[Hệ thống thông tin] Hệ thống thông tin

Trong các hoạt động của con người, các thuật ngữ như hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc. Một cách đơn giản và vấn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.

Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực. Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường. Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương mại, v.v…). Đặc điểm cơ bản của hệ thống là tính động . 

 Hệ thống quản lý là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và có trao đổi thông tin.  Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh. Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình: 
- Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương).
 - Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS): gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. 
- Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà phân tích ra quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân tích dữ liệu). 
- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh Vai trò Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý. 
Các bộ phận của hệ thống thông tin

 - Dữ liệu: là nguyên liệu của hệ thống thông tin được biểu diễn dưới nhiều dạng : văn bản, truyền khẩu, hình vẽ,... và những vật mang tin: Giấy, bảng từ, đĩa từ... - Các xử lý: thông tin đầu vào qua các xử lý thành thông tin đầu ra. 

- Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương).

 - Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS): gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. 

- Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà phân tích ra quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân tích dữ liệu). 

- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh.  

Nhiệm vụ Hệ thống thông tin có 2 nhiệm vụ chủ yếu là:

 - Trao đổi thông tin với môi trường ngoài 

- Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định. 

Vì sao phải phân tích khi triển khai một áp dụng tin học:

Vì vai trò của phân tích và thiết kế hệ thống:

Mọi người trong cuộc sống luôn gặp phải các vấn đề cần giải quyết. Vấn đề có thể dễ mà cũng có thể phức tạp, khó khăn. Để có thể giải quyết vấn đề, chúng ta cần tìm ra các lời giải thích hợp nhất như mục tiêu mong muốn dựa trên khả năng cũng như hạn chế của chúng ta. Quá trình này còn gọi là quá trình phân tích.

Tương tự như trên, khi quyết định áp dụng tin học cho một việc nào đó, ta cần phải suy nghĩ tìm các phương án thích hợp với khả năng cũng như hạn chế của chúng ta. Điều này có nghĩa ta đang phân tích một áp dụng tin học.

Phân tích một áp dụng tin học là một nghiên cứu gồm:

- Nghiên cứu vấn đề mà giới hạn của nó đã được xác định.

- Lựa chọn các lời giải.

- Và phát triển các lời giải dựa trên cơ sở của công cụ xử lý trên máy tính điện tử. Mọi người trong cuộc sống luôn gặp phải các vấn đề cần giải quyết. 

Hơn nữa, hệ thống thông tin luôn có trạng thái động, dựa vào thời điểm và phản ứng của người dùng, hệ thống sẽ có những trạng thái khác nhau. Mỗi trạng thái hệ thống tương ứng với giai đoạn phát triển của tổ chức, ... mà nó phục vụ, cập nhật, hay gọi là môi trường của hệ thống. Hệ thống phải luôn luôn thích nghi với môi trường biến đổi thường xuyên, liên tục...