[Hệ thống thông tin] Xác định yêu cầu

Khảo sát đánh giá hiện trạng

Mục đích:

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Mục đích của giai đoạn này là tìm được sự mô tả hệ thống bằng văn bản, đề xuất ra phương án thực hiện, cuối cùng là ký được một hợp đồng và hình thành 1 dự án mang tính khả thi (giai đoạn khảo sát còn có thể coi như "Nghiên cứu tính khả thi" hoặc "Nghiên cứu hiện trạng").

Xác định yêu cầu sơ bộ hệ thống

Việc khảo sát thường được tiến hành qua 2 giai đoạn:

Ø Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án.

Ø Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.

Từ các yêu cầu của khách hàng chúng ta xác định được các mục tiêu của phần mềm cần phát triển. Thường đó là các yêu cầu chức năng về những gì mà hệ thống phải thực hiện, nhưng chưa cần chỉ ra các chức năng đó thực hiện như thế nào. Việc xác định đúng và đầy đủ các yêu cầu của bài toán là nhiệm vụ rất quan trọng, nó làm cơ sở cho tất cả các bước tiếp trong dự án phần mềm. Muốn vậy, thì phải đặc tả được các yêu cầu của hệ thống. UML cung cấp biểu đồ ca sử dụng để đặc tả các yêu cầu của hệ thống Tài liệu đặc tả các yêu cầu được sử dụng để:

 Làm cơ sở để trao đổi với người sử dụng, để thảo luận giữa các nhóm thành viên trong dự án phát triển phần mềm về những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện (và những gì nó không cần thực hiện).

 Làm căn cứ cơ bản cho các bước tiếp theo trong quá trình phát triển phần mềm.

Muốn đạt được các mục tiêu trên thì quá trình phải thực hiện:

 Hiểu rõ miền xác định của bài toán (Domain Understanding): Những người phát triển sẽ xây dựng hệ thống theo sự hiểu biết của họ như thế nào về những yêu cầu của khách hàng và những khái niệm cơ sở của bài toán ứng dụng.

 Nắm bắt các yêu cầu (Requirement Capture): Người phân tích phải nắm bắt được tất cả các nhu cầu của khách hàng bằng cách phải trao đổi với mọi người có liên quan đến dự án, tham khảo các tài liệu liên quan. Thông qua việc thảo luận, trao đổi với khách hàng, các chuyên gia của lĩnh vực ứng dụng và những người đã, đang sử dụng những hệ thống có sẵn ta có thể phát hiện và nắm bắt được các yêu cầu của họ.

Phương pháp trừu tượng hoá giúp ta dễ dàng nắm bắt được các yêu cầu của hệ

thống.

 Phân loại (Classification): Vấn đề quan trọng nhất trong giai đoạn này là phải hiểu rõ các yêu cầu đã được xác định. Muốn vậy, ta phải tìm cách phân loại chúng theo tầm quan trọng, hay chức năng chính của những người sử dụng và của khách hàng.

 Thẩm định (Validation): Kiểm tra xem các yêu cầu có thống nhất với nhau và đầy đủ không, đồng thời tìm cách giải quyết các mối mâu thuẫn giữa các yêu cầu nếu có.

 Nghiên cứu tính khả thi (Feasibility Study): Tính khả thi của một dự án tin học phải được thực hiện dựa trên các yếu tố bao gồm các khía cạnh tài chính, chiến lược, thị trường, con người, đối tác, kỹ thuật, công nghệ và phương pháp mô hình hoá, v.v.Nói chung không có các qui tắc hướng dẫn cụ thể để biết khi nào công việc phân tích các yêu cầu sẽ kết thúc và quá trình phát triển có thể chuyển sang bước tiếp theo. Nhưng có thể dựa vào các câu trả lời cho những câu hỏi sau để chuyển sang bước tiếp theo.

 Khách hàng, người sử dụng (NSD) và những người phát triển đã hiểu hoàn toàn hệ thống chưa?

 Đã nêu được đầy đủ các yêu cầu về chức năng (dịch vụ), đầu vào / ra và những dữ liệu cần thiết chưa?

Các yêu của việc khảo sát:

Ø Khảo sát, tìm hiểu, đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ.

Ø Đề xuất các yêu cầu, các mục tiêu và các ưu tiên giải quyết cho hệ thống mới.

Ø Phác hoạ giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của dự án.

Ø Lập kế hoạch cho dự án cùng với các dự trù tổng quát.

Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng

Ø Tìm hiểu môi trường XH, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan đó.

Ø Nghiên cứu chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn.

Ø Thu thập, nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý thông tin trong đó

Ø Thu thập và nghiên cứu các qui tắc quản lý, các qui định, các công thức làm căn cứ cho quá trình xử lý thông tin

Ø Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin và tài liệu giao dịch.

Ø Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.

Ø Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến, dự đoán, nguyện vọng trong tương lai.

Đánh giá phê phán hiện trạng, đề ra hướng giải quyết

Ø Lập sơ đồ tổng thể về hiện trạng

Các mức khảo sát

Việc tiến hành khảo sát được tiến hành trên 4 mức đối tượng

Ø Thao tác thừa hành: Đó là khảo sát những người trực tiếp với những thao tác của hệ thống. Họ có kỹ năng, nghiệp vụ cao, nhận biết được những khó khăn, phức tạp và nhiều vấn đề chuyên sâu trong công việc.

Ø Điều phối quản lý: Đây là những người quản lý trực tiếp về một mảng công việc nào đó, chẳng hạn quản đốc phân xưởng, họ hiểu được tình hình cơ quan ở thời điểm hiện tại nhưng không có khả năng nhìn nhận được các vấn đề xảy ra trong tương lai

Ø Quyết định của lãnh đạo: Đây là những người ra quyết định nên họ có yêu cầu về các thông tin trợ giúp

Ø Mức chuyên gia cố vấn: Đây là những người nhận thức được sự phát triển và vận động của hệ thống trong những môi trường

Các hình thức tiến hành khảo sát

Có nhiều hình thức khảo sát, chúng được sử dụng kết hợp để nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan, tính toàn diện của việc khảo sát.

(1)- Quan sát, theo dõi, ghi chép (gồm quan sát chính thức và không chính thức):

Ø Chính thức: Có chuẩn bị, có thông báo trước cho đối tác chuẩn bị thông tin trả lời theo yêu cầu của người khảo sát.

Ø Không chính thức: Không thông báo trước cho đối tác chuẩn bị thực hiện bất kỳ lúc nào, ở đâu...Với quan sát không chính thức thường cho kết luận chính xác hơn, tuy vậy cách này rất mất thời gian, thường làm việc với những người đã làm việc lâu ở đó để diễn tả cho mình.

(2)- Phỏng vấn: Đưa ra nhiều loại câu hỏi, câu hỏi trực tiếp, câu hỏi đóng (liệt kê tất cả các phương án trả lời theo kiểu trắc nghiệm), câu hỏi mở có tính chất gợi ý.

(3)- Nghiên cứu tài liệu, các tài liêu gồm: (Btap sinh vien)

- Các báo cáo nghiệp vụ

- Qui chế về chức năng, nhiệm vụ

- Quy định, nội qui

- Các sổ sách thông tin chi tiết giao dịch hàng ngày...

(4)- Dùng bảng hỏi, phiếu điều tra: Gửi phiếu điều tra cho đối tác thu thập trả lời xử lý gián tiếp không có sự trao đổi tranh luận. Phương pháp này thường nhanh, rẻ tiền nhưng độ tin cậy thấp.

Phân loại và hệ thống hoá thông tin thu thập được

Ø Thông tin hiện tại phản ánh chung về môi trường, hoàn cảnh, các thông số có lợi ích cho việc tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống trong quá khứ và hiện tại.

Ø Thông tin cho tương lai phải được khảo sát tỉ mỉ và chặt chẽ. Những thông tin này bao gồm những thông tin được phát biểu ra chẳng hạn những lời ca thán, phàn nàn, mong muốn, có loại thông tin có ý thức nhưng không được phát biểu ra, trường hợp này phải gợi ý để lấy được lời phát biểu chính thức, có những thông tin vô ý thức, đấy là những phát biểu không rõ ràng, mập mờ, cần phải dự đoán để nhận được những thông tin đó.

Ø Thông tin tĩnh (có thể các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá): Như hồ sơ các phòng ban, cá nhân (họ tên, chức vụ, năm sinh).

Ø Thông tin động: Hành trình của thông tin trong hệ thống. Động về thời gian là thời điểm thay đổi, xử lý, kiểm tra thông tin. Động về không gian là con đường di chuyển thông tin trong hệ thống.

Ø Thông tin biến đổi: Các qui tắc quản lý, quy định của Nhà nước, của cơ quan làm nền cho việc tính toán, xử lý, kết xuất thông tin.

Ø Thông tin môi trường và thông tin nội bộ. Thông tin môi trường để phân biệt được đâu là phần tử trong hệ thống, đâu là phần tử ngoài hệ thống. Dù thông tin về môi trường không liên quan đến hệ thống nhưng có ảnh hưởng lớn đến hệ thống ta không thể bỏ qua không xem xét kỹ.

Xem xét sơ bộ các thông tin nhận được trên 4 khía cạnh sau:

- Số lượng

- Tần suất sử dụng

- Độ chính xác

- Thời gian sống

Phát hiện những yếu kém của hiện trạng và những yêu cầu trong tương lai.

Ø  Yếu kém

ü Hệ thống thiếu cái gì, (chức năng, phương tiện, nhân lực)

ü Kém hiệu quả, hiệu suất công việc thấp

ü Phương pháp xử lý không chặt chẽ, di chuyển thông tin vòng vèo

ü Cơ cấu tổ chức bất hợp lý

ü Giấy tờ, tài liệu trình bày kém gây ùn tắc làm cho hệ thống quá tải, gây tổn phí về vật tư, thiết bị, con người

Ø Yêu cầu nảy sinh

ü Khắc phục những yếu kém trên

ü Những yêu cầu về thông tin chưa được đáp ứng

ü Những nguyện vọng của nhân viên

ü Các dự kiến và các kế hoạch phát triển về quy mô của đơn vị

Xác lập dự án

Xác định phạm vi (khoanh vùng dự án)

Ø Chỉ rõ hệ thống mới tiến hành trong phạm vi nào?

ü Trong toàn bộ cơ quan (phương pháp hồ).

ü Trong từng bộ phận (phương pháp giếng). Nên khảo sát tổng thể trước khi khoanh vùng nơi thực hiện tin học hoá.

Ø Đánh giá từng phương pháp:

ü Ưu điểm của phương pháp hồ là nhất quán trong xử lý, cơ sở dữ liệu tập trung nên tránh được dư thừa dữ liệu, tuy nhiên tốc độ xử lý sẽ chậm, cài đặt phức tạp

ü Với phương pháp giếng thì dễ thực hiện nhưng khó phát triển hệ thống con thành hệ thống tổng thể.

Chú ý: Một HTTT thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi nhất định. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án, chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này.

Khả năng và hạn chế thực hiện dự án

Xét trên 5 mặt sau:

Ø Về mặt tài chính: Kinh phí cho phép triển khai.

Ø Về con người: Khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, tiếp nhận công nghệ mới

Ø Về trang thiết bị kỹ thuật cho phép

Ø Về mặt thời gian: Các ràng buộc của các hệ thống về thời gian hoàn thành.

Ø Về môi trường: Các yếu tố ảnh hưởng về môi trường, xã hội.

     Mục tiêu của việc tin học hoá

Ø Khắc phục yếu kém hệ thống cũ

Ø Đáp ứng được yêu cầu trong tương lai

Ø Mang lại lợi ích kinh tế

Ø Thoả mãn được hạn chế về chi phí và con người

Ø Thể hiện được chiến lược phát triển lâu dài

Xác định yếu tố thành công của bài toán

Ø Mục tiêu quản lý: Được chỉ ra bằng cụm danh động từ thể hiện tóm tắt các qui trình quản lý cơ bản.

Ø Yếu tố thành công của bài toán: Được thể hiện bằng một danh từ, đây là các thông tin đầu ra phải có mặt của hệ thống.

Lập hồ sơ yêu cầu

Ø Lập hồ sơ kế hoạch gồm: Danh sách thành viên nhóm làm việc gồm cả hai bên; các kết quả khảo sát sơ bộ; các phê phán hiện trạng và yêu cầu phát triển trong tương lai; các giải pháp và lựa chọn; kế hoạch triển khai dự án.

Ø Thông qua trao đổi để thảo luận hoàn tất các hồ sơ trên. Sau khi quyết định phân công nhiệm vụ cho từng nhóm hay từng cá nhân thực hiện các giai đoạn tiếp theo.