[Hệ thống thông tin] Phương pháp xác định yêu cầu tổng thể phần 1

Share:
 Các phương pháp xác định yêu cầu:

Trong phần này cần xác định những vấn đề sau :
-                Xác định các nghiệp vụ của hệ thống phần mềm.
-                Các đối tượng tham gia vào hệ thống phần mềm.
-                trạng thái của các đối tượng trong hệ thống phần mềm.

Trước tiên cần xác định các yêu cầu chức năng (công việc phần mềm thực hiện) cũng như phi chức năng (công nghệ dùng để phát triển phần mềm, sử dụng trong hệ điều hành nào...) của phần mềm. Sau đó cần xác định rõ tài nguyên cần thiết để xây dựng phần mềm. Tài nguyên ở đây có thể gồm có nhân tố con người, các thành phần, phần mềm có thể sử dụng lại, các phần cứng hoặc công cụ có sẵn cần dùng đến; trong đó nhân tố con người là quan trọng nhất. Điều cuối cùng là xác định thời gian cần thiết để thực hiện dự án. Trong quá trình này cần phải nắm bắt được bài toán thực tế cần giải quyết cũng như các hoạt động mang tính nghiệp vụ của khách hàng để có thể xác định rõ ràng yêu cầu chung của đề án, xem xét dự án có khả thi hay không. Cần phải có phương pháp xác định yêu cầu.
Các phương pháp xác định yêu cầu.
Ø Phương pháp truyền thống
ü  Phỏng vấn
ü  Lập bảng câu hỏi (viết)
ü  Nghiên cứu tài liệu
ü  Quan sát hiện trường
ü  Phỏng vấn nhóm
v    Phương pháp phỏng vấn.
       Đối tượng phỏng vấn:
       Cá nhân
       Bộ phận/tổ chức
       Phương thức phỏng vấn:
       Tự do: hỏi đâu trả lời đó
       Có hướng dẫn: hướng người được phỏng vấn theo mục tiêu chính.
       Câu hỏi mở: có phạm vi trả lời tự do, kết quả không tuân theo một vài tình huống cố định
       Bạn nói điều gì là tốt nhất về hệ thống thông tin mà bạn đang sử dụng hiện tại để thực hiện công việc của bạn?
       Liệt kê 3 tuỳ chọn trình đơn mà bạn sử dụng thường xuyên nhất?
Câu hỏi mở
Câu hỏi đóng
Ưu điểm
-         Không ràng buộc kết quả trả lời
-         Có thể phát sinh ý tưởng mới

-         Thời gian trả lời ngắn
-         Nội dung trả lời tập trung, chi tiết, giúp khai thác tốt.
Khuyết điểm
-         Thời gian dễ kéo dài
-         Khó tóm tắt nội dung
-         Nội dung trả lời có thể vượt phạm vi câu hỏi

-         Mất nhiều thời gian chuẩn bị câu hỏi
-         Thông tin hữu ích nhiều khi không nằm trong danh sách các câu trả lời có sẵn
-         Không mở rộng được kết quả trả lời


      Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà sự trả lời là việc chọn lựa một hoặc nhiều trong những tình huống xác định trước
       Điều nào sau đây mà bạn cho là điều tốt nhất trong hệ thống thông tin mà bạn đang sử dụng hiện tại để thực hiện công việc của bạn (chỉ chọn một)?
t  Có dễ dàng truy cập đến tất cả dữ liệu mà bạn cần
t  Thời gian phản hồi của hệ thống
t  Khả năng chạy đồng thời của hệ thống với các ứng dụng khác.
Quy trình phỏng vấn

Trước khi phỏng vấn
       Chuẩn bị danh sách các chủ đề chính muốn hỏi.
       Danh sách những cá nhân, bộ phận sẽ phỏng vấn
       Những người có trách nhiệm
       Những người hiểu biết lĩnh vực cần quan tâm.
       Liên hệ trực tiếp với người sẽ được phỏng vấn (hoặc thông qua thư ký của người đó) để lên lịch làm việc
       Thời gian, địa điểm
       Báo trước mục đích phỏng vấn.

Trong khi phỏng vấn
       Tự giới thiệu về mình và nhiệm vụ của mình, mục tiêu của dự án.
       Kiểm chứng lại đối tượng phỏng vấn.
       Thái độ: tạo sự tin tưởng, tạo không khí thoải mái, thân thiện.
       Chăm chú lắng nghe, ghi nhận, không nên cho nhận xét.
       Làm chủ cuộc phỏng vấn như biết cách hướng dẫn, điều hành cuộc phỏng vấn để tránh lan man.
       Những câu hỏi thường dùng trong lúc phỏng vấn: Cái gì? Bao giờ? Cách nào có?...
       Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngôn ngữ tin học.
       Thông tin thu nhận phải định lượng rõ ràng, tránh những thông tin định tính, chung chung, không rõ ràng, mơ hồ.
       Nên có câu hỏi về đánh giá (lời khuyên) đối với qui trình nghiệp vụ.

Kết thúc phỏng vấn
       Tóm tắt những điểm chính nhằm có sự xác nhận chính xác.
       Kiểm tra, hệ thống hóa nội dung thu thập.
       Lập biên bản phỏng vấn.
       Chuẩn bị cho một sự hợp tác tiếp theo, để lại một lối thoát mở cho cả hai bên.
       Không nên tạo một cuộc đối thoại quá dài hoặc chuẩn bị quá nhiều câu hỏi để hỏi.
Mẫu lập kế hoạch phỏng vấn
Mẫu lập kế hoạch phỏng vấn.

v    Phương pháp phỏng vấn nhóm
Đặc điểm của phỏng vấn nhóm là:
         Nhiều phân tích viên
         Nhiều đối tượng phỏng vấn
         Mỗi phân tích viên đặt câu hỏi và ghi nhận lại ý kiến về lãnh vực mình
Ví dụ về lập kế hoạch phỏng vấn
Phỏng vấn ai
       Ưu điểm:
       Giảm thiểu thời gian phỏng vấn.
       Cho phép các đối tượng phỏng vấn nghe được ý kiến chủ đạo của lãnh đạo trên những ý kiến bất đồng liên quan đến một vấn đề đặt ra.
       Nhược điểm
       Khó để tổ chức một buổi phỏng vấn nhóm vì khó để tìm được một thời gian và vị trí thích hợp cho tất cả mọi người.

v  Phương pháp lập bảng câu hỏi
       Phân loại câu hỏi thành nhóm.
       Phân loại đối tượng thành nhóm, theo những phương pháp sau:
       Đối tượng chủ đạo, tích cực
       Ngẫu nhiên
       Theo chủ định: thỏa tiêu chuẩn (có kinh nghiệm trên 2 năm, thường xuyên sử dụng hệ thống,…)
       Chọn theo loại : người dùng, quản lý,…
Quy trình phỏng vấn nhóm


Lập bảng câu hỏi

Trình bày mục đích của việc điều tra.
Nêu rõ mục đích những câu hỏi.
Hướng dẫn điền những câu trả lời.
Thời hạn gởi lại bảng câu hỏi đã trả lời.
Câu hỏi phải cụ thể, rõ ràng, dễ lựa chọn phương án trả lời.
Hình thức bảng câu hỏi phải tiện dụng cho người chuyên viên sau này.
Nếu cần quản lý việc điều tra bằng máy tính thì mẫu câu hỏi phải có hình thức hợp lý để dễ dàng nạp vào máy tính.
Chừa đủ chỗ để trả lời.
Có chỗ để nhận xét.
Có phần nhận xét chung/yêu cầu gì.Trong bảng câu hỏi cần ghi rõ họ tên/ký tên xác nhận trách nhiệm thông tin của người trả lời để tiện việc liên lạc, trao đổi. Dưới đây là bảng so sánh các phương pháp 

Đặc điểm
Phỏng vấn
Bảng câu hỏi
Sự phong phú thông tin
Cao (qua nhiều kênh: trả lời, quan sát, cử chỉ, thái độ…)
Trung bình tới thấp (chỉ trả lời)
Thời gian
Có thể kéo dài
Thấp, vừa phải
Chi phí
Có thể cao
Vừa phải
Cơ hội nắm bắt và phát hiện
Tốt: việc phát hiện và chọn lọc các câu hỏi có thể được đặt ra bởi hoặc người phỏng vấn hoặc người được phỏng vấn
Hạn chế: sau khi thu thập dữ liệu cơ sở
Tính bảo mật
Mọi người biết lẫn nhau
Không biết người trả lời
Vai trò tham gia
Người được phỏng vấn đóng một vai trò quan trọng và có thể quyết định kết quả
Trả lời thụ động, không chắc chắn quyết định kết quả

Mời các bạn đọc tiếp phần 2.

Không có nhận xét nào