[Tin học văn phòng đầy đủ] TẠO LẬP BÁO CÁO DỮ LIỆU

Mục lục seri các bài viết hướng dẫn tự học tin học văn phòng đầy đủ

BÀI 1. GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH

BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL

BÀI 3  LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH

BÀI 8 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI

BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG

BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC

BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM

BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ

BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT

BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

BÀI 17  KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU

BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

BÀI 20. TẠO LẬP BÁOCÁO DỮ LIỆU

Bài trước: BÀI 19. THIẾT KẾ FORM TRONG ACCESS

TẠO LẬP BÁO CÁO DỮ LIỆU

Giới thiệu:

Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dƣới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng trình bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản...
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm báo cáo và các loại báo cáo
- Tạo được các báo cáo
- Trình bày được các thành phần trong báo cáo
- Định dạng và trang trí được các báo cáo
- Vận dụng các kiến thức của report tạo được các báo cáo trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.

Khái niệm report và các dạng report

Khái niệm

Report là công cụ chủ yếu dùng để trình bày dữ liệu của table/ query dƣới một hình thức mới hơn, trong đó ta có thể tổng hợp, kết nhóm, tính toán… phục vụ cho công việc in ấn dữ liệu.

Các loại report

+ Report Wizard: tạo Report nhờ Form Wizard
+ Report Design View: tạo Report thủ công
+ Auto Report column: Tạo Report tự động dƣơi dạng cột
+ Auto Report tabular: tạo Report tự động dƣới dạng bảng
+ Report Chart Wizard: tạo Report dạng biểu đồ
+ Label Report: Tạo Report dạng nhãn

Tao report bằng wizard

- Bước 1: Tạo query làm nguồn  dƣ liệu cho report( Nếu cần)
Từ cửa sổ database nhắp chuột vào Create/ Report wizard xuất hiện hộp thoại

Hộp hội thoại Report Wizard/ lấy nguồn dữ liệu

- Bước 2: Chọn Table hoặc query chứa các Fields cần sử dụng vào Report từ khung Available Fields. Sử dụng các nút >, >> để chọn các Field hiển thị trên Report hoặc <, << để bỏ chọn. Click Next để tiếp tục.
- Bước 3: Chọn Field muốn nhóm dữ liệu trong hộp thoại. Xong chọn Next

Hộp hội thoại Report Wizard/ chọn trường nhóm dữ liệu

- Bước 4: Chọn Field cần sắp xếp theo thứ tự nào của một trong các vùng mà ta đã chọn, chọn các TRƯỜNG xong chọn nút Next

Hộp hội thoại Report Wizard/ Chọn trường sắp xếp

- Bước 5: Chọn cách trình bày dữ liệu và lề trong report tại mục: Layout, chọn kiểu in và hƣớng in Tại mục: Orientation. Xong chọn Next

Hộp hội thoại Report Wizard/ Chọn kiểu in

Bước 6:chọn Next và chọn Finish để kết thúc

Tạo Report Mailing Label

Mailing label là một kiểu Report đặc biệt. Có thể kết nối các nhãn với bảng hoặc query và Access sẽ tạo ra nhãn cho mỗi record.
-Bước 1: Chọn Create/ Label Wizard xuất hiện hộp thoại
-Bước 2: Chọn loại và kích thước cho report trong hộp thoại

Hộp hội thoại Label Wizard/ Chọn kích thước

Trong đó:
+ Demensions: kích thước của nhãn
+ Number Across: số nhãn trình bày trên một hàng ngang
+ Unit of Measure: Đơn vị đo
+ Label Type: Loại nhãn
* Lưu ý: Unit of Measure và Label Type dùng để hạn chế danh sách mẫu nhãn . Muốn bổ sung, sửa đổi hay xoá bỏ một loại nhãn nào đó mà không có trong danh sách có sẵn ta nhấp chuột nút Customize.
Chọn Next
- Bước 3: Chọn Font chữ  trong khung. Chọn Next

Hộp hội thoại Label Wizard/ chọn font chữ

- Bước 4: Xây dựng nội dung cho nhãn theo hộp thoại sau:

Hộp hội thoại Label Wizard/ Xây dựng nội dung hiển thị

Chọn Next
- Bước 5: Chọn thứ tự sắp xếp khi hiển thị dữ liệu và chọn Finish để kết thúc

Hộp hội thoại Label Wizard/ chọn thứ tự sắp xếp

- Bước 6: Lưu và xem kết quả của Report

Câu hỏi, bài tập

• Trình bày khái niệm report, nêu các dạng report
• Trình bày cách tạo report bằng wizard
• Trình bày cách tạo report Mailing label wizard
• Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập ở KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS tạo tạo báo cáo hiển thị danh mục các mặt hàng
• Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập ở KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS tạo thẻ cho các chủ kinh doanh siêu thị

Yêu cầu đánh giá

- Trình bày được khái niệm khái niệm report, nêu các dạng report
- Trình bày được cách tạo report bằng wizard
- Trình bày được cách tạo report Mailing label wizard
- Tạo được report
- Tạo được report Mailing label wizard