[Sử dụng Excel] Hàm tìm kiếm VLOOKUP trong Excel

Share:

Trong bài này sẽ trình bày cú pháp và cách sử dụng hàm tìm kiếm VLOOKUP trong Excel. Khi mới học excel, nhiều bạn thường loay hoay với những bài tập phải điền thông tin vào một cột hoặc một hàng từ một hoặc nhiều bảng thông tin khác, thậm chí còn gõ bằng tay để hoàn thiện bài tập. Excel cung cấp cho người dùng một hàm cho phép tự động tham chiếu lấy thông tin từ một hoặc nhiều ô khác và tổng hợp, tính toán để điền thông tin vào một ô cho trước. Một số kế toán , nhân viên ngân hàng thường phải làm báo cáo ngày, với một khối lượng dữ liệu rất lớn cũng thường sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm và lấy dữ liệu vì thấy rằng nó rất tiện lợi.

Mô tả:
            Hàm VLOOKUP trong Excel được sử dụng để tìm kiếm giá trị trong cột đầu tên của phạm vi gồm các ô và trả về giá trị của một ô trên cùng một dòng so với giá trị tìm được. Giả sử có danh sách của các nhân viên ở phạm vi A2:C6, trong đó cột đầu tiên (A) gồm các mã nhân viên.

Bảng nhân viên

            Khi biết được mã nhân viên muốn lấy được thông tin nhân viên như phòng hoặc họ và tên từ bảng tham chiếu, sử dụng hàm VLOOKUP. Để lấy được tên nhân viên của nhân viên có mã 38 thì sử dụng công thức: = VLOOKUP(38, A2:C6 ; 3 ; False). Công thức này sẽ tìm giá trị 38 trong cột đầu tiên của phạm vi A2: C6 sau đó trả lại giá trị nằm trong cột thứ 3 trên cùng một dòng với giá trị 38 tìm được ("Trần Danh Thịnh").
            Chữ V trong VLOOKUP viết tắt của từ Vertical (theo chiều dọc)  trong tiếng Anh. Hàm tìm kiếm theo chiều dọc trong cột đầu tiên của bảng tham chiếu. Thay hàm VLOOUP bằng hàm HLOOKUP khi muốn tìm dữ liệu theo chiều từ trái sang phải trong bảng tham chiếu ở dòng đầu tiên.

Cú pháp:
VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup]);
Hàm VLOOKUP gồm các tham số:
- lookup_value: bắt buộc phải có, là giá trị cần tìm trong cột đầu tiên của bảng hoặc phạm vi, lookup có thể là một giá trị hoặc một tham chiếu, nếu giá trị cung cấp cho hàm VLOOUP nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng hoặc phạm vi thì hàm trả về giá trị lỗi là #N/A.
- table_array: tham số bắt buộc, là phạm vi gồm các ô chứa dữ liệu, có thể sử dụng phạm vi tham chiếu, ví dụ: A2:D8 hoặc là một tên phạm vi, những giá trị nằm trong cột đầu tiên của table_array là những giá trị sẽ được hàm VLOOKUP tìm kiếm. Những giá trị đó có thể có kiểu là văn bản, số hoặc logic. Không phân biệt các chữ in hoa, in thường, tất cả đều tương đương nhau.
- col_index_num: là tham số bắt buộc, là cột thứ mấy trong table_array được khớp với giá trị trả về cả hàm. Giá trị col_index_num = 1 là cột đầu tiên trong table_array, cột tiếp theo sang bên phải là col_index_num = 2, ...
Nếu:
    + col_index_num <1. Hàm VLOOKUP trả về giá trị lỗi #VALUE!.
    + col_index_num > số cột của table_array. Hàm VLOOKUP trả về giá trị lỗi #REF!
-range_lookup: là giá trị tùy chọn, là một giá trị logic cụ thể, khi muốn hàm VLOOKUP trả về giá trị chính xác hay xấp xỉ.
    + Nếu range_lookup hoặc bằng 1, hoặc bỏ qua tham số này. Nếu giá trị cần tìm không được tìm thấy trong cột đầu tiên thì nó sẽ chọn dòng có giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn lookup_value để trả về giá trị. Chú ý, trong trường hợp này, các giá trị trong cột đầu tiên của table_array phải được sắp xếp theo chiều tăng dần, nếu không hàm có thể trả về giá trị sai.
    +  Nếu range_lookup bằng 0 hay False thì giá trị nằm trong cột đầu tiên của table_array không cần sắp xếp. Khi đó hàm VLOOKUP sẽ chỉ tìm giá trị chính xác nằm trong cột đầu tiên của table_array , nếu thấy 2 giá trị nằm trong cột đầu tiên, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên tìm thấy, nếu không tìm thấy giá trị nằm trong cột đầu tiên, hàm trả về giá trị #N/A.

Chú ý:
- Có thể kết hợp hàm tìm kiếm Vlookup với các hàm tính tổng, hàm tính tổng có điều kiện, hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất để giải quyết một số bài toán.
- Khi tìm kiếm các giá trị văn bản nằm trong cột đầu tiên của table_array, cần chắc chắn không có dấu cách ở đầu, giữa hoặc sử dụng cả dấu ' và " cho một văn bản. Có thể sử dụng hàm TRIM để xóa các dấu trắng thừa.
- Khi tìm kiếm giá trị số hoặc kiểu ngày tháng, cần chắc chắn không lưu kiểu văn bản trong cột đầu tiên. Trong trường hợp này, hàm có thể trả về giá trị không mong muốn (bất ngờ).
- Nếu range_lookup là False và lookup_value là văn bản, có thể sử dụng dấu hỏi (?), dấu sao (*). Tuy nhiên khi đó hàm sẽ hiểu dấu hỏi (?) có thể thay thế bằng một ký tự bất kỳ và dấu sao (*) hàm sẽ hiểu là một văn bản bất kỳ. Do đó, cần phải thêm dấu ngã (~) trước giá trị cần tìm.
Ví dụ về hàm VLOOKUP trong Excel