[Tin học văn phòng đầy đủ] TẠO LẬP BÁO CÁO DỮ LIỆU


Mục lục seri các bài viết hướng dẫn tự học tin học văn phòng đầy đủ

BÀI 1. GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH

BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL

BÀI 3  LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

BÀI 8 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI

BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT

BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

BÀI 17  KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

BÀI 20. TẠO LẬP BÁOCÁO DỮ LIỆU



Bài trước: BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

TẠO LẬP BÁO CÁO DỮ LIỆU

Giới thiệu:

Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dƣới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng trình bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản...
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm báo cáo và các loại báo cáo
- Tạo được các báo cáo
- Trình bày được các thành phần trong báo cáo
- Định dạng và trang trí được các báo cáo
- Vận dụng các kiến thức của report tạo được các báo cáo trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Khái niệm report và các dạng report

Khái niệm

Report là công cụ chủ yếu dùng để trình bày dữ liệu của table/ query dƣới một hình thức mới hơn, trong đó ta có thể tổng hợp, kết nhóm, tính toán… phục vụ cho công việc in ấn dữ liệu.

Các loại report

+ Report Wizard: tạo Report nhờ Form Wizard
+ Report Design View: tạo Report thủ công
+ Auto Report column: Tạo Report tự động dƣơi dạng cột
+ Auto Report tabular: tạo Report tự động dƣới dạng bảng
+ Report Chart Wizard: tạo Report dạng biểu đồ
+ Label Report: Tạo Report dạng nhãn

Tao report bằng wizard

- Bước 1: Tạo query làm nguồn  dƣ liệu cho report( Nếu cần)
Từ cửa sổ database nhắp chuột vào Create/ Report wizard xuất hiện hộp thoại
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Report Wizard/ lấy nguồn dữ liệu
Hộp hội thoại Report Wizard/ lấy nguồn dữ liệu
- Bước 2: Chọn Table hoặc query chứa các Fields cần sử dụng vào Report từ khung Available Fields. Sử dụng các nút >, >> để chọn các Field hiển thị trên Report hoặc <, << để bỏ chọn. Click Next để tiếp tục.
- Bước 3: Chọn Field muốn nhóm dữ liệu trong hộp thoại. Xong chọn Next
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Report Wizard/ chọn trường nhóm dữ liệu
Hộp hội thoại Report Wizard/ chọn trường nhóm dữ liệu
- Bước 4: Chọn Field cần sắp xếp theo thứ tự nào của một trong các vùng mà ta đã chọn, chọn các TRƯỜNG xong chọn nút Next
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Report Wizard/ Chọn trường sắp xếp
Hộp hội thoại Report Wizard/ Chọn trường sắp xếp
- Bước 5: Chọn cách trình bày dữ liệu và lề trong report tại mục: Layout, chọn kiểu in và hƣớng in Tại mục: Orientation. Xong chọn Next
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Report Wizard/ Chọn kiểu in
Hộp hội thoại Report Wizard/ Chọn kiểu in
Bước 6:chọn Next và chọn Finish để kết thúc

Tạo Report Mailing Label

Mailing label là một kiểu Report đặc biệt. Có thể kết nối các nhãn với bảng hoặc query và Access sẽ tạo ra nhãn cho mỗi record.
-Bước 1: Chọn Create/ Label Wizard xuất hiện hộp thoại
-Bước 2: Chọn loại và kích thước cho report trong hộp thoại
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Label Wizard/ Chọn kích thước
Hộp hội thoại Label Wizard/ Chọn kích thước
Trong đó:
+ Demensions: kích thước của nhãn
+ Number Across: số nhãn trình bày trên một hàng ngang
+ Unit of Measure: Đơn vị đo
+ Label Type: Loại nhãn
* Lưu ý: Unit of Measure và Label Type dùng để hạn chế danh sách mẫu nhãn . Muốn bổ sung, sửa đổi hay xoá bỏ một loại nhãn nào đó mà không có trong danh sách có sẵn ta nhấp chuột nút Customize.
Chọn Next
- Bước 3: Chọn Font chữ  trong khung. Chọn Next
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Label Wizard/ chọn font chữ
Hộp hội thoại Label Wizard/ chọn font chữ
- Bước 4: Xây dựng nội dung cho nhãn theo hộp thoại sau:
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Label Wizard/ Xây dựng nội dung hiển thị
Hộp hội thoại Label Wizard/ Xây dựng nội dung hiển thị
Chọn Next
- Bước 5: Chọn thứ tự sắp xếp khi hiển thị dữ liệu và chọn Finish để kết thúc
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Label Wizard/ chọn thứ tự sắp xếp
Hộp hội thoại Label Wizard/ chọn thứ tự sắp xếp
- Bước 6: Lưu và xem kết quả của Report

Câu hỏi, bài tập


  • Trình bày khái niệm report, nêu các dạng report
  • Trình bày cách tạo report bằng wizard
  • Trình bày cách tạo report Mailing label wizard
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập ở KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS tạo tạo báo cáo hiển thị danh mục các mặt hàng
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập ở KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS tạo thẻ cho các chủ kinh doanh siêu thị

Yêu cầu đánh giá

- Trình bày được khái niệm khái niệm report, nêu các dạng report
- Trình bày được cách tạo report bằng wizard
- Trình bày được cách tạo report Mailing label wizard
- Tạo được report
- Tạo được report Mailing label wizard




[Tin học văn phòng đầy đủ] THIẾT KẾ FORM


Mục lục seri các bài viết hướng dẫn tự học tin học văn phòng đầy đủ

BÀI 1. GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH

BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL

BÀI 3  LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

BÀI 8 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI

BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT

BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

BÀI 17  KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

BÀI 20. TẠO LẬP BÁOCÁO DỮ LIỆU


Bài trước: BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

THIẾT KẾ FORM

Giới thiệu:

Truy vấn query mới chỉ giúp chúng ta truy xuất và xử lý tính toán trên dữ liệu và hiển thị kết quả dƣới dạng bảng đơn điệu. Với công cụ form, dữ liệu sẽ được hiển thị dƣới dạng các biểu mẫu có thể xem, nhập, hiệu chỉnh dữ liệu, hoặc có thể dùng form để tạo ra các hộp thoại nhằm thiết lập các tùy chọn cho công việc quản lý của mình. Qua bài học này người học sẽ biết được một cách tổng quát về form.

Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm biểu mẫu và các loại biểu mẫu
- Trình bày và thực hiện được các bước tạo biểu mẫu
- Trình bày và tạo được các thành phần và thuộc tính các đối tượng tạo thành biểu mẫu
- Vận dụng các kiến thức của form tạo được form trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Khái niệm biểu mẫu và các loại biểu mẫu

Form là một phương tiện giúp ta thiết kế các mẫu nhập liệu gần với mẫu nhập thường ngày của con người . Để cho người sử dụng dễ dàng nhập liệu, xử lý các công viêc trong access nhanh chóng hơn. Ngoài ra Form còn có các nút lệnh để người sử dụng chọn lệnh nhanh chóng dễ dàng hơn .

Khái niệm và các thành phần của form

- Tiêu đề (caption): là một chuỗi văn bản xuất hiện trên thanh tiêu đề (title bar) của cửa sổ biểu mẫu
- Các tiêu đề (control) :Là các đối tượng được tạo ra nằm trong các thành phần của biểu mẫu . Thông qua các điều khiển này, người sử dụng có thể nhập dữ liệu vào bảng hoặc cho thực thi một hành động nào đó .
- Các nút di chuyển (Navigation Buttons):cho phép người sử dụng di chuyển qua lại các dòng dữ liệu trong bảng .

Các loại biểu mẫu

- Biểu mẫu dữ liệu: Dùng để thể hiện dữ liệu bên trong của một hay nhiều bảng in ra màn hình, thông qua màn hình này người sử dụng có thể cập nhật được dữ liệu vào trong cac bảng
- Biểu mẫu hộp thoại: Là biểu mẫu hệ thống sẽ dùng để hỏi người sử dụng trả lới một số câu hỏi nào đó hoặc lựa chọn một số hành động mà người sử dụng chọn để trả lời .
- Sự khác biệt hai biểu mẫu trên là mẫu tin nguồn (Record source ) của biểu mẫu dữ liệu là bắt buộc phải là một bảng hoặc một truy vấn chọn, ngƣợc lại thì biểu mẫu hộp thoại không cần mẫu tin nguồn .

Các bước tạo form bằng wizard

- Bước 1: Nhắp chuột vào Create/ form wizard/. Xuất hiện hộp thoại Form Wizard
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Form Wizard
Hộp hội thoại Form Wizard

- Bước 2: Chọn Table hoặc query làm nguồn dữ liệu cho Form, chọn các field từ Available
Fields qua Selected Fields
- Bước 3: Chọn Next xuất hiện hộp thoại
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Form Wizard chọn các dạng thể hiện form
Hộp hội thoại Form Wizard chọn các dạng thể hiện form 

Chọn kiểu trình bày cho Form
+Columnar(cột): dữ liệu được thể hiện trên từng cột và tại một thời điểm trên màn hình chỉ hiện thị thông tin của một dòng trên dữ liệu .
+ Tabular(danh sách ): Thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhiều dòng
+Justified(hàng ):thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhưng tại một thời điềm trên biểu mẫu chỉ hiển thị thông tin của một dòng dữ liệu tương ứng trong bảng .
+ Datasheet (bảng ): thể hiện trên nhiều hàng, nhiều cột giống như màn hình nhập liệu của table(Data sheetview)
- Bước 4: Chọn Next, xuất hiện hộp thoại đánh tên Form và Finish để kết thúc
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Form Wizard để đặt tên form
Hộp hội thoại Form Wizard để đặt tên form 

Hiệu chỉnh form.

- Chọn Form cần hiệu chỉnh
- Nhắp chuột vào nút Design trên thanh công cụ xuất hiện khung hộp thoại khi đó cần chỉnh sửa

Cách di chuyển các đối tượng trên form

- Bấm chuột vào đối tượng cần di chuyển : Đƣa con trỏ chuột tới đối tượng đã chọn sẽ hiện lên hình bàn tay :
+ Nếu ký hiệu là cả bàn tay 5 ngón thì di chuyển các đối tượng liên quan cùng đi
+ Nếu bàn tay ký hiệu 1 ngón thì chỉ di chuyển đối tượng đó
- Có thể nhắp chuột và kéo thành vùng bao đối tượng để tạo mối liên kết các đối tượng khi di chuyển

Thay đổi kích thước của đối tượng:

- Bấm vào đối tượng cần thay đổi kích thước
- Di chuyển con trỏ tới nút Handle tương ứng sao cho thành con trỏ 2 đầu và kéo thay đổi kích thước đó.

Định màu cho đối tượng trên Form:

- Bấm chuột vào đối tượng cần định màu
- Click chuột phải của mouse xuất hiện một thực đơn
+ Chọn Fill / Back color: Quy định màu nền(màu tô) cho đối tượng .
+ Chọn Font / Fore color: Quy định màu ký tự bên trong của đối tượng
+ Special Effect: Tạo hiệu ứng bề mặt đối tượng gồm có các giá trị theo thứ tự tương ứng.
- Các thao tác này có thể chọn qua nhắp chuột phải /Properties.

Quy định Font chữ cho đối tượng:

- Bấm vào đối tượng cần qui định Font chữ
- Bấm chuột phải chọn Properties trong thực đơn. Trong ngăn Format, qui định Font chữ trong mục Font name …, kích thước trong mục Font size, dạng hiển thị Font trong các mục Font Italic … , Font Wight… , Font Underline…

Tạo form dạng main / sub form bằng wizard :

 Main Form / Sub Form là gì ?
- Một Form mà trên nó có chứa Form khác gọi là Form chính( Main Form ) và Form trong Form gọi là Sub Form
- Việc tạo Main Form / Sub Form là điều cần thiết cho việc hiển thị và nhập liệu cho hai hay nhiều bảng có mối quan hệ với nhau . Thông qua Main Form / Sub Form ta có thể đồng thời quản lý dữ liệu trong các bảng quan hệ đó.
- Main Form / Sub Form thông thường liên kết với nhau theo thứ bậc chung/ chi tiết, hoặc cha /con . Khi hiển thị dữ liệu từ hai bảng có quan hệ 1 – n thì Main Form sẽ liên kết với bảng quan hệ 1, còn Sub Form sẽ liên kết với bảng quan hệ n
 Cách Tạo Main Form / Sub Form bằng wizard
- Bước 1: Tạo query làm nguồn dữ liệu cho main Form và query làm nguồn dữ liệu chon sub Form( nếu các Field trong main/ sub Form có sẵn trong các table thì không cần tạo query)
- Bước 2: Nhắp chuột vào Create / form wizard/. Xuất hiện hộp thoại Form Wizard
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Form Wizard
Hộp hội thoại Form Wizard
- Bước 3:Chọn Table/ Query làm nguồn dữ liệu cho Main Form, tiếp theo chọn Table/ Query làm nguồn cho Sub Form rồi chuyển các Field sang vùng Select Field bằng các nút > ,>>. Chọn Next : Xuất hiện hộp thoại
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại tạo Main Form / Sub Form
Hộp hội thoại tạo Main Form / Sub Form
- Bước 4:  Click chuột chọn Next
+ Chọn Tabular ( dạng bảng của Form ) hoặc kiểu Datsheet( dạng bảng của Table ). Chọn xong chọn Next.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại chọn kiểu của Sub Form
Hộp hội thoại chọn kiểu của Sub Form
- Chọn kiểu dáng của Form là kiểu trình bày dữ liệu gồm kiểu nền , kiểu chữ .. đựơc ACCESS thiết kế sẵn và chọn Next
- Nhập tiêu đề cho Form và chọn Next
- Chọn Finish để kết thúc.

Câu hỏi, bài tập


  • Trình bày khái niệm form, nêu các thành phần của form
  • Hãy nêu khái niệm Main Form và Sub Form. Trình bày các bước tạo 1 main/sub form bằng wizard.
  • Giữa Mainform và Subform có một mối liên kết với nhau thông qua thuộc tính nào?
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập 17.1 tạo form hiểm thị danh mục các hàng hóa dƣới dạng data sheet
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập 17.1 hiển thị danh sách các chủ kinh doanh siêu thị

Yêu cầu đánh giá

- Trình bày được khái niệm form, nêu các thành phần và thuộc tính trên form
- Trình bày được khái niệm main form và sub form
- Trình bày mỗi liên hệ giữa main form và sub form
- Tạo được form, main form và sub form
- Vận dụng các kiến thức của form tạo được form trong các bài tập quản lý
Bài tiếp theo:

[Tin học văn phòng đầy đủ] TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU


Mục lục seri các bài viết hướng dẫn tự học tin học văn phòng đầy đủ

BÀI 1. GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH

BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL

BÀI 3  LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

BÀI 8 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI

BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT

BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

BÀI 17  KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

BÀI 20. TẠO LẬP BÁOCÁO DỮ LIỆU


Bài trước:  BÀI 17  KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

Giới thiệu:

Query là truy vấn cho phép bạn được thông tin tổng hợp từ 1 hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau thông qua TRƯỜNG khóa chính, hoặc được ra thông tin tổng hợp từ các query khác, hoặc được ra thông tin tổng hợp từ các bảng lẫn query. Ngoài ra query còn cho phép bạn tạo 1 TRƯỜNG mới cho bảng , tạo câu hỏi đáp khi truy vấn, thống kê dữ liệu thông qua các hàm số trong Cơ Sở Dữ Liệu . Qua bài này sẽ giới thiệu một cách thật cụ thể về cách tạo select query.

Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm Query và khái niệm các loại Query
- Sử dụng được Wizard để tạo truy vấn lựa chọn Select Query
- Sử dụng các điều kiện khác nhau trong truy vấn để lựa chọn các mẫu tin
- Áp dụng được các biểu thức, TRƯỜNG tính toán để lọc dữ liệu khi truy vấn
- Hiển thị được dữ liệu của các truy vấn lên màn hình.
- Sử dụng được các loại query vào trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Khái niệm Query

Dùng để xử lý số liệu. Query là công cụ giúp xử lý số liệu rất hiệu quả như tính toán, rút trích, tổng hợp, tạo dữ liệu nguồn cho các đối tượng khác… Các loaị query:
- Select Query : Truy vấn dùng để lựa chọn dữ liệu từ Bảng để được ra Thông Tin theo yệu cầu.
- Total Query: dùng để truy vấn nhưng có tổng hợp số liệu
- Make Table Query : truy vấn dùng để tạo bảng dữ liệu mới .
- Append Query : truy vấn dùng để kết nối các bản ghi của 2 bảng cùng cấu trúc
- Update Query : Truy vấn dùng để cập nhật cho các TRƯỜNG của bảng dữ liệu nguồn
- Cross Table Query : Truy vấn dùng để thống kê dữ liệu tổng hợp theo đường chéo
- Delete Query : Truy vấn dùng để xóa các bản ghi của 1 bảng dữ liệu .

Cách tạo truy vấn bằng Select Query

Dùng bằng Wizard :

- Bước 1: Để tạo query, chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Query Wizard trong nhóm lệnh Queries. Xuất hiện cửa sổ New Query
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại New Query
Hộp hội thoại New Query
- Bước 2: Chọn Simple query wizard. Click OK.
- Bước 3: Chọn Field (TRƯỜNG) từ bảng hoặc query tại hộp thoại xổ xuống Tables/Queries.
(Nếu dữ liệu cần hiển thị liên quan đến nhiều bảng thì có thể chọn nhiều hơn 1 bảng hoặc query tại bước này).
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Simple Query Wizard
Hộp hội thoại Simple Query Wizard
+ Chọn Next.
Lực chọn việc hiển thị chi tiết kết quả hay thực hiện tổng kết số liệu / bấm nút Next
+ Chọn Detail : Nếu muốn hiển thị chi tiết toàn bộ giá trị các Field đã chọn
+ Chọn Summary : Nếu muốn thực hiện tổng kết số liệu . Nếu chọn công việc này thì nhắp vào Summary Options để chọn các chỉ tiêu tổng kết sau:
+ Sum : Tính tổng giá trị của Field
+ Avg : Tinh giá trị trung bình của Field
+ Min : Tính giá trị nhỏ nhất của Field
+ Max : Tình giá trị lớn nhất của Field
+ Count : Đếm số Record .
+ Chọn Next.
- Bước 4: Đặt tên query. Tại bước này có 2 tùy chọn:
+ Open the query to view information: xem kết quả query.
+ Modify the query design: mở query ở chế độ thiết kế để chỉnh sửa query.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Simple Query Wizard
Hộp hội thoại Simple Query Wizard
+ Chọn Finish.

Tạo select query trong Design View

- Chọn Create / Query Design / xuất hiện hộp thoại
- Chọn Table dùng làm dữ liệu cho query
tinhococban.net - Hộp hội thoại tạo select Query
Hộp hội thoại tạo select Query
- Click vào nút Add để hiển thị trong cửa sổ Select Query. Lặp lại cho các bảng và các Query cần dùng
- Click vào Close để đóng hộp thoại Show Table
- Thêm dòng Total vào Design/ Totals
- Chọn giá trị cho dòng Total:
+ Group by : Nhóm các dòng có giá trị giống nhau trên Field thành một nhóm
+ Sum : Tính tổng các giá trị trên Field của từng nhóm
+ Avg : Tính giá trị trung bình trên Field của từng nhóm
+ Count : Đếm số bộ ( dòng – mẫu tin ) trên Field  của từng nhóm
+ Min: Tìm ra giá trị nhỏ nhất trên Field của từng nhóm
+ Max: Tìm ra giá trị lớn nhất trên Field của từng nhóm
+ First: Tìm ra giá đầu tiên trên Field của từng nhóm
+ Last: Tìm ra giá cuối cùng trên Field của từng nhóm
+ Expression: Biểu thức tính toán từ các field khác trong bảng
+ Where: Điều liện sàng lọc dữ liệu cho truy vấn
- Click vào nút Run trên thanh công cụ để xem kết quả chạy Query vừa tạo
- Click vào nút Close để đóng query, xuất hiện thông báo
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại  yêu cầu lưu dữ liệu chương khi thoát khỏi access
Hộp hội thoại  yêu cầu lưu dữ liệu chương khi thoát khỏi access
- Nhập tên và Click vào nút Yes để lưu Query

Câu hỏi, bài tập


  • Truy vấn (query) là gì? Nêu các ứng dụng của truy vấn.
  • Trình bày các bước cần thực hiện khi tạo truy vấn bằng select query.
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS tạo truy vấn hiển thị danh sách các chủ kinh doanh gồm các thông tin Sockd, Tenckd, diachi, soquay, mast
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS tạo truy vấn hiểm thi danh sách gồm các thông tin: Sockd, Mamh, Vonkd, tổng thuế phải nộp của chủ kinh doanh có mã Sockd=”KD01”

Yêu cầu đánh giá

- Trình bày được khái niệm Query và ứng dụng của nó
- Nêu được các bước cần thực hiện khi tạo truy vấn bằng select query.
- Sử dụng các điều kiện khác nhau trong truy vấn để lựa chọn các mẫu tin
- Hiển thị các danh sách theo yêu cầu của bài toán.

Bài tiếp theo: BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

[Tin học văn phòng đầy đủ] KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS


Mục lục seri các bài viết hướng dẫn tự học tin học văn phòng đầy đủ

BÀI 1. GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH

BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL

BÀI 3  LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

BÀI 8 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI

BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT

BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

BÀI 17  KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

BÀI 20. TẠO LẬP BÁOCÁO DỮ LIỆU


Bài trước: BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

Giới thiệu:

Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi TRƯỜNG Windows. Microsoft Access có khả năng thao tác dữ liệu, khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, trình bày kết quả theo dạng chuyên nghiệp.
Xây dựng bảng là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.
Qua bài học này sẽ giới thiệu một cách cụ thể về access cũng như cách tạo bảng

Mục tiêu:

- Trình bày được các khái niệm cơ bản cuả access
- Khởi động và thoát được access
- Thao tác được trên cửa sổ database( màn hình làm việc)
- Trình bày được các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu
- Trình bày và tạo được tập tin, bảng trong cơ sở dữ liệu
- Chỉnh sửa được bảng

- Thực hiện được các thao tác tìm kiếm, thay thế, sắp xếp, lọc được các TRƯỜNG trong cơ sở dữ liệu

- Tạo được quan hệ giữa các bảng
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Các khái niệm

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập gồm nhiều bảng dữ liệu. Một bảng dữ liệu gồm nhiều dòng và nhiều cột. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm phục vụ Cho việc thu thập và truy vẫn dữ liệu.

Microsoft Access là gì?

Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu(Data Base Managenment System gọi tắt là DBMS) chạy trên môi TRƯỜNG Windows. Đây là phần mềm chuyên dùng trợ giúp người dùng lưu giữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dƣới dạng các bảng(Table) và có thể tính toán, xử lý trên các bảng đã được lưu giữ bên trong máy tính.

Các đặc điểm của Microsoft Access

- Dữ liệu được lưu trữ bên trong một tập tin duy nhất : Tập tin cơ sỡ dữ liệu Access có phần mở rộng MDB chứa tất cả các đối tượng của một ứng dụng quản lý .
- Công cụ thông minh Wizard chỉ dẫn người sử dụng thao tác từng bước, cho phép thiết kế các đối tượng trong cơ sở dữ liệu nhanh chóng .
+ Công cụ truy vấn bằng lưới QBE ( Query by Example ) sẽ hổ trợ người sử dụng thực hiện các câu truy vấn SQL ( Structure Query Language) qua thao tác, mà không cần quan tâm đến cú pháp lệnh trong ngôn ngữ con truy vấn này.
+ Có cơ chế tự động kiểm tra khoá chính (primary key ), các ràng buộc về khoá chính, miền giá trị ,… của dữ liệu bên trong bảng và giữa các bảng liên kết với nhau một cách chặt chẽ.
 Khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác như Word, Excel, FoxPro,…  Kết nối trực tiếp vào hệ cơ sỡ dữ liệu Microsoft SQL Server, để phát triển các ứng
dụng theo mô hình Khách/Chủ (Client/Server ).
 Ứng dụng có thể sử dụng trên môi TRƯỜNG mạng máy tính, cho phép nhiều người sử dụng và có chế độ bảo mật cơ sở dữ liệu tốt .
 Với kiểu dữ liệu OLE (Object Linking and Embeding) cho phép người sử dụng có thể nhúng vào bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access các đối tượng khác như tập tin văn bản Word, bảng tính Excel, hình ảnh(.bmp , .gif , .wmf, …) , âm thanh(.way ,…)

Khóa chính, khóa ngoại

Khóa chính
Là một học nhiều TRƯỜNG trong bảng mà dữ liệu tại cột này phải không rỗng và duy nhất. Từ giá trị của khóa chính xác định được duy nhất một bộ giá trị trong bảng.
VD: Nhanvien(MANV, MADV, TENNV, CHUCVU, MUCLUONG, NGAYSINH, DIACHI)
Phongban(MADV, TENDV)
MADV,MANV là khóa chính
1.4.2.Khóa ngoại
Là một hoặc nhiều TRƯỜNG trong một bảng mà các TRƯỜNG này là khóa chính của một bảng khác.
Ví dụ: Nhanvien(MANV,MADV,TENNV,CHUCVU,MUCLUONG,NGAYSINH,DIACHI)
Phongban(MADV,TENDV)
MADV là khóa chính Phongban nhưng là khóa ngoại của Nhanvien

Cách khởi động và thoát khỏi Acces

Khởi động Access

- Cách 1 :  Vào từ menu Start, chọn Program rồi chọn MicroSoft Office/ MicroSoft Access.
- Cách 2 : Nếu đã có sẵn một Shortcut trên màn hình Destop cho Access, double click vào shortcut.

2.2. Thoát khỏi Access

- Nhắp vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Access
- Vào menu File / Exit - ALT+F4
Xuất hiện hộp thoại. Nhấp chọn Yes để lưu bất kỳ thay đổi nào đã thực hiện hoặc No để bỏ qua bất kỳ thay đổi nào.

Tạo mới 1 tập tin CSDL access.

- Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database.
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại tạo tập tin cơ sở dữ liệu
Hộp hội thoại tạo tập tin cơ sở dữ liệu
- File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là .accdb.
- Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document, ngược lại, click nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin. Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.

Màn hình làm việc của Access

tinhoccoban.net - Màn hình làm việc của Access
Màn hình làm việc của Access
Bảng(Table): Là thành phần quan trọng nhất, cơ bản nhất của CSDL dùng để lưu trữ dữ liệu, là một trong các công cụ giúp người sử dụng mô tả phần lưu trữ số liệu và cho phép người sử dụng xem hay nhập số liệu trực tiếp vào cơ sở dữ liệu.
Query(Bảng vấn tin): Dùng để xử lý số liệu. Query là công cụ giúp xử lý số liệu rất hiệu quả như tính toán, rút trích, tổng hợp, tạo dữ liệu nguồn cho các đối tượng khác…
Form(Biểu mẫu): Dùng để xem, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Màn hình nhập gần gũi với người sử dụng.
Report(Báo biểu): Dùng để xem, in dữ liệu ra giấy. Báo biểu với hình thức trình bày phong phú.
Macro(Vĩ mô): Một tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý nhằm tự động hóa một số thao tác thường dùng.
Module(Đơn thể chương trình: Là phương tiện lập trình trong access với ngôn ngữ lập trình Access Basic

Tạo bảng

Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard
- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon/ Create/ trong nhóm lệnh Table/ Table, xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng, bao gồm 1 cột ID là cột khóa chính mặc định có kiểu Autonumber và 1 cột trống Click to Add. Cột ID có thể đổi lại tên bằng cách kích chuột phải lên tên cột, chọn Rename Field.
tinhoccoban.net - Màn hình làm việc của table Wizard
Màn hình làm việc của table Wizard
- Bước 2: Để thêm một cột mới, click chuột vào ô Click to Add. Lúc này sẽ xuất hiện bảng lựa chọn các kiểu dữ liệu cho cột mới thêm vào.
- Bước 3: Thêm dữ liệu vào bảng mới tạo.
- Bước 4: Đóng bảng và lưu bảng. Nếu muốn sửa đổi lại bảng vừa thiết kế, chuyển đổi bảng sang chế độ Design View bằng cách chọn menu Home/ chọn View/ chọn Design View
Tạo bảng bằng chức năng Table Design
- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create/ Table Design xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần
tinhoccoban.net - Màn hình làm việc của table Design
Màn hình làm việc của table Design
- Tên cột( field name): để đặt tên TRƯỜNG, tối đa 255 ký tự Quy ước đặt tên vùng:
+ Chữ (A-Z, a-z) hoặc số (0..9)
+ Trong tên vùng có thể có khoảng trắng, nhưng không chứa các dấu nháy, dấu chấm câu, dấu [ ]
+ Tuy nhiên để để tranh gặp rắc rối và thuận tiện sau này thì nên đặt tên tối đa 64 ký tự và đặt tên ngắn gọn, không có khoảng trắng và gợi nhớ.
- Kiểu dữ liệu( Data type): chọn kiểu dữ liệu phù hợp với TRƯỜNG dữ liệu
Microsoft acces cung cấp các kiểu dữ liệu sau:
tinhoccoban.net - Bảng mô tả các kiểu dữ liệu
Bảng mô tả các kiểu dữ liệu
- Mô tả cột( Description): Mô tả ý nghĩa hay công dụng của vùng( Tuỳ chọn)
- Các thuộc tính của vùng (Field Properties): Xác định các giá trị thuọc tính quy định ban đầu cho vùng đang xét. Số lượng và tính chất các thuộc tính của vùng tuỳ theo kiểu dữ liệu vùng. Gồm hai thẻ General và Lookup.
- Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:
+ Nhập tên field trong cột field Name, chấp nhận khoảng trắng, không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Nên nhập tên field theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng.
+ Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type
+ Chú thích cho field trong cột Description.
+ Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties.
- Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:
+ Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa)
+ Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key.
tinhoccoban.net - Tạo thuộc tính khóa
Tạo thuộc tính khóa
- Bước 4: Click vào nút save trên thanh Quick Access để lưu bảng vừa tạo
 Các loại quan hệ giữa hai table trong ms. Access
MS.Access cung cấp hai loại quan hệ cơ bản như sau:
- Quan hệ Một – Một (One to One):
Là mỗi quan hệ một mẫu tin của bảng này có quan hệ với một mẫu tin của bảng kia và ngược lại
Ví dụ: Xét lược đồ quan hệ:
+ DANHMUCNHANVIEN(MANV, MADV, HOTEN, CHUCVU, MUCLUONG, NGAYSINH, DIACHI).
+ NGAYCONG(MANV, NGAYCONG)
Một nhân viên thì chỉ có một ngày công và ngược lại
- Quan hệ Một – Nhiều (One to Many): Được sử dụng mô tả mối quan hệ ……. Giữa hai table với nhau.
Ví dụ: Xét lược đồ quan hệ:
+ DANHMUCNHANVIEN(MANV, MADV, HOTE, CHUCVU, MUCLUONG,N GAYSINH, DIACHI).
+ DONVỊ (MADV, TENDV)
Một nhân viên chỉ thuộc một đơn vị, và một đơn vị có thể có nhiều nhân viên.
- Ngoài ra trong thực tế có tồn tại mối quan hệ nhiều – nhiều (Many to Many), và khi đƣa vào trong mô hình cơ sở dữ liệu phải tách ra thành hai mối quan hệ một – nhiều.

- Ví dụ: Một nhân viên (NHANVIEN) có thể tham gia nhiều lớp đào tạo

(LOPDT), một lớp đào tạo có nhiều nhân viên đăng ký học. Khi đó hình thành thêm quan hệ kết quả thi (KETQUATHI).
Các bước thực hiện tạo quan hệ
-Chọn thực đơn Database Tools – Relationships xuất hiện cửa sổ Relationships xuất hiện hộp thoại
tinhoccoban.net - Hộp hội thoại Show table
Hộp hội thoại Show table
Chọn các table hoặc các query trong khung liệt kê, click nút Add để chèn các table và query vào cửa sổ quan hệ. Lúc này, các table được đƣa vào cửa sổ Relationships liệt kê tất cả các field trong table. Sau khi chèn xong, click nút Close để đóng cửa sổ Show table.
- Thực hiện thao tác click và drag (kéo – thả) để thiết lập quan hệ cho các table.
Ví dụ: Tạo quan hệ hai table HOADON và CT-HOADON theo field liên kết là SOHD. Click field SOHD trong table CT-HOADON. Trên đường đi xuất hiện hình  (cho phép thả) hoặc Þ (không cho phép thả) trên field trong table HOADON. Xuất hiện cửa sổ Edit Relationships:

- Xác định các quy tắc ràng buộc trong cửa sổ Edit Relationships:
+ Enforce Referential Integrity: Kiểm tra hiệu lực mối ràng buộc toàn vẹn.
+ Cascade Update Related Fields: Tự động cập nhật các cột quan hệ. Khi có đánh dấu vào ô kiểm tra này, nếu thay đổi giá trị trên cột quan hệ bên nhánh một(1); thì MS.Access sẽ tự động cập nhật lại các giá trị của cột quan hệ bên nhánh nhiều(„ ). Ngược lại, khi không đánh dấu vào ô kiểm tra này, nếu có tồn tại dữ liệu bên nhánh nhiều („) thì không thể sửa đổi giá trị quan hệ bên nhánh một(1).
+ Cascade Delete Related Fields: Tự động xóa các mẫu tin quan hệ. Khi có đánh dấu ô kiểm tra này, MS.Access sẽ tự động xóa các dòng bên mối quan hệ nhiều(„) nếu mẫu tin bên mối quan hệ một(1) bị xóa đi.
- Lưu lại các mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ: Chọn thực đơn File-Save.
- Muốn xóa mối nối kết, rightclick tại đường nối kết xuất hiện thực đơn tắt
tinhoccoban.net - Xóa mối liên kết
Xóa mối liên kết

Chọn Delete. Muốn sửa đổi mối nối kết, chọn Edit Relationship…

5.Thao tác trong bảng dữ liệu 

 Sửa đổi Record:
Chọn record và tiến hành sửa đổi. Có thể sửa đổi dữ liệu trên field làm khoá chính, nhưng dữ liệu không trùng với các mẫu tin khác trên field. Nếu không sẽ báo lỗi:
Trong TRƯỜNG hợp phát hiện cấu trúc bị sai, hoặc thêm hay xoá đi một cột trong bảng thì chúng ta phải sửa đổi lại cấu trúc của bảng. Bằng cách mở bảng ở chế đô Design
Xóa record:
- Nhắp ngoài lề trái (nút record selector) để chọn nhiều record liền nhau
- Trong nhóm lệnh Record trên thanh Ribbon, chọn lệnh Delete-Chọn Delete Record.
Tuy nhiên khi xóa record phải xem xét ảnh hưởng đến các Record quan hệ.
Sắp xếp dữ liệu bảng:
Thực hiện sắp xếp dữ liệu trên một cột hoặc nhiều cột theo cùng thứ tự tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending).
+ Sắp xếp trên một cột:
- Chọn cột muốn sắp xếp.
- Chọn thực đơn Home, chọn SortAscending hoặc SortDescending
+ Sắp xếp trên nhiều cột:
- Chọn các cột muốn sắp xếp.
- Chọn thực đơn Home chọn SortAscending / SortDescending
- Ví dụ: Sắp thứ tự cột TEN tăng, nếu trùng TEN sắp tăng theo MASV. Phải di chuyển hai cột theo thứ tự TEN trước MASV (thứ tự ưu tiên).

Câu hỏi, bài tập

Tạo tập tin cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb lưu tại thư mục làm việc gồm các Table sau ( Field in đậm nghiêng và có ghạch dưới là khoá chính)
DMST( Danh mục siêu thị )


Nhập dữ liệu cho các bảng sau:
tinhoccoban.net - Nhập dữ liệu trong Access
Nhập dữ liệu trong Access
Thiết lập mối quan hệ cho các bảng như sau
tinhoccoban.net - Mối quan hệ giữa các bảng trong access
Mối quan hệ giữa các bảng trong access

Yêu cầu đánh giá

- Hiểu được các khái niệm khóa chính, khóa ngoại
- Tạo được cơ sở dữ liệu, nhập được dữ liệu
- Tạo được quan hệ giữa các bảng
Bài tiếp theo: BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

Bài đăng phổ biến

Bài viết mới nhất

Tin học cơ bản - Nền tảng của mọi kỹ năng

Mọi thông tin trên blog đều được giữ bản quyền bởi Tin học cơ bản. Các bạn nếu muốn lấy thông tin từ blog vui lòng ghi rõ nguồn Tinhoccoban.net

TIN HỌC CƠ BẢN