Tin học cơ bản, nền tàng của mọi kỹ năng.

[Tin học văn phòng đầy đủ] ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Mục lục seri các bài viết hướng dẫn tự học tin học văn phòng đầy đủ

BÀI 1. GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH

BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL

BÀI 3 LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

BÀI 8 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI

BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT

BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

BÀI 17 KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

BÀI 20. TẠO LẬP BÁOCÁO DỮ LIỆU

Bài trước: BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Giới thiệu:

Khi chúng ta nhập xong đoạn văn bản thì có bố cục trình bày rất đơn giản, khó nhìn. Do đó ta cần phải thay đổi tính chất của đoạn văn bản như: định dạng lề, khoảng cách lề

...theo chuẩn của một văn bản nhà nƣớc ban hành. Quá trình thay đổi đó gọi là định dạng đoạn văn bản.Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu một cách thật cụ thể về định dạng văn bản.

Mục tiêu:
- Trình bày cách sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.
- Trình bày được cách định dạng ký tự và đoạn văn bản

- Trình bày được cách định dạng lề, vị trí lề, spaceing, tab, ký hiệu đƣờng viền và tô nền của văn bản.

- Thực hiện được thao tác sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.

- Thực hiện được các thao tác định dạng được lề, vị trí lề, spaceing, tab, ký hiệu đƣờng viền và tô nền của văn bản.

- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.

Sao chép văn bản

- Chọn khối văn bản muốn sao chép. Sau đó bấm phím Ctrl + C (hay nhắp vào nút Copy trên thanh công cụ).

- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép, bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút Paste trên thanh công cụ).

Di chuyển văn bản

- Chọn khối văn bản muốn di chuyển. Sau đó bấm phím Ctrl + X (haynhắp vào nút Cut trên thanh công cụ).

- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép , bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút Paste trên thanh công cụ).

Xóa văn bản

- Chọn khối văn bản muốn xoá. Sau đó bấm phím Delete (hay phím Backspace).

Khôi phục văn bản

- Muốn huỷ bỏ thao tác vừa làm, bấm phím Ctrl + Z hoặc nhắp nút Undo trên thanh công cụ. - Muốn lặp lại thao tác vừa làm, hoặc bấm phím Ctrl + Y hoặc nhắp nút Redo trên thanh công cụ

Định dạng văn bản

Định dạng ký tự

Định dạng bằng thanh công cụ
+ Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng.

+ Bước 2: Sử dụng các nút định dạng trên thanh Ribbon Home để định dạng:

Hộp hội thoại định dạng văn bản trên Ribbon Home

 Định dạng bằng Ribbon Home:

+ Bước 1: Chọn các ký tự cần định dạng (nếu không chọn thì Word sẽ áp dụng cho từ đang chứa điểm chèn).

+ Bước 2: Vào Home, chọn lệnh Font hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+ D lúc đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Font gồm tab: Font, Advanced

Hộp hội thoại Font

 Trong Tab Font gồm:
- Chọn Font chữ trong khung Font

- Chọn kiểu trong khung Font Style, gồm có các kiểu:
+ Normal: thường
+ Italic: nghiêng
+ Bold : Đậm
+ Bold – Italic: đậm và nghiêng
- Chọn cỡ chữ trong khung Size
- Chọn kiểu gạch dƣới trong khung Underline Style:
- Chọn các hiệu ứng trong khung Effects:
+ Strikethrough: Gạch ngang ký tự
+ Double Strikethough: gạch ngang với hai nét
+ SuperScript: chỉ số trên
+ Subscript: chỉ số dƣới
+ Shadow: chữ có bong
+ Outline: chữ ở dạng chỉ có đƣờng viền
+ Emboss: chữ nổi lên
+ Engrave: chữ lõm xuống
+ Smal caps: tất cả đều là chữ in hoa
+ Hidden: ẩn (không thấy trên văn bản)
- Chọn màu chữ ở khung Font Color ( mặc nhiên là Automatic)
- Chọn màu của đƣờng gạch chân ở khung Underline Color
- Xem thử kiểu ở khung Preview

Chú ý: Nếu muốn tất cả các lựa chọn trên không thay đổi trong khi soan thảo văn bản thì nhắp vào chọn nút Default. Word sẽ hiện thông báo

Hộp hội thoại xác nhận thay đổi khi định dạng

- Chọn All documents based on the Normal.dotm template
- Chọn OK.
 Trong Tab Advanced

Hộp hội thoại Advanced

- Khung Scale: định tỷ lệ co dãn của ký tự theo bề ngang, nếu tỷ lệ <100% thì chữ sẽ co lại, và ngược lại

- Khung Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự
+ Normal: bình thường
+ Expanded: khoảng cách giữa các ký tự được tăng thêm theo giá trị định ở hộp By
+ Condensed: khoảng cách giữa các ký tự được thu hẹp lại theo giá trị định ở hộp By

- Khung Position: điều chỉnh vị trí của các ký tự , vị trí thể hiện bởi độ cao hay thấp của ký tự đó so với đường chuẩn( đường nằm sát bên dưới ký tự ở trạng thái Normal)

+ Normal: bình thường
+ Raise: ký tự (đã chọn) được đƣa cao lên, độ cao được định ở hộp By
+ Lowered: ký tự (đã chọn) được đƣa thấp xuống, độ hạ thấp được định ở hộp By
Ghi chú: Có thể gõ tổ hợp phím sau để định dạng Font:

Ctrl + Shift + F rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Font rồi Enter. Ctrl + Shift + P rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Size rồi Enter Ctrl + Shift và dấu > để tăng kích thước Font Ctrl + Shift và dấu < để giảm kích thước Font

Định dạng đoạn văn bản

Định dạng lề ( Alignment):
 Dùng thanh công cụ ribbon Home:
Align text left: Canh trái ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + L)
Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)
Align text right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)
Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)
 Dùng lệnh:
- Bước 1: Vào Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph
- Buớc 2: Chọn Tab Indent and Spacing
- Bước 3: Trong mục Alignment, chọn các kiểu canh lề
+ Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)
+ Align right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)
+ Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)

Định dạng vị trí lề ( Indentation)
 Dùng thanh công cụ ribbon Home:

- Chon đoạn văn bản
- Vào Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph

Hộp hội thoại Indent and Spacing

- Left: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến lề trái đoạn văn bản.
- Right: thay đổi khoảng cách từ lề phải văn bản đến lề phải đoạn văn bản.
- Special: Để dịnh dạng First Line hoặc Hainging chọn từ mục Special, nhập giá trị vào mục
By.
+ Firstline: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của dòng đầu đoạn văn bản.
+ Hanging: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của dòng thứ hai trở đi của đoạn văn bản.
 Sử dụng thước đề điều chỉnh:
- Chọn đoạn văn bản.
- Kéo rê các nút trên cây thước để điều chỉnh lề theo ý muốn

Sử dụng thước đề điều chỉnh

Định dạng Spacing
Thay đổi khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn bản.

- Bước 1: Chọn đoạn văn bản.
- Bước 2: Vào ribbon Home, chọn lệnh Paragraph. Xuất hiện hộp thoại

Hộp hội thoại Indent and Spacing

- Bước 3: Chọn Tab Indent and Spacing.

+ Thay đổi khoảng cách đoạn, nhập giá trị vào hộp Before( so với đoạn trƣớc ) hay After( so với đoạn sau).

+ Thay đổi khoảng cách dòng, chọn loại khoảng cách trong mục Line Spacing hoặc nhập giá trị trong hộp At.

- Khung Line Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng chọn:
+ Single: Khoảng cách bằng một dòng bình thường.
+ 1.5 lines: Khoảng cách bằng một dòng rƣỡi.
+ Double: Khoảng cách lớn gấp đôi dòng bình thường.
+ At least: Khoảng cách ít nhất.
+ Exactly: Khoảng cách bằng.
+ Multiple: Khoảng cách gấp số lần
Nếu chọn At least, Exactly và Multiple thì phải chọn hoặc nhập giá trị trong mục At.

Định dạng Tab

- Dấu tab là một ký tự đặc biệt được đặt lên thanh kích thước cho phép căn lề trái, lề phải một đoạn văn bản hoặc tạo các dòng kẻ gồm các ký hiệu dấu chấm(.), hay gọi là định vị bước nhảy của con trỏ trên dòng văn bản.

 Dùng thanh công cụ:
- Bước 1: Chọn các đoạn cần trình bày Tab
- Bước 2: Chọn loại Tab( nhắp chuột vào nút Tab ở góc trái cây thước ngang).

+ Left Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn sao cho ký tự đầu tiên dừng tại vị trí Tab đã đặt.

+ Right Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn sao cho ký tự cuối cùng dừng tại vị trí Tab đã đặt.

+ Center Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển sao cho điểm giữa của đoạn văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt.

+ Decimal Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn sao cho dấu chấm phần thập phân trong đạon văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt.

- Bước 3: Chọn điểm dừng Tab trên cây thước ngang( nhắp chuột trên thước tại vị trí muốn dừng Tab).

- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp trong đạon văn bản và gõ phím Tab.

* Hiệu chỉnh Tab:
+ Thay đổi tọa độ: Kéo Tab đã đặt trên cây thước.
+ Gỡ bỏ: Kéo ký tự Tab ra khỏi cây thước.
Dùng Menu lệnh:
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn định Tab.
- Bước 2: Vào Home/ Paragraph chọn Tabs.
- Bước 3: Thực hiện đặt Tab:

Hộp hội thoại định dạng Tab

+ Default Tab stop: Khoảng cách dừng tab mặc định.

+ Tab stop Position: Khảong cách Tab tính từ lề trái.
+ Alingnment: chọn lọai tab
+ Leader: cách thể hiện Tab
+ Set: thiết lập Tab cùng các thông số đã đặt.
+ Clear : xóa Tab đã chọn.
+ Clear All: Xóa tất cả Tab đã đặt.
+ Nhắp OK trong hộp thọai Tab sau khi đã thiết lập xong.
- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp và nhấn Tab.

Định dạng ký hiệu và đánh số đầu đoạn
Định dạng ký hiệu ( Bullets): Đánh ký tự ở đầu các đọan văn
- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng.
- Bước 2: Vào Ribbon/ chọn thẻ Home -> chọn ký tự sử dụng .

- Bước 3: Chọn ô ký hiệu phù hợp
Lưu ý: Nếu muốn chọn ký hiệu mới hoặc thay đổi định dạng ký hiệu thì chọn một số ký hiệu, sau đó nhắp nút Define New Bullets. Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define New Bullets như sau:
Picture: Liệt kê các ký hiệu có sẵn.
 Symbol: mở hộp thọai Symbol để chọn ký hiệu.

Hộp thoại Define New Bullets

 Font: mở hộp thọai Font để chọn font chữ cho ký hiệu.

 Alignment: thay đổi khỏang cách từ lề trái đến ký hiệu.

 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.

 Định dạng đánh số ( Numbering): Đánh số thứ tự ở đầu các đọan văn.

- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng số.
- Bước 2: Vào Ribbon/ chọn thẻ Home -> chọn số muốn sử dụng

Chọn kiểu số xuất hiện hộp thoại

- Bước 3: Chọn ô ký hiệu số phù hợp

Lưu ý: nếu muốn chọn đánh số mới hoặc thay đổi định dạng thì chọn một ô, sau đó nhắp nút Define New Number format. Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define New Number format như sau:

 Number format: Mô tả kiểu đánh số phần số chọn từ mục Number style, phần ký tự nhập trực tiếp từ bàn phím.
 Font: mở hộp thọai Fontl để chọn font chữ cho đánh số.

 Number style: thay đổi kiểu đánh số.

 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.

Định dạng đƣờng viền và tô nền ( Border and Shading):
Đóng khung và tô nền cho phần văn bản:
 Tạo đường viền( Boder):
- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn đóng khung.
- Bước 2: Vào Ribbon/ Page Layout, chọn lệnh Page Boders.
- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading, chọn Tab Border

Hộp hội thoại Borders

 Setting: chọn kiểu đóng khung.

 Style: kiểu đƣờng viền.

 Color: màu đƣờng viền

 Width: độ dày đƣờng viền.

 Preview: xem trƣớc.

 Apply to: phạm vi tác động.

 Tô màu nền(Shading):
- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn tô nền.
- Bước 2: Vào Home/ Page Layout, chọn Page Boders.
- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Shading.

Hộp hội thoại Shading

 Fill: chọn màu nền trong bảng màu.

 Style: chọn hoa văn trang trí.

 Color: chọn màu trang trí.

 Apply to: phạm vi tô màu nền.

 Chọn xong nhắp vào nút OK để hoàn tất.

 Đóng khung trang văn bản:
- Bước 1: Vào ribbon Home, chọn lệnh Page Boders.
- Buớc 2: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Page Border.

Hộp hội thoại Page Border

- Bước 3: Chọn phạm vi đóng khung trong mục Apply to như sau:
+ Whole Docunment: đóng khung toàn bộ văn bản.
+ This Section: các trang thuộc Section chứa điểm chèn.
+ This Section – First Page Only: chỉ đóng khung trang đầu.
+ This Section – All Except First Page: đóng khung tất cả trừ trang đầu.
- Bước 4: Chọn hoa văn từ mục Art để trang trí khung.

- Bước 5: Nhắp nút OK để hoàn tất.
Bài tập : Trình bày văn bản theo mẫu sau

Câu hỏi, bài tập:

Sạo thảo văn bản khoảng 5 trang, giới thiệu về máy tính và định dạng văn bản như sau:
- Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 14

- Căn chỉnh đoạn văn đều 2 bên, khoảng cách các dòng 18pt.

- In đậm và tô màu xanh về tiêu đề của văn bản
- Kẻ khung cho đoạn văn bản

Bài tiếp theo: BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

[Tin học văn phòng đầy đủ] GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

Mục lục seri các bài viết hướng dẫn tự học tin học văn phòng đầy đủ

BÀI 20. TẠO LẬP BÁOCÁO DỮ LIỆU

Bài trước: BÀI 3 LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

Giới thiệu:

Trước đây khi viết một văn bản thì người ta có thể dùng những que tăm để ghi lên đất hoặc dùng bút ghi lên giấy. Ngày nay do sự phát triển của công nghệ thông tin người ta có thể dùng một phần mềm để soạn thảo văn bản. Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu một cách tổng quan về phần mềm Microsoft Word.

Mục tiêu:
- Khởi động và thoát khỏi được Microsoft word

-Trình bày được các thành phần trên màn hình của microsoft word -Trình bày và thực hiện được các thao tác soạn thảo văn bản

- Thực hiện được các thao tác: Mở một văn bản, đóng, lưu một tập tin
- Chọn lựa các chế độ và hiệu chỉnh trƣớc khi in ấn
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Khởi động và thoát

 Cách khởi động Word :

- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/ Microsoft Word
- Cách 2: Nhắp chọn biểu tượng Word trên màn hình Win.
 Màn hình của Word

Chức năng thanh thực đơn :
-File: Gồm các công cụ định dạng trong văn bản như: Font, paragraph, copy, paste, Bullets and numbering…..

- Insert: Cho phép chèn các đối tượng vào trong văn bản như: chèn Picture, WordArt, Equation, Symbol, Chart, Table, Header and footer, Page number, ...

- Page Layout: Các thiết lập cài đặt, định dạng cho trang giấy như: Page setup, Page Borders, Page Color, Paragraph,……..

- References: Các công cụ liên quan định dạng văn bản như : Chèn chú thích, đánh mục lục tự động, …

- Maillings: Thanh công cụ trộn thư.
- Review: Các chức năng kiểm tra lại như ngữ pháp, chính tả…
- View: Làm việc với hiển thị màn hình.
- Developer: Thiết kế và mở rộng.
 Cách thoát khỏi Word

- Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)
- Cách 2: Dùng lệnh Home/ Close
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4

- Chú ý: Nếu khi thoát khỏi Word mà tài liệu còn đang mở(hay soạn thảo) và chọn lưu thì Word sẽ thông báo:

Hộp hội thoại yêu cầu lưu dữ liệu chương khi thoát khỏi word

+ Chọn Yes: Lưu tài liệu
+ Chọn No: Không lưu
+ Chọn Cancel: Không thoát

Soạn thảo văn bản

Một số khái niệm cơ bản:

- Ký tự (Character): chỉ một phím nhấn trên bàn phím ( trừ các phím chức năng như: Tab, Ctrl, Alt …) , khoảng trắng chính là một ký tự trống.
- Từ (Word): là chuỗi ký tự được giới hạn bởi hai ký tự trống.
- Câu (Sentence): là dãy các từ được giới hạn bởi hai dấu chấm câu.

- Đoạn(Paragraph): là dãy gồm một hay nhiều câu giới hạn bởi hai dấu phân đoạn.Dấu phân đoạn xuất hiện khi nhấn phím Enter.

- Trang (Page): là tập hợp đủ số dòng theo phần mềm quy định( giới hạn bởi lệ trên và lề dƣới. Có hai loại ngắt trang, ngắt trang mềm (Soft Break) là do phần mềm quy định, ngắt

trang cứng( hard break) do người dùng đặt khi muốn sang trang sớm bằng cách nhấn Ctrl +Enter.
- Tài liệu( Document): là tập hợp các trang văn bản được lưu trên đĩa dƣới dạng một tập tin

 Cách sử dụng một số phím tắt * Tạo, chỉnh sửa và lưu văn bản

Ctrl + N: Tạo văn bản mới.
Ctrl + O: Mở một văn bản mới đã được soạn thảo trƣớc đó.
Ctrl + S: Lưu văn bản soạn thảo.
Ctrl + C: Sao chép văn bản.
Ctrl + X: Cắt một nội dung bất kì trong văn bản.
Ctrl + V: Dán văn bản.
Ctrl + F: Tìm kiếm từ/cụm từ hoặc đoạn văn bản.
Ctrl + H: Chức năng thay thế, thay thế một từ/cụm từ bằng một từ/cụm từ khác.
Ctrl + P: In ấn văn bản.
Ctrl + Z: Trở lại trạng thái văn bản trƣớc khi thực hiện lần chỉnh sửa cuối cùng.

Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái văn bản trƣớc khi sử dụng lệnh Ctrl+Z.
Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4: Đóng lại văn bản.

* Chọn Đoạn Văn Bản Hoặc Một Đối Tượng Nào Đó.
Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía sau.
Shift + <–: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía trƣớc.
Ctrl + Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng sau.
Ctrl + Shift + <–: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng trƣớc.
Shift + (mũi tên hƣớng lên): Di chuyển con trỏ chuột đến hàng trên
Shift + (mủi tên hƣớng xuống): Di chuyển con trỏ chuột xuống hàng dƣới.
Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản.
Ctrl + Phím mũi tên bất kì : Di chuyển qua lại giữa các kí tự.
Ctrl + Home: Di chuyển chuột về đầu đoạn văn bản
Ctrl + End: Di chuyển con trỏ chuột về vị trí cuối cùng trong văn bản
Ctrl + Shift + Home: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản.
Ctrl + Shift + End: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản.

* Định dạng văn bản
* Căn lề đoạn văn bản
Ctrl + E: Căn chỉnh đoạn văn bản đang chọn tại vị trí trung tâm.

Ctrl + J: Căn chỉnh đều cho văn bản.
Ctrl + L: Căn trái cho văn bản.
Ctrl + R: Căn phải cho văn bản.
Ctrl + M: Lùi đầu dòng đoạn văn bản.
Ctrl + Shift + M: Xóa định dạng Ctrl + M
Ctrl + T: Lùi đoạn văn bản 2 dòng trở đi.
Ctrl + Shift + T: Xóa định dạng Ctrl + T.
Ctrl + Q: Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản
* Tạo số mũ
Ctrl + Shift + =: Tạo số mũ, ví dụ H2
Ctrl + =: Tạo số mũ ở dƣới (thường dùng cho các kí hiệu hóa học), ví dụ H2O
* Làm việc trên các bảng biểu

Tab: Di chuyển và chọn nội dung của ô bảng biểu kế tiếp hoặc tạo một dòng mới nếu đang ở ô cuối cùng trong bảng.

Shift + Tab: Di chuyển con trỏ chuột tới nội dung của ô liền kề.
Shift + các phím mũi tên: Chọn nội dung của ô liền kề ngay vị trí đang chọn.
Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên: Mở rộng vùng chọn theo từng ô bảng biểu.
Shift + F8: Thu nhỏ kích thước vùng chọn theo từng ô.

Ctrl + 5 (khi đèn Num Lock tắt): Chọn nội dung của toàn bộ ô bảng biểu.
Alt + Home: Về ô đầu tiên của bảng biểu
Alt + End: Về ô cuối cùng của dòng hiện tại.
Alt + Page up: Trở lại ô bảng biểu đầu tiên của cột.
Alt + Page down: Trở lại ô bảng biểu cuối cùng của cột.
Mũi tên lên: Di chuyển con trỏ chuột lên trên một dòng
Mũi tên xuống: Di chuyển con trỏ chuột xuống dƣới một dòng.

Nhập văn bản:

- Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI: Dùng dãy số trên vùng phím dữ liệu để đặt dấu tiếng Việt

- Số1: dấu sắc - Số 5: dấu nặng
- Số 2: dấu huyền - Số 6: dấu ^ (â)
- Số 3: dấu hỏi - Số 7: dấu , (ƣ)

- Số 4: dấu ngã
- Số 9: dấu – (đ)

- Gõ tiếng Việt theo kiểu Telex aa = â

ee = ê oo = ô aw = ă w = ƣ ow = ơ

- Số 8: dấu (ă)

Dấu sắc = s
Dấu huyền = f
Dấu hỏi = r
Dấu ngã = x
Dấu nặng = j

- Nguyên tắc nhập văn bản
Trình tự thông thường khi nhập văn bản:

+ Bước 1: Khởi động Word.
+ Bước 2: nhập thô văn bản, lưu ý chọn font chữ, bảng mã và kiểu gõ tiếng việt.
+ Bước 3: Định dạng văn bản.
+ Bước 4: Trang trí văn bản

Chọn văn bản

 Chọn bằng Phím:
Bấm: Shift +  hoặc  : chọn 1 ký tự ( bên trái hoặc bên phải)
Shift + End : chọn từ điểm chèn đến cuối dòng
Shift + Home: chọn từ vị trí điểm chèn đến đầu dòng
Shift + Page Up: chọn từ vị trí điểm chèn lên một trang màn hình
Shift + Page Down: chọn từ vị trí điểm chèn xuông một trang màn hình
Ctrl + A: Chọn toàn bộ tài liệu
 Chọn bằng Mouse:
- Nhắp đúp vào một từ để chọn từ đó.

- Drag mouse qua các đoạn văn bản để chọn hoắc nhắp vào một đầu của khối muốn chọn, bấm giữ phím Shift và nhắp chuột ở đầu còn lại

 Bỏ chọn:
- Nhắp mouse tại điểm bất kỳ trong tài liệu hay bấm bất kỳ phím mũi tên nào đó.

3. Lưu văn bản

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc Click chuột vào biểu tượng
trên thanh

Ribbon.
- Cách 2: Vào file/ chọn Save hoặc Save as…. xuất hiện hội hội thoại Save as

Hộp hội thoại Save Trong khung Save As chọn

+ Save in, chọn nơi cần lưu tập tin ( ổ đĩa, thư mục chứa tập tin )
+ File name: đặt tên cho tập tin cần lưu.
+ Save as type : Kiểu định dạng tài liệu.
+ Sau cùng nhắp nút Save hoặc nhấn Enter để lưu lại nội dung văn bản.

Lưu ý: Trong khi nhập văn bản nhớ thường xuyên lưu văn bản để đề phòng mất điện hoặc các sự cố khác.

Mở mới trang văn bản

- Cách 1: Nhắp vào nút New trên thanh công cụ
- Cách 2: Dùng lệnh file/New/ chọn Blank document / chọn Create.
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +N

Mở văn bản đã có

Mở tài liệu có sẵn trên đĩa:
- Cách 1: Nhắp vào nút Open trên thanh công cụ

- Cách 2: Dùng lệnh file / Open
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +O
Sau khi làm một trong cách trên, sẽ xuất hiện hộp hội thoại Open

Hộp hội thoại open

Chọn tập tin muốn mở, sau đó nhắp vào nút Open hoặc nhấn Enter.

Đóng văn bản

- Cách 1: Nhắp vào nút Close của cửa sổ tập tin.
- Cách 2: Dùng lệnh file/exit

In ấn

Định dạng trang in

- Để định dạng trang, dùng lệnh Page Layout/Page Setup, xuất hiện khung đối thoại Page Setup.

tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Margins

 Trong Tab Margin:

- Top: Ấn định lề trên, tức là khoảng cách từ mép trên của tờ giấy đến dòng đầu tiên của văn bản.

- Bottom: Ấn định lề dƣới.
- Left: Ấn định lề trái.
- Right: Ấn định lề phải.
- Gutter Position: Phần dùng làm gáy sách.

- Trong khung Orientation: nếu chọn Portrait là in theo hƣớng giấy để đứng còn chọn Landscape thì in theo hƣớng giấy nằm ngang.

- Multiple Pages:
 Normal: bình thường.

 Mirror margin: định dang trang chẵn, lẻ.

 2 paper per sheet: 2 trang trên một khổ giấy đã chọn.

- Apply to:
 Whole Document: Định dạng cho cả tài liệu.

 This point forward: Định dạng như trên từ vị trí điểm chèn trở về đầu tài liệu
 Trong Tab Paper:

Hộp hội thoại Paper

- Chọn khổ giấy muốn dùng trong khung Paper Size. TRƯỜNG hợp muốn dùng một tờ giấy để in mà kích thước không có trong hộp này thì khai báo kích thước giấy in trong hai hộp Width ( độ rộng) và Height (độ cao)

 Trong Tab Layout:

Hộp hội thoại Layout

- Header and Footer:
+ Defferent odd and even: Tiêu đề đầu trang của trang chẵn và trang lẻ khác nhau.
+Defferent Fisrt page: Tiêu đề đầu trang của trang đầu và các trang sau khác nhau.
- From edge

+ Header: Khoảng cách từ mép giấy tới vùng dùng làm tiêu đề đầu trang( thường nhỏ hơn mục Top).

+ Footer: Khoảng cách từ mép giấy tới vùng dùng làm tiêu đề cuối trang( thường nhỏ hơn mục Bottom)

Đánh số trang:

Dùng lệnh Insert/Page number, chọn:

Hộp hội thoại Page Number

+ Top of Page: Chèn số trang ở lề trên văn bản.
+ Bottom of Page: Chèn số trang ở lề dƣới văn bản
+ Page Margin: Chèn số trang ở lề trái, phải văn bản.
+ Curent Position: Một số kiểu chèn số trang có sẵn.
- Nhắp chọn Format Page Number, xuất hiện tiếp hộp đối thoại Page number Format:

Hộp hội thoại Page Number Format

+ Chọn dạng thức số hiện trên trang in (VD: 1,2,3… hay I,II,III…) trong khung

Number Format

+ Trong khung Page Numbering: Chọn Continue from Previous Section là số trang trong Section hiện tại được đánh số tiếp theo từ số trang của Section trƣớc (nếu có). Chọn Start at nếu muốn đánh số trang mà không bắt đầu từ 1(nhắp chọn nút Start at và gõ vào nút mũi tên tăng giảm để ấn định số trang bắt đầu) .

Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang

- Vào menu Insert, chọn lệnh Header hoặc Footer, điểm chèn sẽ xuất hiện trong khung Header hoặc Footer để nhập nội dung cho dòng tiêu đề, kèm theo sẽ xuất hiện Thanh công cụ Header & Footer Tools/Design .

Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang.

+ Header: Tạo tiêu đề dầu trang
+ Footer: Tạo tiêu đề cuối trang
+ Insert page number: Chèn số trang.
+ Format page number: Định dạng trang
+ Date &Time: Chèn ngày giờ hệ thống
+ Page setup: Định dạng trang
+ Show Document Text: Hiện văn bản
+ Show previous: Hiển thị trang trƣớc
+ Show next: Hiển thị trang tiếp theo.

In ấn

- Dùng lệnh File/Print ( hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P, hoặc nhắp vào biểu tượng chiếc

máy in trên thanh công cụ Ribbon), xuất hiện khung đối thoại Print:

Khung đối thoại Print

- Trong khung Copies: nhập vào số lượng bản in.
- Trong khung Printer: Chọn máy in
- Trong khung Print All Pages: Chọn những trang sẽ in hoặc chọn in thuộc tính văn bản
+ Print All Pages: in toàn bộ tài liệu
+ Print Curent page: chỉ in trang hiện tại (trang đang chứa điểm chèn)
+ Print Selection : chỉ in đoạn văn bản đã chọn trong tài liệu.
+ Only print odd pages: chỉ in những trang lẻ
+ Only print even pages: chỉ in những trang chẵn

- Trong khung Pages: gõ vào số của các trang muốn in, các số cách nhau bởi dấu "," hoặc gõ phạm vi các trang muốn in (trang đầu và trang cuối của phạm vi cách nhau bởi dấu " -").

- Trong khung Print one sided: Chọn in một hoặc hai mặt, tính năng này có thể không có ở một số dòng máy in

- Trong khung collated: Lựa chọn sắp xếp bản in (ví dụ trang 1,2,3;1,2,3…) hoặc không sắp xếp (ví dụ trang 1,1;2,2;…)

- Trong khung Portrait Orientation: Chọn hƣớng in theo chiều dọc hoặc phương ngang của giấy

- Trong khung A4: Chọn cỡ giấy

- Trong khung Custum Margins: Canh lề trang in
- Trong khung 1 Page Per Sheet : Chọn số lượng trang in trên một mặt giấy.

Sau khi đã lựa chọn các thông số vừa ý thì nhắp vào nút Print để in tài liệu đã chọn in. Bài tập: Hãy tạo một thư mục, soạn thảo thư mời sau trên khổ giấy A4, định dạng lề trên 2cm

, dƣới 2cm , trái 2 cm , phải 2 cm , phông chữ Times New Roman và lưu văn bản sau với tên baitap1.doc.

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ABC Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

GIẤY BÁO KẾT QUẢ THI TUYỂN TRƯỜNG đại học ABC trân trọng thông báo: Thí sinh :

1. Mã SV :
2. Địa chỉ:
3. Sinh năm :
4. Trong kỳ thi tuyển vào Trường ĐH ABC khoá 2018 - 2019, đã đạt điểm:
5. Kết quả:
Hà nội, ngày 20 tháng 8 năm 2018

Câu hỏi, bài tập:

Hãy soạn thảo một văn bản khoảng 5 trang giới thiệu về đất nước Việt Nam, trên khổ giấy A4, định dạng lề trên 2cm, dƣới 2cm, trái 2 cm, phải 2 cm, phông chữ Times New Roman và lưu văn bản sau với tên Datnuoc.doc.

Bài tiếp theo: BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

[Tin học văn phòng đầy đủ] LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

Bài trước: BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL

LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

Giới thiêu:

Tập tin là một tập hợp các thông tin do người dùng tạo ra từ máy vi tính, các thông tin này là một hay nhiều chuối ký tự, ký hiệu giống hoặc khác nhau.

Thư mục là một dạng tập tin đặc biệt có công dụng như là một ngăn chứa, được dùng trong việc quản lý và sắp xếp các tập tin.

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các thao tác trên tập tin và thư mục khi làm việc trên máy tính.

Mục tiêu:
- Trình bày khái niệm thư mục và tập tin
- Thực hiện được các thao tác trên thư mục và tập tin
- Trình bày được phần mở rộng tập tin
- Hình thành kỹ năng xử lý với tập tin và thư mục
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Các khái niệm về tập tin và thư mục

Tập tin (File):

 Khái niệm: Tập tin là tập hợp các thông tin có liên quan với nhau được lưu trữ trên bộ nhớ ngoài. Cụ thể chúng chính là các chương trình, dữ liệu được lưu trữ trên đĩa. Để phân biệt

giữa các tập tin với nhau, mỗi tập tin có một tên.

 Quy tắc đặt tên tập tin: Tên tập tin có dạng như sau . <tên tập tin> = <tên chính>[.<mở rộng>]
- Trong đó phần tên chính (file name) là bắt buộc phải có.
- Phần mở rộng (extension) dùng để định loại tập tin và có thể có hoặc không.
- Phần mở rộng được phân cách với phần tên bởi dấu chấm (.)
- Các ký tự không được dùng để đặt tên tập tin là / \ * ? < > ;
- Các tập tin có phần mở rộng là EXE, COM, BAT thường là các tập tin chương trình.

- Các tập tin có phần mở rộng là SYS thường là các tập tin hệ thống chứa các thông tin liên quan đến phần cứng, khai báo thiết bị …

- Các tập tin có phần mở rộng là DOC, TXT, HTM thường là các tập tin văn bản.

- Các tập tin có phần mở rộng là PAS, PRG, C là các tập tin chương trình nguồn của ngôn ngữ PASCAL, FOXPRO, C.

Trong phần tên chính hay phần mở rộng của tập tin có thể dùng ký tự * hoặc ? để chỉ một họ tập tin thay vì một tập tin.

- Ký tự * đại diện cho một nhóm ký tự tùy ý kể từ vị trí của *.
- Ký tự ? đại diện cho một ký tự tùy ý tại vị trí của ?.

Ví dụ : *.PAS là nhóm tập tin có phần mở rộng là PAS, còn phần tên chính là tùy ý. DATA?.DOC là tên của các tập tin có ký tự thứ 5 tùy ý, đó là nhóm tập tin có tên như: DATA1.DOC, DATA2.DOC, DATAT,...

Thư mục

 Khái niệm: là một phân vùng hình thức trên đĩa để việc lưu trữ các tập tin có hệ thống. Người sử dụng có thể phân một đĩa ra thành nhiều vùng riêng biệt, trong mỗi vùng có thể là lưu trữ một phần mềm nào đó hoặc các tập tin riêng của từng người sử dụng ... Mỗi vùng gọi là một thư mục.

- Mỗi đĩa trên máy tương ứng với một thư mục và được gọi là thư mục gốc (Root Directory). Trên thư mục gốc có thể chứa các tập tin hay các thư mục con (Sub Directory). Trong mỗi thư mục con có thể chứa các tập tin hay thư mục con khác. Cấu trúc này được gọi là cây thư mục.

- Tên của thư mục (Directory Name) được đặt theo đúng quy luật đặt tên của tập tin, thông thường tên thư mục không đặt phần mở rộng.

Hình biểu diễn cây thư mục

- Thư mục gốc là thư mục cao nhất được tổ chức trên đĩa và được tạo ra trong quá trình định dạng đĩa bằng lệnh Format, do đó ta không thể xóa thư mục này.

- Thư mục hiện hành (Working Directory) là thư mục mà tại đó chúng ta đang chọn hay đang làm việc.

- Thư mục rỗng (Empty Directory) là thư mục trong đó không chứa tập tin hay thư mục
con.
 Ví dụ: Theo sơ đồ cấu trúc của cây thư mục hình dƣới đây ta thấy:

Hình cấu trúc cây thư mục

- Thư mục gốc E:\ chứa các thư mục ACCESS, BAISOAN …
- Trong thư mục con cấp 1 ACCESS chứa các thư mục con Access dowload, BT, Giao Trinh Access,…
- Trong thư mục con cấp 2 BT chứa các thư mục con Access, Access1…..

Các thao tác trên thư mục

Tạo thư mục:
- Nhắp chuột phải chọn New, chọn Folder

- Folder xuất hiện sau đó đặt tên cho Folder và Enter

Cách tạo thư mục

Sắp xếp nội dung trong thư mục
- Chọn lệnh View  Sort by

Hộp hội thoại sắp xếp thư mục

- Chọn một trong các lệnh sau :
+ Name : Sắp xếp theo thứ tự tên
+ Type : Sắp xếp theo thứ tự kiểu
+ Size : Sắp xếp theo thứ tự kích thước
+ Date modifiled : Sắp xếp theo thứ tự thời gian
+ Ascending: sắp xếp tăng dần
+ Descending: sắp xếp giảm dần
Ẩn/ hiện các tập tin trong thư mục
- Ẩn thư mục: Chọn thư mục/ click chuột phải/ Hidden

Hộp hội ẩn thư mục

- Hiển thị thư mục:

- Chọn lệnh Organize/ Folder and search options xuất hiện hộp thoại, chọn View + Don‟t show hidden files, folders or drives: không hiện tập tin thư mục ẩn.
+ Show hidden files, folders or drives: hiện tập tin, thư mục ẩn.

Hộp hội hiển thị thư mục

 Đổi tên thư mục, tập tin :
- Chọn folder, File cần đặt lại tên

- Chọn lệnh File Rename
- Gõ tên mới và Enter.
 Sao chép các tập tin, thư mục

- Chọn các mục cần sao chép - Chọn lệnh Edit  Copy

- Chọn folder cần sao chép đến.

- Chọn lệnh EditPaste.
 Di chuyển các tập tin, thư mục

- Chọn các mục cần di chuyển - Chọn lệnh Edit  cut

- Chọn folder cần di chuyển đến - Chọn lệnh Edit  Paste.
 Đặt thuộc tính cho tập tin, thư mục
- Chọn các tập tin, thư mục cần đặt thuộc tính
- Nhắp chuột phải vào tập tin, thư mục/ Properties
- Đặt các thuộc tính :
+ Archieve : thuộc tính lưu trữ
+ Hidden : thuộc tính ẩn
+ Read Only : thuộc tính chỉ đọc
+ System : thuộc tính hệ thống
-Nhấn nút Ok
 Xoá các tập tin, thư mục
- Chọn các folder, file, shortcut cần xoá

- Nhấn phím Delete
- Trả lời Yes
Phục hồi các tập tin, thư mục bị xoá
- Nhấp đúp chuột trên shortcut Recycle bin
- Chọn các mục cần phục hồi

- Chọn lệnh File  Restore

Tìm hiểu phần mở rộng tập tin

Tên một tập tin bao gồm: Tên và đuôi mở rộng. Đuôi mở rộng đứng sau dấu chấm, cho biết chương trình nào đã tạo ra tập tin, và chương trình nào có thể mở tập tin thành công (loại tập tin)

Một số đuôi thông dụng:

.au .swf .ppt
.aiff .gif .doc
.mp3 .png .xls
.m4a .jpeg .one
.ra .tif .com
.wav .tiff .dll
.avi .pdf .rar
.zip

Câu hỏi, bài tập:

3.1: Trình bày khái niệm tập tin, thư mục?

3.2: Trình bày các thao tác tạo, di chuyển, sáo chép, ẩn, xóa trên thư mục tập tin
3.3.Khởi động Windows Explorer
a. Tạo cấu trúc thư mục (Folder) như hình bên vào ổ D:\

b. Chọn các thư mục (Folder) để nó trở thành thư mục (Folder) hiện hành và quan sát nội dung của nó.

c. Chọn thư mục THCB, sau đó thực hiện các lệnh Views và quan sát các thể hiện của các thư mục trên cửa sổ Windows Explorer: Extra Large Icon, Large Icons, Medium Icons, Small Icons, List, Details, Title, Content.

d. Thực hiện thao tác sắp xếp các thư mục và quan sát trình tự các thư mục trong cửa sổ Windows Explorer: Sort by, Group by.

e. Gán thuộc tính ẩn (Hidden) cho thư mục

THVP, thuộc tính chỉ đọc (Read Only) cho

Tạo cấu trúc thư mục này.

Bài tiếp theo: BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

Tin học cơ bản

[Tin học văn phòng đầy đủ] ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.

Sao chép văn bản

Di chuyển văn bản

Xóa văn bản

Khôi phục văn bản

Định dạng văn bản

Định dạng ký tự

Định dạng đoạn văn bản

Câu hỏi, bài tập:

[Tin học văn phòng đầy đủ] GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

Khởi động và thoát

Soạn thảo văn bản

Nhập văn bản:

Chọn văn bản

3. Lưu văn bản

Mở mới trang văn bản

Mở văn bản đã có

Đóng văn bản

In ấn

Định dạng trang in

Đánh số trang:

Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang

In ấn

Câu hỏi, bài tập:

[Tin học văn phòng đầy đủ] LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

Các khái niệm về tập tin và thư mục

Tập tin (File):

Thư mục

Các thao tác trên thư mục

Tìm hiểu phần mở rộng tập tin

Câu hỏi, bài tập:

Bài đăng phổ biến

Bài viết mới nhất