[Hệ Thống Thông Tin] Các Phương Pháp Xác Định Yêu Cầu Tổng Thể phần 3

Đánh giá hiện trạng hệ thống.

■      Thiếu:

●      Thiếu sổ ghi chép tính tồn kho, tồn kho tính được hiện nay là do kiểm kê sau một vài ngày.

●      Thiếu thông tin xuất bán lẻ để tính tồn kho, các thông tin này do phòng kinh doanh cung cấp (phòng này rất bận rộn hiếm khi cung cấp).

■      Kém hiệu lực:

●      Các giấy tờ chứng từ thường ùn tắc ở phòng kinh doanh do không kịp ghi chép.

●      Việc kiểm kê tồn kho thường khó khăn và không chính xác lắm do kho lớn.

●      Các báo cáo thống kê thường xảy ra sai sót và kéo dài (có khi cả tháng).

■      Tốn kém

●      Chi phí giấy tờ, …

Bài tập: Hãy xác định yêu cầu phần mềm quản lý sinh viên và phần mềm quản lý bán hàng.

Công cụ hỗ trợ: Brainstorming, Activity Diagram

Ø  Brainstorming là gì?

Bạn bắt đầu thiết kế một tác phẩm hay bất cứ một thứ gì, việc bạn bắt đầu sẽ là gì? Bạn có thể ngay lập tức ngồi vẽ ra liền hình dáng của nó, hay tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh ngay? Câu trả lời là không, vậy việc đầu tiên phải làm là gì?

Thứ bạn cần tới chính là ý tưởng, và để đạt được bạn phải suy nghĩ rất nhiều. Đã bao giờ bạn ngồi hàng giờ trước một tờ giấy trắng mà không đạt được bất cứ một ý tưởng cụ thể nào? Khi đó, có phải bạn thật sự không có khả năng sáng tạo? tất nhiên là không phải. Chỉ đơn giản là bạn chưa tìm được cách nắm bắt được tất cả những ý tưởng của mình.

Vậy kỹ thuật Brainstoming là gì?

Đơn giản đây là phương pháp giúp cho não của bạn hoạt động một cách hiệu quả và sáng tạo nhất. Brainstorming không chỉ dành riêng cho những họa sĩ bậc thầy hay những nhà thiết kế đồ họa lâu năm mà còn có thể được sử dụng bởi tất cả mọi đối tượng, những người cần tới sự sáng tạo, tìm kiếm cái mới cho dù họ là họa sĩ, kỹ sư hay một chuyên gia kinh tế.

Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa một nhà thiết kế và số còn lại? Đó chính là sự độc đáo trong ý tưởng và cách thể hiện. Vậy làm cách nào để có những ý tưởng thật sự độc đáo? Hãy ví dụ có 100 nhà thiết kế nghĩ ra đuợc 100 ý tưởng khác nhau, và nếu ý tưởng của bạn không thể nào vượt qua ranh giới của 1000 ý tưởng này thì chắc chắn rằng cho dù ý tưởng của bạn có hay tới mức nào thì cũng chỉ là một sự sao chép. Nhưng hãy hình dung nếu bạn có thể đưa ra được 101 ý tưởng, điều này có nghĩa chắc chắn bạn đã tạo ra dược một điều gì đó hoàn toàn mới mẻ. Bạn đã đạt được 1 sự khác biệt so với những người còn lại, nhưng nếu bạn đã có 1 ý tưởng mới rồi, vậy chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể nghĩ ra tới 110 ý tưởng. Khi đó bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để có thể so sánh và lựa chọn ra ý tưởng nào là tối ưu nhất để có thể ứng dụng vào thực tế.

 Brainstorming cá nhân đến tập thể

Mỗi đơn vị, mỗi doanh nghiệp thường có những phương thức brainstorming riêng, tập trung ở hai phương thức chính, đó là brainstorming cá nhân và brainstorming tập thể.

■ Brainstorming cá nhân:
Với những cá nhân chưa từng tham gia brainstorming tập thể hoặc khi tập thể không có điều kiện để tổ chức một buổi brainstorming cùng nhau, mỗi cá nhân sẽ phải tự brainstorming để tìm ra ý tưởng. Thuận lợi của phương thức này là cá nhân thường có xu hướng đưa ra nhiều ý kiến hơn, thoải mái sáng tạo hơn vì không phải lo lắng người khác nghĩ gì, tán thưởng hay mỉa mai ý kiến của mình.Tuy nhiên, cá nhân sẽ khó có thể phát triển ý tưởng hiệu quả toàn diện như khi có người khác cùng brainstorming. Do đó khi tự brainstorming, cá nhân phải biết hệ thống những suy nghĩ để phát triển ý tưởng theo chiều hướng mới hơn, sâu rộng hơn.

■ Brainstorming tập thể:
Đây là phương thức thông dụng nhất và hiệu quả nhất do khai thác được kinh nghiệm và sự sáng tạo của tất cả các thành viên trong tập thể. Khi một cá nhân bị “nghẽn” ý tưởng, kinh nghiệm và tư duy của thành viên khác sẽ “khai phá” dòng ý tưởng sang một hướng mới. Vì thế, brainstorming tập thể sẽ phát triển ý tưởng sâu hơn. Brainstorming tập thể phải được điều khiển bởi một người có kinh nghiệm và linh họat để những người chưa có sự sáng tạo hoặc có những ý kiến bất thường không bị ngượng ngập và rời khỏi tập thể.

Tiến trình cho một buổi brainstorming hiệu quả:

• Định rõ vấn đề cần được giải quyết và liệt kê những tiêu chuẩn đặt ra.
• Hướng buổi brainstorming theo đúng trọng tâm
• Đảm bảo không có bất kì người nào bình phẩm hay đánh giá những ý kiến được đưa ra trong suốt quá trình brainstorming
• Tin tưởng, khuyến khích lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm. Động viên mọi người, kể cả những người trầm lặng nhất góp ý kiến và phát triển ý tưởng.
• Tạo một không khí brainstorming hào hứng, vui vẻ. Thu thập càng nhiều ý tưởng càng tốt, từ những điều thực tế đến những chuyện hoang đường
• Chào đón tất cả sự sáng tạo.
• Không để bất kì dòng ý tưởng nào được thảo luận quá lâu, vì sẽ dễ đưa ý tưởng đi lệch trọng tâm.
• Khuyến khích mọi người phát triển ý tưởng của thành viên khác hoặc dùng ý tưởng của người khác để phát triển ra ý tưởng mới.
• Luôn có thư ký cho buổi brainstorming để ghi lại những ý tưởng được đề ra theo hình thức biểu đồ phát triển, biểu đồ này sẽ rất có ích để tìm hiểu và tổng kết nhằm đưa ra kết quả tối ưu. 

Vật dụng cần thiết để thực hiện buổi brainstorming

• Phòng họp rộng, thoáng mát. Tốt nhất là một nơi có khung cảnh đẹp, kích thích trí tưởng tượng và sáng tạo.
• Bánh, trái cây, thức uống…tạo điều kiện thoải mái nhất.
• Giấy và viết cho từng thành viên tham dự để ghi lại diễn biến suy nghĩ của mình và đồng nghiệp.

Bảng viết lớn đặt trong phòng họp ghi nhận toàn bộ những ý tưởng bất chợt.

Ø  Activity Diagram

Dùng Activity Diagram để mô tả dòng sự kiện của hệ thống.

Các thành phần của lược đồ này bao gồm:

—   Biểu tượng Activity

—  Biểu tượng bắt đầu (start State) và kết thúc (end state)

—  Transition (chuyển đổi)

—  Đồng bộ hóa (synchronization)

 Điểm quyết định (Decision node)

—  Đối tượng và dòng đối tượng

—  Trong một activity có thể có 1 trong 4 loại hành động sau:

◦      Entry

◦      Exit

◦      Do

◦      Event

—  Các hành động này là tùy chọn, nhưng cho các thông tin chi tiết giúp hoàn thành công việc thiết kế

—  Ngay khi bắt đầu 1 activity, hành động này được đánh dấu bằng từ khóa “entry”

—  Khi ra khỏi 1 activity, hành động này được đánh dấu bằng từ khóa “exit”

—  Trong khi thực thi một activity, hành động này được đánh dấu bằng từ khóa “do”

—  Ngay khi có 1 sự kiện nào đó xảy ra, hành động này được đánh bằng từ khóa “event”

—  Để báo nơi bắt đầu và kết thúc của lược đồ.

—  Mỗi lược đồ actitvity phải có điểm bắt đầu nhưng không bắt buộc phải có điểm kết thúc. 

Trong 1 lược đồ activity có thể có nhiều hơn 1 điểm kết thúc, nhưng chỉ có 1 điểm bắt đầu mà thôi

Đối tượng là một thực thể bị ảnh hưởng bởi dòng sự kiện. Nó có thể được dùng hay bị thay đổi bởi 1 activity.

 

Quy trình nghiệp vụ lập kế hoạch đào tạo

  Đối tượng được nối với activity thông qua ký hiệu object flow

Trong lược đồ này thì ticket bị tác động bởi activity và activity cũng được tác động bởi ticket. 

· Transition chỉ ra dòng điều khiển đi từ activity này sang activity khác.

§  Để kiểm soát được khi nào xảy ra chuyển đổi có thể dùng:

§  Sự kiện (event)

§  Điều kiện rẽ nhánh (guard condition)

—  Nếu dùng sự kiện: thì sự kiện buộc phải xảy ra thì chuyển đổi mới được phép xảy ra.

—  Sự kiện được đặt tên, tiếp theo là đối số trong cặp ngoặc đơn (nếu có) nằm dọc theo đường mũi tên của transition.

—  Sự kiện chỉ đóng vai trò kích khởi transition

—  Để kiểm soát xem transition có đươc phép xảy ra hay không thì phải dùng điều kiện.

—  Nếu điều kiện đúng thì transition mới xảy ra.

—  Ký hiệu của điều kiện [condition]  nằm dọc theo đường mũi tên của transition

Ø  Điểm quyết định

—  Là nơi có 1 hay nhiều cạnh đến (incoming edge) và 2 hay nhiều cạnh ra (outgoing edge).

—  Các cạnh ra hay vào đều là các transition.

Ký hiệu: dạng hình thoi.