[Hệ Thống Thông Tin] Các Phương Pháp Xác Định Yêu Cầu Tổng Thể phần 3

Đánh giá hiện trạng hệ thống.
      Thiếu:
      Thiếu sổ ghi chép tính tồn kho, tồn kho tính được hiện nay là do kiểm kê sau một vài ngày.
      Thiếu thông tin xuất bán lẻ để tính tồn kho, các thông tin này do phòng kinh doanh cung cấp (phòng này rất bận rộn hiếm khi cung cấp).
      Kém hiệu lực:
      Các giấy tờ chứng từ thường ùn tắc ở phòng kinh doanh do không kịp ghi chép.
      Việc kiểm kê tồn kho thường khó khăn và không chính xác lắm do kho lớn.
      Các báo cáo thống kê thường xảy ra sai sót và kéo dài (có khi cả tháng).
      Tốn kém
      Chi phí giấy tờ, …

Bài tập: Hãy xác định yêu cầu phần mềm quản lý sinh viên và phần mềm quản lý bán hàng.

Ø  Brainstorming là gì?
Bạn bắt đầu thiết kế một tác phẩm hay bất cứ một thứ gì, việc bạn bắt đầu sẽ là gì? Bạn có thể ngay lập tức ngồi vẽ ra liền hình dáng của nó, hay tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh ngay? Câu trả lời là không, vậy việc đầu tiên phải làm là gì?

Thứ bạn cần tới chính là ý tưởng, và để đạt được bạn phải suy nghĩ rất nhiều. Đã bao giờ bạn ngồi hàng giờ trước một tờ giấy trắng mà không đạt được bất cứ một ý tưởng cụ thể nào? Khi đó, có phải bạn thật sự không có khả năng sáng tạo? tất nhiên là không phải. Chỉ đơn giản là bạn chưa tìm được cách nắm bắt được tất cả những ý tưởng của mình.

Vậy kỹ thuật Brainstoming là gì?

Đơn giản đây là phương pháp giúp cho não của bạn hoạt động một cách hiệu quả và sáng tạo nhất. Brainstorming không chỉ dành riêng cho những họa sĩ bậc thầy hay những nhà thiết kế đồ họa lâu năm mà còn có thể được sử dụng bởi tất cả mọi đối tượng, những người cần tới sự sáng tạo, tìm kiếm cái mới cho dù họ là họa sĩ, kỹ sư hay một chuyên gia kinh tế.

Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa một nhà thiết kế và số còn lại? Đó chính là sự độc đáo trong ý tưởng và cách thể hiện. Vậy làm cách nào để có những ý tưởng thật sự độc đáo? Hãy ví dụ có 100 nhà thiết kế nghĩ ra đuợc 100 ý tưởng khác nhau, và nếu ý tưởng của bạn không thể nào vượt qua ranh giới của 1000 ý tưởng này thì chắc chắn rằng cho dù ý tưởng của bạn có hay tới mức nào thì cũng chỉ là một sự sao chép. Nhưng hãy hình dung nếu bạn có thể đưa ra được 101 ý tưởng, điều này có nghĩa chắc chắn bạn đã tạo ra dược một điều gì đó hoàn toàn mới mẻ. Bạn đã đạt được 1 sự khác biệt so với những người còn lại, nhưng nếu bạn đã có 1 ý tưởng mới rồi, vậy chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể nghĩ ra tới 110 ý tưởng. Khi đó bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để có thể so sánh và lựa chọn ra ý tưởng nào là tối ưu nhất để có thể ứng dụng vào thực tế.

 Brainstorming cá nhân đến tập thể
Mỗi đơn vị, mỗi doanh nghiệp thường có những phương thức brainstorming riêng, tập trung ở hai phương thức chính, đó là brainstorming cá nhân và brainstorming tập thể.

■ Brainstorming cá nhân:
Với những cá nhân chưa từng tham gia brainstorming tập thể hoặc khi tập thể không có điều kiện để tổ chức một buổi brainstorming cùng nhau, mỗi cá nhân sẽ phải tự brainstorming để tìm ra ý tưởng. Thuận lợi của phương thức này là cá nhân thường có xu hướng đưa ra nhiều ý kiến hơn, thoải mái sáng tạo hơn vì không phải lo lắng người khác nghĩ gì, tán thưởng hay mỉa mai ý kiến của mình.Tuy nhiên, cá nhân sẽ khó có thể phát triển ý tưởng hiệu quả toàn diện như khi có người khác cùng brainstorming. Do đó khi tự brainstorming, cá nhân phải biết hệ thống những suy nghĩ để phát triển ý tưởng theo chiều hướng mới hơn, sâu rộng hơn.

■ Brainstorming tập thể:
Đây là phương thức thông dụng nhất và hiệu quả nhất do khai thác được kinh nghiệm và sự sáng tạo của tất cả các thành viên trong tập thể. Khi một cá nhân bị “nghẽn” ý tưởng, kinh nghiệm và tư duy của thành viên khác sẽ “khai phá” dòng ý tưởng sang một hướng mới. Vì thế, brainstorming tập thể sẽ phát triển ý tưởng sâu hơn. Brainstorming tập thể phải được điều khiển bởi một người có kinh nghiệm và linh họat để những người chưa có sự sáng tạo hoặc có những ý kiến bất thường không bị ngượng ngập và rời khỏi tập thể.

Tiến trình cho một buổi brainstorming hiệu quả:
  • Định rõ vấn đề cần được giải quyết và liệt kê những tiêu chuẩn đặt ra.
  • Hướng buổi brainstorming theo đúng trọng tâm
  • Đảm bảo không có bất kì người nào bình phẩm hay đánh giá những ý kiến được đưa ra trong suốt quá trình brainstorming
  • Tin tưởng, khuyến khích lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm. Động viên mọi người, kể cả những người trầm lặng nhất góp ý kiến và phát triển ý tưởng.
  • Tạo một không khí brainstorming hào hứng, vui vẻ. Thu thập càng nhiều ý tưởng càng tốt, từ những điều thực tế đến những chuyện hoang đường
  • Chào đón tất cả sự sáng tạo.
  • Không để bất kì dòng ý tưởng nào được thảo luận quá lâu, vì sẽ dễ đưa ý tưởng đi lệch trọng tâm.
  • Khuyến khích mọi người phát triển ý tưởng của thành viên khác hoặc dùng ý tưởng của người khác để phát triển ra ý tưởng mới.
  • Luôn có thư ký cho buổi brainstorming để ghi lại những ý tưởng được đề ra theo hình thức biểu đồ phát triển, biểu đồ này sẽ rất có ích để tìm hiểu và tổng kết nhằm đưa ra kết quả tối ưu. 
Vật dụng cần thiết để thực hiện buổi brainstorming
  • Phòng họp rộng, thoáng mát. Tốt nhất là một nơi có khung cảnh đẹp, kích thích trí tưởng tượng và sáng tạo.
  • Bánh, trái cây, thức uống…tạo điều kiện thoải mái nhất.
  • Giấy và viết cho từng thành viên tham dự để ghi lại diễn biến suy nghĩ của mình và đồng nghiệp.
Bảng viết lớn đặt trong phòng họp ghi nhận toàn bộ những ý tưởng bất chợt.

Ø  Activity Diagram
Dùng Activity Diagram để mô tả dòng sự kiện của hệ thống.
Các thành phần của lược đồ này bao gồm:
   Biểu tượng Activity
  Biểu tượng bắt đầu (start State) và kết thúc (end state)
  Transition (chuyển đổi)
  Đồng bộ hóa (synchronization)
 Điểm quyết định (Decision node)

  Đối tượng và dòng đối tượng
  Trong một activity có thể có 1 trong 4 loại hành động sau:
      Entry
      Exit
      Do
      Event
  Các hành động này là tùy chọn, nhưng cho các thông tin chi tiết giúp hoàn thành công việc thiết kế
  Ngay khi bắt đầu 1 activity, hành động này được đánh dấu bằng từ khóa “entry”
  Khi ra khỏi 1 activity, hành động này được đánh dấu bằng từ khóa “exit”
  Trong khi thực thi một activity, hành động này được đánh dấu bằng từ khóa “do”
  Ngay khi có 1 sự kiện nào đó xảy ra, hành động này được đánh bằng từ khóa “event”
  Để báo nơi bắt đầu và kết thúc của lược đồ.
  Mỗi lược đồ actitvity phải có điểm bắt đầu nhưng không bắt buộc phải có điểm kết thúc. 
Trong 1 lược đồ activity có thể có nhiều hơn 1 điểm kết thúc, nhưng chỉ có 1 điểm bắt đầu mà thôi
Đối tượng là một thực thể bị ảnh hưởng bởi dòng sự kiện. Nó có thể được dùng hay bị thay đổi bởi 1 activity.
 
Quy trình nghiệp vụ lập kế hoạch đào tạo
Quy trình nghiệp vụ lập kế hoạch đào tạo
  Đối tượng được nối với activity thông qua ký hiệu object flow

Trong lược đồ này thì ticket bị tác động bởi activity và activity cũng được tác động bởi ticket. 
· Transition chỉ ra dòng điều khiển đi từ activity này sang activity khác.

§  Để kiểm soát được khi nào xảy ra chuyển đổi có thể dùng:
§  Sự kiện (event)
§  Điều kiện rẽ nhánh (guard condition)
  Nếu dùng sự kiện: thì sự kiện buộc phải xảy ra thì chuyển đổi mới được phép xảy ra.
  Sự kiện được đặt tên, tiếp theo là đối số trong cặp ngoặc đơn (nếu có) nằm dọc theo đường mũi tên của transition.
  Sự kiện chỉ đóng vai trò kích khởi transition
  Để kiểm soát xem transition có đươc phép xảy ra hay không thì phải dùng điều kiện.
  Nếu điều kiện đúng thì transition mới xảy ra.
  Ký hiệu của điều kiện [condition]  nằm dọc theo đường mũi tên của transition

Ø  Điểm quyết định
  Là nơi có 1 hay nhiều cạnh đến (incoming edge) và 2 hay nhiều cạnh ra (outgoing edge).
  Các cạnh ra hay vào đều là các transition.
Ký hiệu: dạng hình thoi. 

[Hệ thống thông tin] Các phương pháp xác định yêu cầu tổng thể phần 2.


v Phương pháp nghiên cứu tài liệu
      Hạn chế:
      Các tài liệu tiềm ẩn nguồn thông tin không đúng, trùng lặp.
      Thiếu tài liệu.
      Tài liệu hết hạn

v Phương pháp quan sát hiện trường
      Quan sát trực tiếp tại nơi làm việc, hiện trường xem xét quy trình làm việc thực tế của tổ chức.
      Theo dõi việc luân chuyển thông tin trong tổ chức.
      Tham gia trực tiếp vào một bước hay cả quy trình nghiệp vụ để ghi nhận, nắm bắt những thông tin cần thiết.
      Ưu điểm:
      Phương pháp này bổ sung thêm những kết quả khảo sát của những phương pháp khác, góp phần củng cố thêm những dự đoán của người phân tích hệ thống. 



Ø  Phương pháp hiện đại
v Thiết kế kết hợp người dùng - JAD
Là một hình thức phỏng vấn nhóm, tuy nhiên đi theo một chương trình và phân tích viên điều khiển thứ tự câu hỏi được trả lời bởi người dùng.
Địa điểm: (phòng họp) đầy đủ trang biết bị, tập trung cao.
·                     Chương trình: thứ tự các mục nội dung buổi họp.
·                     Công cụ trợ giúp.
·                     Thành phần tham dự JAD bao gồm:
o   Chủ trì buổi họp: tổ chức, điều hành buổi họp.
o   Người sử dụng (là thành phần quan trọng).
o   Nhà quản lý.
o   Phân tích viên hệ thống.
o   Nhà tài trợ.
o   Thư ký.
Đội ngũ lập trình viên phát triển hệ thống: người lập trình, người phân tích cơ sở dữ liệu, các nhà lập kế hoạch hệ thống thông tin, phòng tổ chức dữ liệu trung tâm. 
Khung cảnh một phòng họp bình thường cho buổi họp JAD - (nguồn: Adapter from Wood and Silver, 1989)
v Phương pháp sử dụng mẫu
Phương pháp sử dụng mẫu
      Ưu điểm:
      Gắn bó chặt chẽ với người dùng trong giai đoạn phân tích thiết kế.
      Giúp nắm được yêu cầu một cách cụ thể hơn là những yêu cầu trừu tượng bằng lời nói hay trên giấy
      Phương pháp này hữu hiệu khi:
      Yêu cầu chưa rõ ràng, khó hiểu.
      Có sự tham gia của người dùng và các thành viên khác vào việc phát triển hệ thống.
      Chi tiết hóa những vấn đề trảo đổi đã tồn tại giữa phân tích viên và người dùng.
      Công cụ (biểu mẫu, báo cáo, máy móc thiết bị) và dữ liệu đã sẵn sàng.
      Hạn chế:
      Hình thành xu hướng không chuẩn mực trong việc tạo ra các tài liệu hình thức về yêu cầu hệ thống.
      Các mẫu in đậm dấu ấn và phong cách đặc thù của người sử dụng ban đầu nên có thể gây khó khăn cho những người sử dụng sau này.
      Các mẫu thường xây dựng trên hệ thống đơn nên có thể bỏ qua vấn đề tương tác và chia sẻ dữ liệu với những hệ thống khác.
      Văn bản: sử dụng trong trường hợp bản chất vấn đề đơn giản.
Công cụ sử dụng để mô tả hệ thống
      Cây quyết định: nếu tổ hợp tình huống quá nhiều.
      Bảng quyết định: nếu tổ hợp tình huống không nhiều.
      Bảng quyếtt định theo điều kiện.
      Bảng quyếtt định theo chỉ tiêu.
      Lưu đồ.
Đánh giá yếu kém của hiện trạng

Mô tả một hệ thống quản lý bán hàng
Mô tả một hệ thống quản lý bán hàng

Mời các bạn đọc tiếp phần 3

[Hệ thống thông tin] Phương pháp xác định yêu cầu tổng thể phần 1

 Các phương pháp xác định yêu cầu:

Trong phần này cần xác định những vấn đề sau :
-                Xác định các nghiệp vụ của hệ thống phần mềm.
-                Các đối tượng tham gia vào hệ thống phần mềm.
-                trạng thái của các đối tượng trong hệ thống phần mềm.

Trước tiên cần xác định các yêu cầu chức năng (công việc phần mềm thực hiện) cũng như phi chức năng (công nghệ dùng để phát triển phần mềm, sử dụng trong hệ điều hành nào...) của phần mềm. Sau đó cần xác định rõ tài nguyên cần thiết để xây dựng phần mềm. Tài nguyên ở đây có thể gồm có nhân tố con người, các thành phần, phần mềm có thể sử dụng lại, các phần cứng hoặc công cụ có sẵn cần dùng đến; trong đó nhân tố con người là quan trọng nhất. Điều cuối cùng là xác định thời gian cần thiết để thực hiện dự án. Trong quá trình này cần phải nắm bắt được bài toán thực tế cần giải quyết cũng như các hoạt động mang tính nghiệp vụ của khách hàng để có thể xác định rõ ràng yêu cầu chung của đề án, xem xét dự án có khả thi hay không. Cần phải có phương pháp xác định yêu cầu.
Các phương pháp xác định yêu cầu.
Ø Phương pháp truyền thống
ü  Phỏng vấn
ü  Lập bảng câu hỏi (viết)
ü  Nghiên cứu tài liệu
ü  Quan sát hiện trường
ü  Phỏng vấn nhóm
v    Phương pháp phỏng vấn.
       Đối tượng phỏng vấn:
       Cá nhân
       Bộ phận/tổ chức
       Phương thức phỏng vấn:
       Tự do: hỏi đâu trả lời đó
       Có hướng dẫn: hướng người được phỏng vấn theo mục tiêu chính.
       Câu hỏi mở: có phạm vi trả lời tự do, kết quả không tuân theo một vài tình huống cố định
       Bạn nói điều gì là tốt nhất về hệ thống thông tin mà bạn đang sử dụng hiện tại để thực hiện công việc của bạn?
       Liệt kê 3 tuỳ chọn trình đơn mà bạn sử dụng thường xuyên nhất?
Câu hỏi mở
Câu hỏi đóng
Ưu điểm
-         Không ràng buộc kết quả trả lời
-         Có thể phát sinh ý tưởng mới

-         Thời gian trả lời ngắn
-         Nội dung trả lời tập trung, chi tiết, giúp khai thác tốt.
Khuyết điểm
-         Thời gian dễ kéo dài
-         Khó tóm tắt nội dung
-         Nội dung trả lời có thể vượt phạm vi câu hỏi

-         Mất nhiều thời gian chuẩn bị câu hỏi
-         Thông tin hữu ích nhiều khi không nằm trong danh sách các câu trả lời có sẵn
-         Không mở rộng được kết quả trả lời


      Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà sự trả lời là việc chọn lựa một hoặc nhiều trong những tình huống xác định trước
       Điều nào sau đây mà bạn cho là điều tốt nhất trong hệ thống thông tin mà bạn đang sử dụng hiện tại để thực hiện công việc của bạn (chỉ chọn một)?
t  Có dễ dàng truy cập đến tất cả dữ liệu mà bạn cần
t  Thời gian phản hồi của hệ thống
t  Khả năng chạy đồng thời của hệ thống với các ứng dụng khác.
Quy trình phỏng vấn

Trước khi phỏng vấn
       Chuẩn bị danh sách các chủ đề chính muốn hỏi.
       Danh sách những cá nhân, bộ phận sẽ phỏng vấn
       Những người có trách nhiệm
       Những người hiểu biết lĩnh vực cần quan tâm.
       Liên hệ trực tiếp với người sẽ được phỏng vấn (hoặc thông qua thư ký của người đó) để lên lịch làm việc
       Thời gian, địa điểm
       Báo trước mục đích phỏng vấn.

Trong khi phỏng vấn
       Tự giới thiệu về mình và nhiệm vụ của mình, mục tiêu của dự án.
       Kiểm chứng lại đối tượng phỏng vấn.
       Thái độ: tạo sự tin tưởng, tạo không khí thoải mái, thân thiện.
       Chăm chú lắng nghe, ghi nhận, không nên cho nhận xét.
       Làm chủ cuộc phỏng vấn như biết cách hướng dẫn, điều hành cuộc phỏng vấn để tránh lan man.
       Những câu hỏi thường dùng trong lúc phỏng vấn: Cái gì? Bao giờ? Cách nào có?...
       Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngôn ngữ tin học.
       Thông tin thu nhận phải định lượng rõ ràng, tránh những thông tin định tính, chung chung, không rõ ràng, mơ hồ.
       Nên có câu hỏi về đánh giá (lời khuyên) đối với qui trình nghiệp vụ.

Kết thúc phỏng vấn
       Tóm tắt những điểm chính nhằm có sự xác nhận chính xác.
       Kiểm tra, hệ thống hóa nội dung thu thập.
       Lập biên bản phỏng vấn.
       Chuẩn bị cho một sự hợp tác tiếp theo, để lại một lối thoát mở cho cả hai bên.
       Không nên tạo một cuộc đối thoại quá dài hoặc chuẩn bị quá nhiều câu hỏi để hỏi.
Mẫu lập kế hoạch phỏng vấn
Mẫu lập kế hoạch phỏng vấn.

v    Phương pháp phỏng vấn nhóm
Đặc điểm của phỏng vấn nhóm là:
         Nhiều phân tích viên
         Nhiều đối tượng phỏng vấn
         Mỗi phân tích viên đặt câu hỏi và ghi nhận lại ý kiến về lãnh vực mình
Ví dụ về lập kế hoạch phỏng vấn
Phỏng vấn ai
       Ưu điểm:
       Giảm thiểu thời gian phỏng vấn.
       Cho phép các đối tượng phỏng vấn nghe được ý kiến chủ đạo của lãnh đạo trên những ý kiến bất đồng liên quan đến một vấn đề đặt ra.
       Nhược điểm
       Khó để tổ chức một buổi phỏng vấn nhóm vì khó để tìm được một thời gian và vị trí thích hợp cho tất cả mọi người.

v  Phương pháp lập bảng câu hỏi
       Phân loại câu hỏi thành nhóm.
       Phân loại đối tượng thành nhóm, theo những phương pháp sau:
       Đối tượng chủ đạo, tích cực
       Ngẫu nhiên
       Theo chủ định: thỏa tiêu chuẩn (có kinh nghiệm trên 2 năm, thường xuyên sử dụng hệ thống,…)
       Chọn theo loại : người dùng, quản lý,…
Quy trình phỏng vấn nhóm


Lập bảng câu hỏi

Trình bày mục đích của việc điều tra.
Nêu rõ mục đích những câu hỏi.
Hướng dẫn điền những câu trả lời.
Thời hạn gởi lại bảng câu hỏi đã trả lời.
Câu hỏi phải cụ thể, rõ ràng, dễ lựa chọn phương án trả lời.
Hình thức bảng câu hỏi phải tiện dụng cho người chuyên viên sau này.
Nếu cần quản lý việc điều tra bằng máy tính thì mẫu câu hỏi phải có hình thức hợp lý để dễ dàng nạp vào máy tính.
Chừa đủ chỗ để trả lời.
Có chỗ để nhận xét.
Có phần nhận xét chung/yêu cầu gì.Trong bảng câu hỏi cần ghi rõ họ tên/ký tên xác nhận trách nhiệm thông tin của người trả lời để tiện việc liên lạc, trao đổi. Dưới đây là bảng so sánh các phương pháp 

Đặc điểm
Phỏng vấn
Bảng câu hỏi
Sự phong phú thông tin
Cao (qua nhiều kênh: trả lời, quan sát, cử chỉ, thái độ…)
Trung bình tới thấp (chỉ trả lời)
Thời gian
Có thể kéo dài
Thấp, vừa phải
Chi phí
Có thể cao
Vừa phải
Cơ hội nắm bắt và phát hiện
Tốt: việc phát hiện và chọn lọc các câu hỏi có thể được đặt ra bởi hoặc người phỏng vấn hoặc người được phỏng vấn
Hạn chế: sau khi thu thập dữ liệu cơ sở
Tính bảo mật
Mọi người biết lẫn nhau
Không biết người trả lời
Vai trò tham gia
Người được phỏng vấn đóng một vai trò quan trọng và có thể quyết định kết quả
Trả lời thụ động, không chắc chắn quyết định kết quả

Mời các bạn đọc tiếp phần 2.

Bài đăng phổ biến

Bài viết mới nhất

Tin học cơ bản - Nền tảng của mọi kỹ năng

Mọi thông tin trên blog đều được giữ bản quyền bởi Tin học cơ bản. Các bạn nếu muốn lấy thông tin từ blog vui lòng ghi rõ nguồn Tinhoccoban.net

TIN HỌC CƠ BẢN