.
Ctrl + X: Cắt một nội dung bất kì trong văn bản.
Ctrl + V: Dán văn bản.
Ctrl + F: Tìm kiếm từ/cụm từ hoặc đoạn văn bản.
Ctrl + H: Chức năng thay thế, thay thế một từ/cụm từ bằng một từ/cụm từ khác.
Ctrl + P: In ấn văn bản.
Ctrl + Z: Trở lại trạng thái văn bản trƣớc khi thực hiện lần chỉnh sửa cuối cùng.

Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái văn bản trƣớc khi sử dụng lệnh Ctrl+Z.
Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4: Đóng lại văn bản.

* Chọn Đoạn Văn Bản Hoặc Một Đối Tượng Nào Đó.
Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía sau.
Shift + <–: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía trƣớc.
Ctrl + Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng sau.
Ctrl + Shift + <–: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng trƣớc.
Shift + (mũi tên hƣớng lên): Di chuyển con trỏ chuột đến hàng trên
Shift + (mủi tên hƣớng xuống): Di chuyển con trỏ chuột xuống hàng dƣới.
Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản.
Ctrl + Phím mũi tên bất kì : Di chuyển qua lại giữa các kí tự.
Ctrl + Home: Di chuyển chuột về đầu đoạn văn bản
Ctrl + End: Di chuyển con trỏ chuột về vị trí cuối cùng trong văn bản
Ctrl + Shift + Home: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản.
Ctrl + Shift + End: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản.

* Định dạng văn bản
* Căn lề đoạn văn bản
Ctrl + E: Căn chỉnh đoạn văn bản đang chọn tại vị trí trung tâm.

Ctrl + J: Căn chỉnh đều cho văn bản.
Ctrl + L: Căn trái cho văn bản.
Ctrl + R: Căn phải cho văn bản.
Ctrl + M: Lùi đầu dòng đoạn văn bản.
Ctrl + Shift + M: Xóa định dạng Ctrl + M
Ctrl + T: Lùi đoạn văn bản 2 dòng trở đi.
Ctrl + Shift + T: Xóa định dạng Ctrl + T.
Ctrl + Q: Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản
* Tạo số mũ
Ctrl + Shift + =: Tạo số mũ, ví dụ H2
Ctrl + =: Tạo số mũ ở dƣới (thường dùng cho các kí hiệu hóa học), ví dụ H2O
* Làm việc trên các bảng biểu

Tab: Di chuyển và chọn nội dung của ô bảng biểu kế tiếp hoặc tạo một dòng mới nếu đang ở ô cuối cùng trong bảng.

Shift + Tab: Di chuyển con trỏ chuột tới nội dung của ô liền kề.
Shift + các phím mũi tên: Chọn nội dung của ô liền kề ngay vị trí đang chọn.
Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên: Mở rộng vùng chọn theo từng ô bảng biểu.
Shift + F8: Thu nhỏ kích thước vùng chọn theo từng ô.

Ctrl  +  5  (khi  đèn  Num Lock  tắt):  Chọn  nội  dung  của  toàn  bộ  ô  bảng  biểu.
Alt + Home: Về ô đầu tiên của bảng biểu
Alt + End: Về ô cuối cùng của dòng hiện tại.
Alt + Page up: Trở lại ô bảng biểu đầu tiên của cột.
Alt + Page down: Trở lại ô bảng biểu cuối cùng của cột.
Mũi tên lên: Di chuyển con trỏ chuột lên trên một dòng
Mũi tên xuống: Di chuyển con trỏ chuột xuống dƣới một dòng.

Nhập văn bản:

- Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI: Dùng dãy số trên vùng phím dữ liệu để đặt dấu tiếng Việt

- Số1: dấu sắc - Số 5: dấu nặng
- Số 2: dấu huyền - Số 6: dấu ^ (â)
- Số 3: dấu hỏi - Số 7: dấu , (ƣ)


- Số 4: dấu ngã
- Số 9: dấu – (đ)

- Gõ tiếng Việt theo kiểu Telex aa = â

ee = ê oo = ô aw = ă w = ƣ ow = ơ


- Số 8: dấu  (ă)


Dấu sắc = s
Dấu huyền = f
Dấu hỏi = r
Dấu ngã = x
Dấu nặng = j


- Nguyên tắc nhập văn bản
Trình tự thông thường khi nhập văn bản:

+ Bước 1: Khởi động Word.
+ Bước 2: nhập thô văn bản, lưu ý chọn font chữ, bảng mã và kiểu gõ tiếng việt.
+ Bước 3: Định dạng văn bản.
+ Bước 4: Trang trí văn bản

 Chọn văn bản

Chọn bằng Phím:
Bấm: Shift +  hoặc  : chọn 1 ký tự ( bên trái hoặc bên phải)
Shift + End : chọn từ điểm chèn đến cuối dòng
Shift + Home: chọn từ vị trí điểm chèn đến đầu dòng
Shift + Page Up: chọn từ vị trí điểm chèn lên một trang màn hình
Shift + Page Down: chọn từ vị trí điểm chèn xuông một trang màn hình
Ctrl + A: Chọn toàn bộ tài liệu
Chọn bằng Mouse:
- Nhắp đúp vào một từ để chọn từ đó.

- Drag mouse qua các đoạn văn bản để chọn hoắc nhắp vào một đầu của khối muốn chọn, bấm giữ phím Shift và nhắp chuột ở đầu còn lại

 Bỏ chọn:
- Nhắp mouse tại điểm bất kỳ trong tài liệu hay bấm bất kỳ phím mũi tên nào đó.

3. Lưu văn bản

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc Click chuột vào biểu tượng
 trên thanh

Ribbon.
- Cách 2: Vào file/ chọn Save hoặc Save as…. xuất hiện hội hội thoại Save as

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Save Trong khung Save As chọn
Hộp hội thoại Save Trong khung Save As chọn

 + Save in, chọn nơi cần lưu tập tin ( ổ đĩa, thư mục chứa tập tin )
+ File name: đặt tên cho tập tin cần lưu.
+ Save as type : Kiểu định dạng tài liệu.
+ Sau cùng nhắp nút Save hoặc nhấn Enter để lưu lại nội dung văn bản.

Lưu ý: Trong khi nhập văn bản nhớ thường xuyên lưu văn bản để đề phòng mất điện hoặc các sự cố khác.

Mở mới trang văn bản

- Cách 1: Nhắp vào nút New trên thanh công cụ
- Cách 2: Dùng lệnh file/New/ chọn Blank document / chọn Create.
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +N

Mở văn bản đã có

Mở tài liệu có sẵn trên đĩa:
- Cách 1: Nhắp vào nút Open   trên thanh công cụ

- Cách 2: Dùng lệnh file / Open
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +O
Sau khi làm một trong cách trên, sẽ xuất hiện hộp hội thoại Open
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại open
Hộp hội thoại open


Chọn tập tin muốn mở, sau đó nhắp vào nút Open hoặc nhấn Enter.

Đóng văn bản

- Cách 1: Nhắp vào nút Close của cửa sổ tập tin.
- Cách 2: Dùng lệnh file/exit

In ấn

Định dạng trang in

- Để định dạng trang, dùng lệnh Page Layout/Page Setup, xuất hiện khung đối thoại Page Setup.

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Margins
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Margins

Trong Tab Margin:

- Top: Ấn định lề trên, tức là khoảng cách từ mép trên của tờ giấy đến dòng đầu tiên của văn bản.

- Bottom: Ấn định lề dƣới.
- Left: Ấn định lề trái.
- Right: Ấn định lề phải.
- Gutter Position: Phần dùng làm gáy sách.

- Trong khung Orientation: nếu chọn Portrait là in theo hƣớng giấy để đứng còn chọn Landscape thì in theo hƣớng giấy nằm ngang.

- Multiple Pages:
Normal: bình thường.

Mirror margin: định dang trang chẵn, lẻ.

2 paper per sheet: 2 trang trên một khổ giấy đã chọn.

- Apply to:
Whole Document: Định dạng cho cả tài liệu.

This point forward: Định dạng như trên từ vị trí điểm chèn trở về đầu tài liệu
Trong Tab Paper:

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Paper
Hộp hội thoại Paper


- Chọn khổ giấy muốn dùng trong khung Paper Size. TRƯỜNG hợp muốn dùng một tờ giấy để in mà kích thước không có trong hộp này thì khai báo kích thước giấy in trong hai hộp Width ( độ rộng) và Height (độ cao)

 Trong Tab Layout:

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Layout
Hộp hội thoại Layout

- Header and Footer:
+ Defferent odd and even: Tiêu đề đầu trang của trang chẵn và trang lẻ khác nhau.
+Defferent Fisrt page: Tiêu đề đầu trang của trang đầu và các trang sau khác nhau.
- From edge

+ Header: Khoảng cách từ mép giấy tới vùng dùng làm tiêu đề đầu trang( thường nhỏ hơn mục Top).

+ Footer: Khoảng cách từ mép giấy tới vùng dùng làm tiêu đề cuối trang( thường nhỏ hơn mục Bottom)

Đánh số trang:

Dùng lệnh Insert/Page number, chọn:

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Page Number
Hộp hội thoại Page Number

+ Top of Page: Chèn số trang ở lề trên văn bản.
+ Bottom of Page: Chèn số trang ở lề dƣới văn bản
+ Page Margin: Chèn số trang ở lề trái, phải văn bản.
+ Curent Position: Một số kiểu chèn số trang có sẵn.
- Nhắp chọn Format Page Number, xuất hiện tiếp hộp đối thoại Page number Format:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Page Number Format
Hộp hội thoại Page Number Format

+ Chọn dạng thức số hiện trên trang in (VD: 1,2,3… hay I,II,III…) trong khung

Number Format

+ Trong khung Page Numbering: Chọn Continue from Previous Section là số trang trong Section hiện tại được đánh số tiếp theo từ số trang của Section trƣớc (nếu có). Chọn Start at nếu muốn đánh số trang mà không bắt đầu từ 1(nhắp chọn nút Start at và gõ vào nút mũi tên tăng giảm để ấn định số trang bắt đầu) .

Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang

- Vào menu Insert, chọn lệnh Header hoặc Footer, điểm chèn sẽ xuất hiện trong khung Header hoặc Footer để nhập nội dung cho dòng tiêu đề, kèm theo sẽ xuất hiện Thanh công cụ Header & Footer Tools/Design .
tinhoccoban.net - Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang.
Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang.
+ Header: Tạo tiêu đề dầu trang
+ Footer: Tạo tiêu đề cuối trang
+ Insert page number: Chèn số trang.
+ Format page number: Định dạng trang
+ Date &Time: Chèn ngày giờ hệ thống
+ Page setup: Định dạng trang
+ Show Document Text: Hiện văn bản
+ Show previous: Hiển thị trang trƣớc
+ Show next: Hiển thị trang tiếp theo.

In ấn

- Dùng lệnh File/Print ( hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P, hoặc nhắp vào biểu tượng chiếc

máy in   trên thanh công cụ Ribbon), xuất hiện khung đối thoại Print:

tinhoccoban.net - Khung đối thoại Print
Khung đối thoại Print

- Trong khung Copies: nhập vào số lượng bản in.
- Trong khung Printer: Chọn máy in
- Trong khung Print All Pages: Chọn những trang sẽ in hoặc chọn in thuộc tính văn bản
+ Print All Pages: in toàn bộ tài liệu
+ Print Curent page: chỉ in trang hiện tại (trang đang chứa điểm chèn)
+ Print Selection : chỉ in đoạn văn bản đã chọn trong tài liệu.
+ Only print odd pages: chỉ in những trang lẻ
+ Only print even pages: chỉ in những trang chẵn

- Trong khung Pages: gõ vào số của các trang muốn in, các số cách nhau bởi dấu "," hoặc gõ phạm vi các trang muốn in (trang đầu và trang cuối của phạm vi cách nhau bởi dấu " -").

- Trong khung Print one sided: Chọn in một hoặc hai mặt, tính năng này có thể không có ở một số dòng máy in

- Trong khung collated: Lựa chọn sắp xếp bản in (ví dụ trang 1,2,3;1,2,3…) hoặc không sắp xếp (ví dụ trang 1,1;2,2;…)

- Trong khung Portrait Orientation: Chọn hƣớng in theo chiều dọc hoặc phương ngang của giấy

- Trong khung A4: Chọn cỡ giấy

- Trong khung Custum Margins: Canh lề trang in
- Trong khung 1 Page Per Sheet : Chọn số lượng trang in trên một mặt giấy.

Sau khi đã lựa chọn các thông số vừa ý thì nhắp vào nút Print để in tài liệu đã chọn in. Bài tập: Hãy tạo một thư mục, soạn thảo thư mời sau trên khổ giấy A4, định dạng lề trên 2cm

, dƣới 2cm , trái 2 cm , phải 2 cm , phông chữ Times New Roman và lưu văn bản sau với tên baitap1.doc.

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO       CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
    TRƯỜNG ĐẠI HỌC ABC                            Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

GIẤY BÁO KẾT QUẢ THI TUYỂN TRƯỜNG đại học ABC trân trọng thông báo: Thí sinh :

1. Mã SV :
2. Địa chỉ:
3. Sinh năm :
4. Trong kỳ thi tuyển vào Trường ĐH ABC khoá 2018 - 2019, đã đạt điểm:
5. Kết quả:
Hà nội, ngày 20 tháng 8 năm 2018

Câu hỏi, bài tập:

Hãy soạn thảo một văn bản khoảng 5 trang giới thiệu về đất nước Việt Nam, trên khổ giấy A4, định dạng lề trên 2cm, dƣới 2cm, trái 2 cm, phải 2 cm, phông chữ Times New Roman và lưu văn bản sau với tên Datnuoc.doc.

Bài tiếp theo: BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN